Liste des Salariés
Accès : Salariés - Salariés
La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.
Cette liste présente les éléments principaux qui permettent d'identifier et de classer les salariés.
La liste est divisée en onglets distincts qui permettent de faire un premier classement en fonction du statut de présence des salariés et donc de leur date d'entrée et date de sortie éventuelle par rapport à la période de paie de l'établissement.
Présents :
Un salarié a un statut Présent lorsque la date d’entrée dans le contrat est supérieure au premier jour de la période de paie courante.
Absents :
Un salarié a un statut Absent lorsque la date d’entrée dans le contrat est postérieure au dernier jour de la période de paie courante.
Sortis :
Un salarié a un statut Sorti lorsque la date de sortie est antérieure au premier jour de la période de paie courante.
Il est donc nécessaire d'effectuer une clôture périodique (ou annuelle) après avoir fait une sortie de salarié pour que ce dernier soit présent dans l'onglet Sortis.
Mutés :
Un salarié a un statut Muté lorsqu’il a été muté vers un autre établissement du même dossier ou vers un établissement non géré dans le dossier.
Pour muter un salarié, il est nécessaire d’utiliser l’assistant de mutation de salariés.
Tous :
Cet onglet permet d'afficher l'ensemble des salariés de l'entreprise, indépendamment de leur statut de présence.
La vue Salariés signataires du consentement permet de n'afficher que les salariés ayant la case Autorise la réutilisation de ses données personnelles cochée dans la fiche salarié.
Assistant de création d'un salarié :
Cet assistant permet de créer rapidement un nouveau salarié.
Assistant de création de salariés en chaîne :
Cet assistant permet de créer rapidement plusieurs salariés sans sortir de l'assistant entre chaque salarié.
Dupliquer partiellement le salarié :
Cette tâche permet de dupliquer partiellement une fiche salarié.
Elle ouvre une boîte de dialogue, dans laquelle il est possible de choisir les informations que vous souhaitez conserver.
Préparation de sortie de salarié :
Cette tâche permet de sortir un salarié en ouvrant la fiche salarié sur un nouvel onglet.
Créer une fin de contrat /STC :
Cette tâche permet d’établir une fin de contrat/STC via sa fiche.
Saisie des congés et absences :
Cette tâche permet d'accéder à la saisie en masse des congés et absences.
Créer un document administratif :
Cet assistant permet de créer un nouveau document administratif (contrat de travail, certificat de travail....).
Cet assistant de création de document administratif permet de créer la déclaration préalable à l'embauche.
Préparer bulletin :
Cette tâche permet de préparer les bulletins des salariés sélectionnés dans la liste.
Elle ouvre une boîte de dialogue dans laquelle plusieurs choix sont possibles :
- A partir du profil : permet de préparer les bulletins en fonction des profils des salariés
- Vide : permet de préparer un bulletin sans utiliser le profil
Cette tâche permet de préparer un bulletin de reprise.
Comme pour Préparer bulletin, elle ouvre une boîte de dialogue dans laquelle plusieurs choix sont possibles : A partir du profil, A partir du précédent et Vide.
Réinitialiser les tranches :
Cette tâche permet de réinitialiser rapidement les tranches de cotisation en fonction du profil du salarié.
Ces tranches sont présentes dans l'onglet Profil de la fiche salarié.
Assistant de mise à jour des salariés :
Cet assistant permet de mettre à jour rapidement les champs de vos salariés.
Vous disposez de plusieurs filtres afin d'affiner les salariés à mettre à jour.
Cet assistant permet de créer une grille analytique et de l’affecter à un salarié ou à un ensemble de salariés.
Appliquer l’analytique aux bulletins :
Cet assistant permet d’appliquer automatiquement la grille analytique définie dans une sélection de salariés à leurs bulletins pour une période déterminée.
Affecter un contrat de prévoyance :
Cet assistant permet d’affecter un contrat de prévoyance à un ou plusieurs salariés.
Cet assistant permet de visualiser et d’imprimer les duplicatas des bulletins.
Cet assistant permet de faire des régularisations d’un mois sur l’autre. Il va vous créer une nouvelle ligne dans le bulletin avec la rubrique à régulariser.
Cet assistant permet de vous aider à faire une mutation de salariés.
Annulation de mutation de salariés :
Cet assistant permet de vous aider à annuler une mutation de salariés.
En tête fiche salarié
Créer :
- Bulletin/Bulletin de reprise :Ces actions permettent de lancer la création d'un bulletin/bulletin de reprise directement à partir de la fiche salarié.
Le bulletin de reprise n'est plus accessible sur la fiche salarié dès qu'une première clôture mensuelle est effectuée - Contrat :Cette action permet d'ajouter un contrat parallèle à un même salarié, en reprenant ou non les informations de la fiche salarié.
En effet, un salarié peut disposer de plusieurs contrats
Cette action est disponible uniquement dans les cas suivants :- Le salarié n'a pas de date de sortie, il a le statut présent
- Le salarié a une date de sortie sur le mois en cours mais son bulletin n'est pas encore validé
- Nouvelle entrée :Cette action permet de réactiver un salarié précédemment sorti en reprenant ou pas les cumuls du précédent contrat ainsi que ces informations.
Cette action est disponible uniquement dans les cas suivants :
- Le salarié a une date de sortie sur le mois précédent la période de paie, il a le statut "sorti"
- Le salarié a une date de sortie sur le mois en cours et son bulletin est validé.
- Documents administratifs :Cette action permet d'ouvrir l'assistant de création de documents administratifs.
Transformer en ...
-
Famille de salariés :
Cette action permet de transformer les données de la fiche salarié en une nouvelle famille. -
Bénéficiaire d’honoraires :
Cette action permet de transformer un salarié en bénéficiaire d’honoraires.
Sortie de salariés
Cette action permet d’ajouter un nouvel onglet Sortie de salarié dans lequel vous pouvez renseigner les dates et motifs de sortie du salarié, créer les documents administratifs de sortie (Reçu pour solde de tout compte et Certificat de travail) et créer le signalement DSN de fin de contrat.
Mutation de salariés
Cette action permet de muter le salarié vers un autre établissement du dossier ou vers un établissement non géré dans le dossier.
Si le salarié est muté vers un autre établissement du même dossier, alors la fiche de ce salarié sera présente deux fois dans la liste des salariés : elle sera présente une première fois dans son ancien établissement avec le statut Muté ; elle sera présente une autre fois dans son nouvel établissement avec le statut Présent.
En cas de mutation vers un établissement non géré dans le dossier, une seule fiche existera : il s'agira uniquement de la fiche du salarié muté, elle sera présente dans son ancien établissement.
Voir formations
Cette action permet d'afficher la liste des formations filtrées sur le salarié.
Civilité :
Ce champ permet d'indiquer la civilité de votre salarié.
Autorise la réutilisation de ses données personnelles :
Cette case permet d'indiquer que le salarié a donné son consentement pour la réutilisation de ses données.
Si vous cochez cette case, elle sera également cochée pour tous les contrats de ce salarié.
Le formulaire de consentement est disponible sur le site EBP.
Nom :
Ce champ permet d'indiquer le nom de famille du salarié. Pour les femmes mariées, il convient d'indiquer le nom d'usage.
Nom de naissance :
Ce champ permet de renseigner le nom de naissance. Pour les femmes mariées, il convient de renseigner le nom de jeune fille.
Prénom :
Ce champ permet de renseigner le prénom du salarié.
N° SS :
Ce champ permet d'indiquer le numéro de sécurité sociale du salarié. Si il n'est pas connu, un Numéro Technique Temporaire sera automatiquement créé afin de permettre la correcte transmission des données aux organismes. Le numéro de sécurité sociale doit ensuite être saisi dans les deux mois suivant l'embauche du salarié.
Si votre salarié dispose d'un numéro de sécurité sociale provisoire, vous devez le renseigner dans l'onglet Identité de la fiche salarié.
Matricule :
Le fonctionnement du Matricule est régi par les options que vous avez choisies dans la fiche Etablissement + onglet Informations de paie.
Le matricule est automatiquement proposé, auto-incrémenté et non modifiable si vous avez choisi l’option Numérotation automatique du matricule. Toute nouvelle entrée de salarié impacte le Matricule du prochain salarié.
Il n’est pas proposé et doit être intégralement saisi, si vous n’avez pas choisi l’option Numérotation automatique du matricule.
Dans tous les cas, le matricule est unique, il peut être composé de caractères alphanumériques, sa longueur ne peut excéder 10 caractères.
Famille et Profil :
La famille et le profil permettent de définir un ensemble de champs nécessaires à la préparation du bulletin.
Etablissement :
Ce champ permet de saisir ou de sélectionner l’établissement de rattachement du salarié.
En mono établissement, ce champ est renseigné par défaut sur l’établissement principal. En multi-établissements, le champ est vide.
Date d’entrée dans l’entreprise :
Ce champ permet de renseigner l'entrée dans l'entreprise.
Date d’entrée dans le contrat :
Ce champ permet de renseigner l'entrée dans le contrat.
Cette date est renseignée par défaut à la date d’entrée dans l’entreprise. Elle peut être différente et correspond alors à la date indiquée sur le contrat de travail du salarié.
Numéro de contrat :
Le numéro de contrat est attribué automatiquement à chaque création de salarié, à chaque nouvelle entrée d'un salarié existant, à chaque nouveau contrat d'un salarié présent, à chaque mutation.
Il n'est pas modifiable et il est repris dans la liste des contrats.
Onglet Sortie de salarié
Cet onglet s'ajoute uniquement dans la fiche Salarié lorsque vous avez utilisé l'action Préparation de sortie de salarié.
Date :
Ce champ permet de renseigner la date de sortie du salarié.
Elle peut être saisie manuellement ou sélectionnée à l’aide du calendrier.
La date de sortie est modifiable directement si elle est sur la période d’emploi, sinon il faudra cliquer sur le bouton Modifier la sortie.
Motif :
Ce champ permet de sélectionner le motif de sortie du salarié.
Si le motif de sortie que vous souhaitez n’existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Motif de sortie en cliquant sur Ajouter dans la liste déroulante.
Précision sur le motif :
Ce champ permet d’indiquer plus précisément la raison de la sortie.
Le motif renseigné doit être en cohérence avec celui indiqué au niveau du champ Motif.
Si la précision sur le motif de sortie que vous souhaitez n’existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche Motif de rupture de contrat en cliquant sur Ajouter dans la liste déroulante.
Pour annuler une sortie de salarié, il suffit de vider ces champs.
Refus de la proposition d'un CDI suite à CDD ou contrat de mission :
Cette option doit être cochée pour que l'information remonte en DSN.
Sous-profil fin de contrat :
Ce champ permet de choisir le sous-profil de fin de contrat à ajouter au bulletin .
Plan de sauvegarde de l'emploi :
Dans le cas d'un plan de sauvegarde, il convient de cocher cette case afin que cela soit pris en compte dans certains calculs.
Générer le bulletin de sortie ou Voir le bulletin de sortie :
Ce bouton permet de préparer ou visualiser le bulletin de sortie du salarié.
Générer la fin de contrat/STC ou Voir la fin de contrat/STC :
Ce bouton permet de générer ou visualiser la fiche Fin de contrat/STC du salarié.
Générer le reçu pour solde de tout compte ou Voir le reçu pour solde de tout compte :
Ce bouton permet de générer ou visualiser le document administratif de reçu pour solde de tout compte à remettre au salarié.
Vous pouvez apporter des modifications au document et les enregistrer.
Si vous modifiez ce document, pensez à l’imprimer, les modifications ne seront pas enregistrées.
Générer le certificat de travail ou Voir le certificat de travail :
Ce bouton permet de générer ou visualiser le document administratif de certificat de travail à remettre au salarié.
Vous pouvez apporter des modifications au document et les enregistrer.
Si vous modifiez ce document, pensez à l’imprimer, les modifications ne seront pas enregistrées.
Si vous souhaitez utiliser un modèle personnalisé pour le Certificat de travail et/ou le Reçu pour solde de tout compte, modifiez le modèle par défaut définit dans Paramètres + Société + Préférences utilisateurs + Préférences générales.
Générer le signalement fin de contrat ou Voir le signalement fin de contrat :
Ce bouton permet de générer ou visualiser le Signalement Fin de contrat de travail. Ce signalement est obligatoire lors d'une sortie de salarié.
Impressions des documents de fin de contrat :
Ce bouton permet de lancer l’assistant d’impression de fin de contrat afin d’imprimer :
- Le bulletin de sortie
- Le certificat de travail
- Le reçu pour solde de tout compte
- Le signalement fin de contrat
- L'attestation employeur rematérialisée si un signalement fin de contrat a été télétransmis
Vous pouvez choisir les documents à imprimer ainsi que le nombre d’exemplaires.
Impression de l'attestation employeur
Ce bouton est visible si le signalement fin de contrat a été télétransmis.
Dès que l'attestation a été générée par pole-emploi, elle est automatiquement récupérée et enregistrée dans le logiciel (Client en Expertise + uniquement).
Rafraîchir le registre du personnel :
Ce bouton permet d’actualiser l’impression du registre du personnel.
Onglet Identité
Cet onglet permet de visualiser les coordonnées, l'état civil, la situation familiale du salarié et sa photo.
Cette zone permet de renseigner tous les éléments de l’état civil relatifs au salarié :
- Date de naissance
- Commune
- Pays
N° SS provisoire :
Un numéro de sécurité sociale provisoire peut être attribué pour les personnes qui ne sont pas nées en France mais qui viennent pour y travailler. Ce numéro provisoire de sécurité sociale commence par un 3, 7 ou un 8.
Cette zone permet de renseigner les informations relatives à la situation familiale actuelle d’un salarié :
- Nombre d'enfants
- Nombre d'adultes
- Lien de parenté avec l'employeur
La situation familiale est une information nécessaire pour les déclarations.
Dans cette zone, renseignez tous les éléments composant l’adresse postale du salarié et les coordonnées téléphoniques :
- Adresse et adresse complémentaire
- Ville
- Pays
- Téléphone fixe et portable
Email :
Pour l’envoi par e-mail du bulletin de paie ou des visites médicales, il est nécessaire de renseigner l’adresse e-mail du salarié.
Importer :
Ce bouton ou un clic droit dans le cadre photo permet d'insérer une photo ou une image. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
Autres actions :
D’autres actions sont disponibles : elles vous permettent d’exporter, de redimensionner, de copier / couper / coller et supprimer la photo.
En cas de duplication de salarié, la photo du salarié d’origine n’est pas reprise.
Onglet Contrat
Cet onglet permet de renseigner les informations contractuelles du salarié concernant :
- son entrée
- son emploi
Date d’entrée dans l'entreprise :
Ce champ permet de renseigner l'entrée dans l'entreprise.
Date d’entrée dans le contrat :
Ce champ permet de renseigner l'entrée dans le contrat.
Cette date est renseignée par défaut à la date d’entrée dans l’entreprise. Elle peut être différente et correspond alors à la date indiquée sur le contrat de travail du salarié.
Date d’ancienneté :
Ce champ est renseigné par défaut par la date d’entrée dans l’entreprise, mais peut être différente.
Lorsque l’on modifie la date d’entrée dans l’entreprise, un message de mise à jour de la date d’ancienneté permet de mettre à jour automatiquement ou non la date d’ancienneté.
La date d’entrée dans le contrat ainsi que la date d’ancienneté ne peuvent être antérieures à la date d’entrée dans l’entreprise.
Référence du contrat :
Ce champ permet de renseigner un numéro de contrat de travail personnalisé.
Modifier la date d'entrée :
Ce bouton permet de modifier la Date d'entrée dans le contrat.
Il est actif uniquement dans le cas où vous créez une Nouvelle entrée sur un salarié sorti, et que vous sélectionnez Avec reprise des cumuls antérieurs.
Le bouton est alors accessible dans la fiche contrat ayant le statut Sorti.
Statut de présence :
Il est déterminé en fonction de la date d’entrée dans le contrat et de la date de sortie.
Le salarié peut être soit :
- Présent
- Sorti
- Absent
En sommeil :
Cette option permet de ne pas prendre en compte un salarié présent pour la génération des bulletins.
Date de mutation :
Elle est renseignée par défaut à la date de mutation du salarié mais reste modifiable.
Elle peut être saisie manuellement si le salarié a été muté depuis un établissement non géré dans le dossier.
Ancien SIRET :
Si le salarié a été muté, le SIRET est renseigné par défaut : il correspond au SIRET de l’établissement d’origine.
Il est modifiable. Il peut être saisi manuellement si le salarié a été muté depuis un établissement non géré dans le dossier.
Service :
Ce champ permet de renseigner le service dans lequel travaille le salarié.
Etablissement :
Ce champ permet de renseigner l’établissement du salarié.
En mono établissement, ce champ est renseigné par défaut sur l’établissement principal.
En multi-établissements, le champ est vide.
Nature d’emploi :
Ce champ permet de renseigner l'intitulé du poste du salarié.
Date d'entrée dans la profession :
Elle est renseignée par défaut par la date d’entrée dans l’entreprise, mais peut être différente.
Elle est utilisée dans le calcul de la prime d'ancienneté de la profession.
Ancien N° de contrat :
Ce champ permet de saisir l'ancien numéro de contrat, si le salarié en a changé.
Embauche en cumul emploi retraite :
Lors de l’embauche d’un salarié qui a fait valoir ses droits à la retraite (situation de cumul emploi retraite), cette case doit être cochée.
Cette information est nécessaire en déclaration.
Motif d’entrée :
Ce champ permet de renseigner le motif d’entrée du salarié dans l’entreprise.
Convention collective :
La convention collective est par défaut celle de l’ auquel est rattaché le salarié.
Elle est obligatoire et doit obligatoirement faire partie de la liste des conventions collectives définies sur l’établissement de rattachement.
Code emploi/Code complément (PCS-ESE):
Ces champs permettent de saisir ou sélectionner le code et le code complément de la catégorie socioprofessionnelle du salarié.
Situation administrative :
Ce champ permet de renseigner la situation administrative du salarié.
Type de contrat :
Ce champ permet de renseigner le type de contrat de travail du salarié.
Spécificité du contrat de travail :
Ce champ permet de renseigner la spécificité du contrat de travail du salarié.
Caractéristiques du contrat :
Ce champ permet de renseigner la caractéristique de l’activité principale du salarié.
Dispositif de politique publique et conventionnel :
Ce champ permet de renseigner le dispositif de politique publique et conventionnel du salarié.
Complément de dispositif publique :
Ce champ permet de renseigner le complément de dispositif de politique publique du salarié.
Taux AT :
Il s'agit du taux Accident de Travail.
Par défaut, il est initialisé avec celui de l’établissement de rattachement du salarié.
Vous pouvez néanmoins saisir un autre taux que celui proposé par défaut.
Statut catégoriel CCN :
Ce champ permet de renseigner le statut catégoriel CCN au sens de la convention collective de l’entreprise ou de l’établissement.
Emplois multiples :
Ce champ permet d'indiquer si le salarié dispose de plusieurs emplois.
Date de fin de la période d'essai :
Ce champ permet de renseigner la date exacte de fin de la période d'essai.
Employeurs multiples :
Ce champ permet d'indiquer si le salarié dispose de plusieurs employeurs.
Statut catégoriel IRC:
Ce champ permet de renseigner le statut catégoriel du salarié au sens du régime complémentaire de retraite AGIRC-ARRCO.
Taux temps partiel :
Ce champ permet d’indiquer le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail.
Motif d’exclusion DSN :
Ce champ permet de renseigner le motif d’exclusion de la déclaration DSN.
Motif de recours à un CDD :
Ce champ permet de renseigner le motif de recours à un CDD.
Ce dernier est utilisé pour déterminer le taux de l'allocation chômage.
Durée initiale du CDD :
Ce champ permet de renseigner la durée initiale de CDD.
Il faut bien indiquer ici la durée initiale et non la durée réelle du CDD.
Date de fin CDD initiale :
Ce champ indique la date de fin initiale du CDD.
Cette date est obligatoire pour le calcul du taux du prélèvement à la source. Elle prend en compte la date initiale du contrat CDD et ne doit plus être modifiée par la suite. En cas de modification de la date du contrat, utiliser le champ suivant.
Date fin CDD prévue :
La date de sortie prévisionnelle du CDD doit être indiquée sur ce champ qui alimente le bloc S21.G00.40.010 de la DSN mensuelle. Cette date peut être modifiée si le contrat est prolongé.
Première année du contrat :
Ce champ concerne uniquement les salariés en contrat d’apprentissage et ayant changé d’établissement au cours de leur apprentissage.
Il doit uniquement être renseigné par l’entreprise qui conclue un contrat d’apprentissage avec un salarié ayant effectué la ou les premières années de son apprentissage dans une autre entreprise.
Cette date est utilisée dans la fonction ANNECONTRAT. Elle permet de déterminer le nombre d’années du contrat d’apprentissage sans tenir compte de la Date d’entrée dans l’entreprise.
- Un salarié en contrat d'apprentissage effectue tout son apprentissage dans la même entreprise : la date ne doit pas être renseignée.
- Un salarié en contrat d’apprentissage commence son apprentissage dans une entreprise : la date ne doit pas être renseignée.
- Un salarié en contrat d'apprentissage a effectué sa (ses) première(s) année(s) d'apprentissage dans l'entreprise X puis effectue les années suivantes dans l'entreprise Y : l’établissement Y doit renseigner la date afin de pouvoir calculer correctement l'année de contrat du salarié.
Niveau de diplôme préparé par l'individu
Ce champ est nécessaire pour différencier la rémunération d'un apprenti préparant un bac professionnel ou un autre diplôme.
Code :
Par défaut, le code du taux de transport est celui de l’établissement de rattachement du salarié.
Vous pouvez néanmoins saisir un autre taux que celui proposé par défaut.
Option :
Si votre salarié bénéficie d'une minoration du taux de transport, vous devez l'indiquer ici en sélectionnant le pourcentage de minoration.
Code :
Ce champ permet de renseigner un taux de transport supplémentaire.
Option :
Si votre salarié bénéficie d'une minoration du taux de taxe additionnelle de transport, vous devez l'indiquer ici en sélectionnant le pourcentage de minoration.
Stagiaire
Cette zone n'apparait que si de type de contrat sélectionné est Convention de stage.
Vous pourrez ainsi saisir les éléments suivants :
- Nom/Prénom du tuteur
- Lieu du stage
Forme d'aménagement du temps de travail : Cette information n'est pas à renseigner jusqu'à nouvel ordre.
Type de l'activité partielle :
Revenus de remplacement soumis à cotisation prévoyance :
Onglet Paie
Cet onglet permet de visualiser :
-les informations de paie
-le classement conventionnel
-Les spécificités
-les pénibilités
Salaire mensuel :
Ce champ permet d'indiquer le salaire mensuel de base de votre salarié.
Lors du calcul du bulletin ce montant sera automatiquement repris.
Heures mensuelles :
Ce champ permet d'indiquer le nombre d'heures mensuelles du contrat de travail.
Lors de la création du salarié, les Heures mensuelles sont initialisées en fonction des Heures de référence de l’établissement de rattachement de salarié.
La modification des Heures mensuelles dans la fiche établissement est sans impact sur le champ Heures mensuelles des fiches salariés déjà créées.
Heures de référence :
Ce champ reprend par défaut l’information Heures de référence saisie sur la fiche de l’établissement de rattachement du salarié.
La modification des Heures de référence dans l’établissement modifie les Heures de référence dans les fiches des salariés déjà créés. Cela met en évidence la différence (normale ou non) existant entre les heures de référence valables pour l’établissement et le nombre d’heures normal du salarié.
Les Heures de référence de la fiche salarié restent modifiables. Vous pouvez donc saisir une valeur qui ne corresponde donc pas aux Heures de référence de l’établissement.
Profil :
Le profil permet de définir un ensemble de lignes nécessaires à la préparation du bulletin.
Taux abattement :
Si votre salarié bénéficie d'un taux d'abattement pour frais professionnels, vous devez saisir sur ce champ le taux.
Si le taux d'abattement est de 10%, saisissez 10.
Régularisation :
Ce champ est renseigné par défaut sur Paramétrage établissement, mais il reste modifiable.
Forfait en jours :
Pour les salariés rémunérés au forfait jours, il convient d'indiquer le nombre de jours de travail prévu dans le contrat de travail.
Salaire horaire :
Ce champ permet d'indiquer le salaire horaire du salarié.
Expression temps travail :
Ce champ permet de renseigner l'expression du temps de travail.
Taux PAS appliqué :
Ce champ est complété automatiquement lors de l'import du fichier CRM.
- Soit le taux est personnalisé DGFIP : il peut prendre également la valeur 0 si le salarié est non imposable. Si la date de validité du taux est dépassée (> 2 mois), un petit icône apparaît vous indiquant que le taux est en obsolète.
- Soit le taux est vide : le salarié est encore inconnu de leur service, n'a pas encore été imposé ou a choisi d'appliquer le taux neutre
Salarié mensualisé :
Ce champ permet d'indiquer que le salarié bénéficie d'heures supplémentaires mensualisées.
Exclu de la mensualisation de la paie :
Ce champ permet d'indiquer que le salarié est exclu de la mensualisation de la paie.
Régime Alsace/Moselle :
Si votre salarié relève du régime Alsace/Moselle vous devez cocher cette option.
Par défaut, l'option est cochée si l'établissement d'affectation du salarié relève de ce même régime.
Base de cotisation forfaitaire :
Si les cotisations de votre salarié sont calculées sur une base forfaitaire, vous devez cocher cette option.
Est mandataire social :
Si votre salarié est mandataire social, vous devez cocher cette option.
Bénéficie de la réduction générale :
Si vous bénéficiez pour ce salarié d'une réduction de cotisation patronale (Loi Fillon), vous devez cocher cette option.
Prorata neutralisé :
Cette option est utile lorsqu'un salarié rentre ou sort en cours de mois, et que vous ne souhaitez pas utiliser le paramétrage proposé par la rubrique RABSENT.
Vous saisissez vous même les heures réellement travaillés du salarié, par l'intermédiaire des variables. Cette neutralisation permet de ne pas appliquer deux fois le prorata sur les bases de cotisations.
Plafond neutralisé :
Cette option permet de neutraliser le calcul du plafond de la sécurité sociale.
Elle est utile si vous faites un bulletin complémentaire ou un bulletin pour un salarié sorti, le plafond de la sécurité sociale ne sera pas calculé.
Modèle de bulletin :
Ce champ permet d'indiquer le modèle d'impression de bulletin qui sera utilisé pour le salarié.
Il est possible de sélectionner Paramétrage établissement ou Paramétrage profil afin que le modèle d'impression pour le salarié soit celui paramétré dans la fiche Etablissement ou dans le profil auquel est rattaché le salarié. Vous pouvez aussi choisir directement un modèle de bulletin. Si aucun modèle n'est sélectionné, la fenêtre d'impression permet de le paramétrer.
Préfère obtenir ses bulletins par emails :
Cette option permet d’envoyer le bulletin du salarié par mail. Il est nécessaire de renseigner son adresse mail dans l’onglet identité.
Type de bulletin :
Vous pouvez choisir d'avoir pour le salarié un bulletin clarifié et/ou détaillé.
Par défaut, c'est le paramétrage de l'établissement qui est sélectionné.
Niveau :
Indiquez le niveau de votre salarié.
Coefficient :
Indiquez le coefficient de votre salarié.
Indice :
Indiquez l'indice de votre salarié.
Position :
Indiquez la position de votre salarié.
Échelon :
Indiquez l'échelon de votre salarié.
Sans classement conventionnel :
Si votre salarié ne dispose pas de classement conventionnel vous devez cocher cette option.
Si vous ne connaissez pas ces informations référez-vous à votre convention collective.
Cette option permet de sélectionner des spécificités pour le calcul du bulletin ou la déclaration DSN.
Cela permet de sélectionner le code facteur de risque pénibilité du salarié. Cette information sera présente dans les déclarations.
Pour affecter une pénibilité à votre salarié, vous devez cliquer sur Ajouter puis sélectionner votre pénibilité.
Onglet CP / DIF/ CPF / RTT
Cet onglet permet de visualiser les informations concernant :
- les congés payés
- le planning
- la réduction du temps de travail (RTT)
- les formations (DIF ou CPF)
CP neutralisés :
Cette option permet de figer l'acquisition des congés payés du salarié.
Si la case est cochée, le compteur CP acquis période dans le bulletin du salarié sera nul.
Mode :
Ce champ est renseigné par défaut sur Paramétrage établissement.
Toutefois, ce champ reste modifiable. Trois modes d'acquisition des congés sont proposés :
- Autres
Si vous sélectionnez Autres, alors les champs Congés payés acquis par mois, Congés supplémentaires acquis par mois et Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP sont saisissables.
Congés payés acquis par mois :
Ce champ affiche le nombre de jours de congés payés acquis par mois travaillé.
Un nombre de jours vous est toujours proposé.
Ce nombre de jours étant dépendant de la législation, il ne vous est pas toujours possible de le modifier. Si vous avez choisi les modes Jours ouvrés ou Jours ouvrables, alors le champ n’est pas modifiable. Si vous avez choisi le mode Autres, alors ce champ est modifiable.
Congés supplémentaires acquis par mois :
Dans ce champ, indiquez le nombre de jours de congés supplémentaires acquis par mois.
Ce champ peut notamment être utilisé si votre établissement pratique le fractionnement des congés payés.
Si vous avez choisi le mode paramétrage établissement, le nombre de congés payés supplémentaires doit être défini au niveau de la fiche établissement.
Nombre de jours pour le calcul de l'absence CP :
Ce champ affiche le nombre de jours à prendre en compte pour le calcul de l'absence CP.
Un nombre de jours vous est toujours proposé.
Ce nombre de jours étant dépendant de la législation, il ne vous est pas toujours possible de le modifier. Si vous avez choisi les modes Jours ouvrés ou Jours ouvrables, alors le champ n’est pas modifiable. Si vous avez choisi le mode Autres, alors ce champ est modifiable.
La valeur proposée dans ce champ s’explique de la manière suivante :
- En mode Jours ouvrés, le champ affiche 21,67 jours, ce qui correspond à 5 jours ouvrés * 52 semaines / 12 mois
- En mode Jours ouvrables, le champ affiche 26,00 jours, ce qui correspond à 6 ouvrables * 52 semaines / 12 mois.
Congés ancienneté acquis par an :
Ce champ n'est disponible que si la case Gestion des CP ancienneté est cochée dans l'onglet CP de la fiche établissement.
Il permet de renseigner le nombre de jours acquis par exercice CP pour l'ancienneté du salarié.
Ce nombre est indiqué dans l'onglet Congés payés-RTT/absences du bulletin.
Relève d'une caisse de congés payés :
Si votre salarié relève d'une caisse de congés payés, cochez cette option.
Exclure du calcul des provisions de congés :
Si vous souhaitez exclure ce salarié du calcul des provisions de congés payés, cochez cette option.
Cette zone vous permet de définir le planning de votre salarié, soit en reprenant un planning déjà existant soit en créant un planning totalement personnalisé qui ne sera valable et visible que pour un seul salarié.
La définition d’un planning est importante. Elle permet de définir quel est le nombre de jours ou d’heures à décompter à un salarié en cas d’absence.
Un planning P1 existe : il contient 5 jours de travail, du lundi au vendredi inclus ; chaque jour possède 7 heures de travail.
Un planning P2 existe : il contient 4 jours de travail, du mercredi au samedi inclus ; chaque jour possède 4 heures de travail.
Un salarié A est absent pour maladie non professionnelle du 17 au 23 janvier2017.
Dans le Salarié A, je choisis le planning P1 : dans le bulletin du mois de janvier 2017, 5 jours (= 35 heures) d’absence seront décomptés.
Dans le Salarié A, je choisis le planning P2 : dans le bulletin du mois de janvier, 4 jours (= 16 heures) d’absence seront décomptées.
Planning salarié :
Par défaut, lors de la création d’un nouveau salarié, ce champ reprend le planning défini dans la fiche établissement.
Si le choix du Planning établissement est amené à être modifié, cela n'impactera pas le Planning des salariés déjà existant.
Il vous est possible de créer un nouveau planning. Selon le choix que vous ferez, il sera enregistré dans la liste des ou dans la liste des et pourra être utilisé dans d’autres salariés.
Personnaliser le planning :
Cette option est utile uniquement si les horaires d’un salarié sont particuliers. Vous pourrez lui appliquer un planning spécifique qui ne sera visible que dans ce salarié et qui ne pourra pas être réutilisé par d’autres salariés.
Editer le planning personnalisé :
Ce bouton est accessible uniquement si vous avez coché l’option Personnaliser le planning et que vous avez enregistré la fiche.
Il vous permet d’accéder au paramétrage d’un planning spécifique qui ne sera appliqué qu’au seul salarié concerné.
Le planning hebdomadaire ou annuel personnalisé proposé est le reflet du Planning salarié précédemment sélectionné. Vous pouvez y effectuer toutes les modifications souhaitées. Une fois enregistré, ce planning ne sera accessible qu’à partir de la fiche salarié et ne sera pas visible dans la liste des plannings hebdomadaires ni de la liste des plannings annuels.
Si vous souhaitez supprimer un planning personnalisé, il vous suffit de décocher la case Personnaliser le planning.
RTT neutralisée :
Cette option permet de figer l'acquisition des RTT pour le salarié. Si la case est cochée, le compteur RTT acquis période dans le bulletin du salarié sera nul.
Gestion du RTT:
Par défaut, ce champ est positionné sur la valeur Paramétrage établissement, disponible dans la fiche établissement.
Pour un salarié en particulier, vous pouvez forcer ce champ par Oui ou Non.
Nombre d’heures par mois :
Ce champ est saisissable uniquement lorsque la gestion RTT est sélectionnée à OUI. Il est alors nécessaire d'indiquez le nombre d’heures acquis mensuellement.
L’accord RTT étant propre à chaque entreprise, il n’y a pas de proratisation des heures RTT pour les salariés à temps partiel. Il conviendra donc de saisir l’acquis mois exact pour chacun des salariés à temps partiel.
Gestion du DIF ou CPF :
Par défaut, ce champ est positionné sur la valeur Paramétrage établissement. Le salarié bénéficie du DIF ou CPF uniquement si l'option Gestion du DIF ou CPF est cochée sur la fiche établissement.
Pour un salarié en particulier, vous pouvez modifier ce champ en indiquant si le salarié bénéficie du DIF ou du CPF ou aucun des deux.
DIF neutralisé :
Cette option permet de figer l'acquisition au DIF.
DIF acquis annuellement :
Ce champ est saisissable uniquement lorsque la gestion DIF est à OUI. Il permet d'indiquez le nombre d’heures de DIF acquis annuellement. Par défaut, la valeur proposée est à 20h.
Pour les salariés à temps partiel, il convient d'indiquer la même valeur que pour les salariés à temps plein.
DIF acquis maximum :
Ce champ est saisissable uniquement lorsque la gestion DIF est à OUI. Il permet d'indiquez le nombre d’heures de DIF pouvant être acquis au maximum. Par défaut, la valeur proposée est à 120h.
CPF neutralisé :
Cette option permet de figer l'acquisition au DIF.
Heures acquises annuellement / Jusqu'à :
Ce champ est saisissable uniquement lorsque la gestion CPF est à OUI. Par défaut, le CPF acquis annuellement est initialisé à 24h pour le premier seuil avec un plafond de 120h.
Heures acquises annuellement / Jusqu'à :
Ce champ est saisissable uniquement lorsque la gestion CPF est à OUI. Par défaut, le CPF acquis annuellement est initialisé à 12h pour le second seuil avec un plafond de 150h.
Pour les salariés à temps partiel, il convient d'indiquer la même valeur que pour les salariés à temps plein.
Onglet Absences/CP
Cet onglet permet de saisir des absences et congés pour un salarié, sur la période en cours ou par anticipation sur les mois suivants.
La saisie des absences en masse est également possible via la saisie des congés et absences accessible par le menu Salariés.
Exercice :
Vous devez sélectionner l'année sur laquelle les absences et congés doivent êtres saisis.
A partir de :
Vous devez sélectionner le mois à partir duquel vous souhaitez voir affiché le calendrier.
Le calendrier affiche au maximum 12 mois.
Type d'absence :
Vous devez sélectionner le type d'absence que vous souhaitez utiliser pour poser le congé/l'absence.
Il est possible de vider le champ Type d'absence pour visualiser l'ensemble des congés et absences saisis.
La suppression d'absences erronées est ainsi facilitée, sans avoir à analyser le compteur et à faire plusieurs sélections consécutives de différents types d’absence.
Poser :
Ce bouton permet de poser le congé/l'absence sur les jours sélectionnés, sur une journée entière.
Retirer :
Ce bouton permet d'annuler la pose de congé/d'absence sur les jours sélectionnés.
Matin :
Ce bouton permet de poser un congé/une absence d'une matinée sur les jours sélectionnés.
Après-Midi :
Ce bouton permet de poser un congé/une absence d'un après-midi sur les jours sélectionnés.
Journée entière :
Ce bouton permet de poser un congé/une absence d'une journée entière sur les jours sélectionnés.
Hors bulletins :
Cette option permet de saisir des absences qui n’apparaissent pas sur le bulletin mais seront déclarées en N4DS. Cette fonctionnalité est utilisée notamment en cas de reprise de paie afin de renseigner toutes les absences qui n’ont pas été mises sur le bulletin mais que l’on souhaite voir apparaître en déclaration.
Par défaut, ce champ affiche Associable au bulletin, car normalement tous les congés/absences doivent être décomptés sur le bulletin.
Néanmoins, si vous ne souhaitez pas qu'une absence soit décomptée sur les bulletins, il vous suffit de sélectionner Hors bulletins.
Pour déclarer une absence hors bulletin :
- Saisissez l’absence dans l’onglet saisie des Congés/Absences du volet de navigation du bulletin
- Sélectionnez l’option Hors bulletin
- Calculez le bulletin
L’absence n’est pas reprise sur le bulletin, mais elle apparaît en déclaration DADS-U.
Arrêts de travail :
Cette action permet d'afficher la liste des arrêts de travail filtré sur le salarié.
La partie Compteurs permet de visualiser par jour le nombre de jours et d'heures de congés/absences posés ainsi que les règles de validité à prendre en compte pour le calcul des bulletins.
Le nombre de jours et d'heures est déterminé en fonction du planning du salarié.
Modifier la validité :
Ce bouton permet de modifier la date de validité après sélection de la période d'absence..
La date de validité sert à prendre en compte les périodes d'absences pour le calcul du bulletin.
Vous avez une absence pour congés payés du 15/03/NN au 20/03/NN avec une date de validité au 31/03/NN.
Les rubriques de brut servant au calcul des congés se calculeront automatiquement lors de la réalisation du bulletin de mars.
Si vous souhaitez que les congés soient pris en compte sur le bulletin du mois d'avril, il vous suffit de sélectionner la période de congés du 15 au 20 mars, puis de cliquer sur le bouton Modifier la validité, et enfin de remplacer la date par le 30/04/NN.
La date de validité doit obligatoirement être égale ou postérieure à la date de congés.
Onglet Organismes
Cette onglet permet de saisir toutes les informations relatives à vos organismes.
Organisme de sécurité sociale :
Renseigner l'organisme de sécurité sociale auquel est rattaché le salarié (Par exemple MSA ou URSAFF).
Régime de base :
Renseigner le régime du salarié (Régime général, agricole ou sans régime).
Cliquer sur l'icone + pour afficher le détail sur le régime.
- Régime maladie :
Facultatif, à renseigner si différent du régime de base.
- Régime accident du travail :
Facultatif, à renseigner si différent du régime de base.
- Régime vieillesse :
Facultatif, à renseigner si différent du régime de base.
Code délégataire du risque maladie :
Facultatif, à renseigner uniquement si délégation de gestion du risque maladie donnée à la Caisse Nationale d'Assurance Maladie des Travailleurs Salariés par les organismes de la liste.
LODEOM :
A renseigner pour les salariés éligible à la réduction LODEOM.
- Non éligible : Salarié non éligible à la LODEOM.
- Paramétrage établissement : Reprend la valeur renseignée pour l'établissement.
- Barème de compétitivité de droit commun : Le barème de droit commun sera appliqué pour le calcul de la LODEOM pour ce salarié.
- Barème de compétitivité renforcée : Le barème de compétitivité renforcé sera appliqué pour le calcul de la LODEOM pour ce salarié.
- Barème de compétitivité spéciale : Le barème de compétitivité spéciale sera appliqué pour le calcul de la LODEOM pour ce salarié.
Pour plus d'information sur la LODEOM, vous pouvez consulter notre procédure dédiée.
Organisme de Pôle-Emploi :
Renseigner l'organisme de Pole-emploi auquel est rattaché le salarié.
Assujettissement à l'assurance chômage :
Indiquer si le salarié est assujetti à l'assurance chômage de manière obligatoire, facultative ou non assujettie.
Exonération à l'assurance chômage :
Renseigner si il y a une exonération à l'assurance chômage.
Assujetissement à l'AGS :
Salarié assujetti ou non çà l'AGS.
Contrat aidé au sens Pôle-emploi :
A cocher si il s'agit d'un contrat aidé.
Date signature convention contrat aidé :
Saisissable si contrat aidé au sens pole-emploi est cochée.
Référence contrat aidé :
Renseigner la référence du contrat aidé.
Organisme Agirc-Arrco :
Renseigner l'organisme AGIRC-ARRCO de ce salarié.
Par défaut, il s'agit du même que celui de l'établissement.
Si votre salarié ne cotise par à la retraite Agirc-Arrco, vous devez laisser ce champ à vide.
Exonération de cotisation AGIRC-ARRCO :
Indiquer si il existe une exonération de cotisation AA (salariale ou patronale).
Retraite dérogatoire (TB et TC) :
Cocher cette option si vous avez des taux de retraite dérogatoire pour les tranches B et C.
Cela permet de déterminer la catégorie d'exonérations de cotisations de Sécurité Sociale appliquée aux rémunérations du salarié.
Pour affecter une exonération à votre salarié, vous devez cliquer sur Ajouter puis sélectionner votre exonération.
Personnel de fabrication (CCN0843) :
Cette option n'est accessible que pour les CCN 0843.
Elle permet d'avoir automatiquement les taux de retraite pour les personnels de fabrication (Cette option sera utilisé à partir de janvier 2024).
Onglet Prévoyance/Assurance
Cet onglet permet de renseigner les contrats de prévoyance auquel adhère un salarié afin de les déclarer.
Si vous avez préalablement créé les contrats de prévoyance dans l'onglet Adhésion prévoyance de la fiche Etablissement, les contrats seront automatiquement affiliés au salarié lors de sa création en fonction de son profil.
Ajouter :
Ce bouton permet d'affilier un ou plusieurs contrats de prévoyance au salarié.
A l'ajout d'un nouveau contrat prévoyance dans une fiche salarié, il est proposé si vous souhaitez ajouter ce nouveau contrat aux adhésions de l'établissement.
Supprimer :
Ce bouton permet de supprimer le rattachement du salarié au contrat de prévoyance sélectionné.
Modifier :
Ce bouton permet d’ouvrir le contrat de prévoyance/assurance du salarié afin de modifier les informations sur son affiliation (ayants droits, évènements ...).
Période de cotisation :
Ce bouton permet de modifier les périodes de cotisation pour la déclaration DADS-U.
Lorsqu'on clique sur le bouton Ajouter ou Modifier, une fenêtre s'ouvre permettant de renseigner les informations sur l'affiliation des salariés (ayants droits, évènements ...).
Contrat :
Ce champ permet de sélectionner le contrat auquel vous souhaitez rattacher le salarié.
Date d'affiliation :
Ce champ permet de saisir la date à laquelle le salarié a été affilié au contrat.
Cette information doit être renseignée même si le salarié ne cotise pas sur son bulletin dès lors qu’il est affilié.
Code option retenue :
C'est un code option défini dans le contrat qui est fourni par l'organisme de prévoyance.
Ce champ est automatiquement repris du contrat de prévoyance de l’établissement.
Code population de rattachement :
C'est le code population défini dans le contrat. Les valeurs sont fournies par l'organisme de prévoyance et sont à renseigner seulement sur sa demande.
Ce champ est automatiquement repris du contrat de prévoyance de l’établissement.
Nombre d'ayants droit/d'enfants/d'adultes/autres :
C'est le nombre d'ayants droit attachés au salarié pour la période de cotisation et le contrat mentionné.
C’est l’affectation d’un contrat de prévoyance dans la fiche du salarié qui permet de déclencher les informations relatives à la prévoyance en déclaration. Il y a autant de structures de contrats de prévoyance qu’il y a de contrats renseignés dans la fiche salarié.
Mettre à jour en fonction de la liste des ayants droits :
Cette case à cocher permet de calculer automatiquement le total du nombre d’ayants droit, du nombre d’enfants, du nombre d’adultes et autres, en fonction des informations renseignées dans l’onglet Ayants-droit.
Vous devez indiquer les évènements liés au contrat. Une liste de type d'évènements vous est proposée.
Un certain nombre d'évènements sont à mentionner en déclaration. Pour ce faire :
-
Sélectionnez le contrat voulu puis faire Modifier
-
Cliquer sur le bouton Ajouter et saisir la date de le type d'événement.
Important : Lorsqu’un contrat de prévoyance est renseigné dans la fiche salarié, le champ Date d’affiliation au contrat déclenche automatiquement un événement en déclaration si cette date est comprise dans la période de référence de la déclaration.
Pour chaque ayant droit du salarié, il suffit de compléter les renseignements demandés pour l’affiliation prévoyance concernée dans la DSN, tels que par exemple le nom de famille, le prénom, etc ….
Ainsi, le renseignement de cet onglet est optionnel et vise à permettre aux entreprises gérant les ayant droits de prévoyance dans leur système de paie, de continuer à en faire la déclaration par voie dématérialisée.
En déclaration, un salarié peut avoir une ou plusieurs périodes de cotisation au niveau des structures relatives à la prévoyance.
Le simple fait d’affecter un contrat de prévoyance dans la fiche du salarié ne déclenche pas de période.
Les périodes de cotisations sont générées en déclaration quand le salarié cotise sur des rubriques rattachées à un contrat de prévoyance.
Une rupture de période de cotisation a lieu lorsqu’un changement intervient :
-
Sur le taux d’une rubrique de cotisation de prévoyance si celle-ci est rattachée à un contrat dont les cotisations ne sont pas assises sur une base spécifique.
-
Sur la base ou le montant d’une rubrique de cotisation de prévoyance si celle-ci est rattachée à un contrat dont les cotisations sont assises sur une base spécifique de cotisations.
Important : Lorsque les cotisations de prévoyance d’un même contrat sont calculées sur une base non spécifique et sur une base spécifique, il convient de créer deux fiches de contrat de prévoyance.
Un bouton permet de gérer les périodes de cotisations. Ces changements sont pris en compte en déclaration.
Il est possible de :
-
Forcer la rupture d’une période
-
Ignorer un changement
Onglet Gestion du personnel / Visites médicales
Cet onglet permet de gérer les visites médicales de votre salarié, ainsi que les titres restaurant.
Titres restaurant neutralisés :
Cette case permet d'octroyer ou non des titres restaurant au salarié.
Si la case est cochée, aucun calcul ne sera effectué, ni sur le bulletin, ni lors de la commande des titres restaurant pour ce salarié.
Pour plus d'informations sur la gestion des titres restaurant, veuillez consulter la page correspondante.
Cette fiche est composée des éléments suivants :
Date de visite :
Saisissez ou sélectionnez à l’aide du calendrier accessible par l’icône , la date de la visite médicale
Type de visite :
Sélectionnez un type de visite à partir du menu déroulant. Les différents types de visites proposés sont :
- visite d'information et de prévention
- visite de reprise
- visite périodique
Motif de visite :
Ce champ est disponible uniquement si le type de visite est Visite de reprise. Les différents motifs proposés sont :
- Une absence pour maladie professionnelle
- Un congé maternité
- Une absence d’au moins 30 jours pour accident du travail
- Une absence d’au moins 30 jours pour maladie ou accident non professionnel
- Absences répétées pour raison de santé
Terminé :
Lorsque le salarié a passé sa visite médicale, vous pouvez passer la visite en état Terminé.
Lorsque vous cochez Terminé pour une visite d'information et de prévention ou une visite périodique, la création de la prochaine visite périodique, cinq ans plus tard, vous est proposée.
Onglet Règlements
Banque de la société :
Sélectionnez ici la banque de votre établissement à partir de laquelle vous allez effectuer les versements.
Moyen de paiement :
Sélectionnez ici le moyen de paiement (chèque, virement …) par lequel les versements seront effectués.
Périodicité de paiement :
Ce champ est repris dans les déclarations.
Si, comme dans le cas le plus courant, les salaires sont versés chaque mois, sélectionnez simplement la Périodicité : Mois.
Ce champ existe uniquement dans la zone Salaire.
Banque du salarié :
Saisissez ici le nom de la banque du salarié sur laquelle vous allez effectuer les versements.
Domiciliation 1, 2 et 3 :
Dans ces trois champs, complétez l’adresse de la banque du salarié.
Code pays :
Sélectionnez ici le pays dans lequel se trouve le compte bancaire du salarié sur lequel vous devez effectuer les versements.
Ce code est utilisé par le logiciel pour contrôler la cohérence de l’IBAN et ainsi minimiser les erreurs de saisie.
Si Code pays est France, alors le logiciel peut effectuer pour vous un certain nombre d’opérations, telles que : vérifier la cohérence entre un RIB et un IBAN, proposer un IBAN à la saisie d’un RIB, proposer un RIB à la saisie d’un IBAN.
RIB/BBAN :
Renseignez ici le numéro du compte bancaire du salarié sur lequel les versements doivent être effectués.
Le RIB est une notion purement française : renseignez donc ce champ uniquement si le Code pays est France.
Le RIB a été officiellement remplacé par la notion d’IBAN. Pour gérer cette transition, le logiciel peut effectuer un certain nombre de contrôles.
IBAN :
Renseignez ici le numéro de compte bancaire du salarié sur lequel les versements doivent être effectués.
L’IBAN est constitué d’un code alphabétique lié au pays, d’une clé puis du numéro de compte bancaire (ex : RIB pour la France).
L’IBAN a remplacé le RIB dans toutes les transactions bancaires, même entre comptes domiciliés en France. Pour gérer cette transition, le logiciel peut effectuer un certain nombre de contrôles.
BIC :
Renseignez ici le BIC (code universel d’identification des banques) de la banque tenant le compte du salarié, sur lequel les versements doivent être effectués.
Autre identifiant de banque :
Renseignez ici les informations complémentaires qui permettent d’identifier la banque du salarié sur laquelle effectuer les versements.
Compte comptable :
Ce champ permet de déterminer le compte comptable à utiliser lors du transfert des écritures en comptabilité.
Sa constitution dépend des choix effectués dans les Paramètres + Société + Préférences comptables + Comptes salariés.
Onglet Acomptes
Cet onglet permet de définir les règles qui permettent de préparer des acomptes réguliers à votre salarié.
Soumis à un acompte périodique :
Cochez cette option, si vous souhaitez que le salarié bénéficie d’un acompte périodique.
A tout moment, vous pouvez choisir de l’activer ou de la désactiver.
Les salariés soumis à un acompte périodique sont répertoriés dans la liste Génération des acomptes périodiques.
Montant :
Saisissez ici le montant de l’acompte qu’il est prévu de verser sur chaque mois de la période.
Période :
Saisissez ici la période durant laquelle vous souhaitez verser un acompte à votre salarié.
Jour du mois :
Deux possibilités vous sont offertes.
Dans le premier cas (par défaut : le Premier lundi du mois), vous pouvez choisir le jour de la semaine prévu pour effectuer le versement et sa position dans le mois.
Si vous choisissez le 2e mardi du mois, alors un acompte périodique sera préparé le mardi 3 janvier 2023 puis le mardi 7 février 2023…
Dans le second cas (par défaut : Le 1 du mois), vous pouvez choisir le jour exact de versement prévu. Dans cette configuration, le jour de la semaine est sans importance, il peut donc aussi bien être un mardi qu’un dimanche.
Onglet Profils
Cet onglet permet de visualiser et modifier les informations relatives au profil du salarié. Il est composé des zones Spécificitésdu Salarié et Tranches de cotisations.
Profils :
Les profils sont un ensemble de rubriques répondant à un modèle de contrat de travail (cadre, non cadre, apprenti....). Les profils servent à la préparation des bulletins.
Spécificités du salarié :
Cette zone permet de choisir des spécificités selon le salarié.
La liste des cases à cocher correspond aux sous profils pour lesquels la case proposée dans la fiche salarié à été cochée (options disponible dans l'en-tête de la fiche profils).
Les tranches de cotisation :
Les tranches de cotisations sont automatiquement déterminées à partir du profil sélectionné et des organismes sélectionnés dans l'onglet "Organismes" de la fiche salarié..
Les tranches sont indispensables pour calculer les plafonds, et tranches de chaque salarié.
Une tranche de cotisation se calcule qu'à partir du moment où le salarié y est rattachée.
Plusieurs contrôles sont effectués lors du calcul du bulletin afin de vérifier la cohérence entre les tranches de cotisation affectées au salarié et celles utilisées dans le bulletin :
- Si le salarié n'est pas rattaché à une tranche et que pour autant une rubrique du bulletin fait appel à cette tranche, un contrôle bloquant sera fait lors du calcul du bulletin et la rubrique de cotisation ne pourra pas s'évaluer. - Si le salarié est rattaché à une tranche et qu'aucune rubrique du bulletin ne fait appel à cette tranche, un message d'avertissement apparaîtra lors du calcul du bulletin.
Si vous souhaitez désactiver ce contrôle lors du calcul du bulletin, vous devez décocher l'option à partir du menu Paramètres + Société + Préférences utilisateurs.
Le bouton Réinitialiser permet d'affecter de manière automatique les tranches de cotisations selon les rubriques présentes dans le profil du salarié.
Onglet Bulletins
Cet onglet trace l'historique des bulletins ainsi que les changements de situation du salarié.
La liste est automatiquement générée à partir des bulletins réalisés pour le salarié. Elle précise l'exercice sur lequel a été préparé le bulletin, le mois correspondant à la période d'emploi du bulletin, le statut, le net à payer et son n° de bulletin au moment où a été préparé le bulletin.
Vous pouvez consulter un bulletin en effectuant un double clic sur la ligne du bulletin que vous souhaitez visualiser.
Forcer la valeur des champs :
La propagation est l’action qui consiste à renseigner ou modifier un élément de la fiche salarié alors que les bulletins sont validés. Pour effectuer cette opération :
-
Sélectionner le ou les bulletins concernés par la propagation
-
Cliquer ensuite sur le bouton Forcer la valeur des champs. Les champs sur lesquels la propagation est possible sont à blanc.
-
Sélectionner le ou les champs que vous souhaitez modifier puis double cliquer pour les insérer dans la fenêtre des champs. Ces derniers s’ajoutent dans la fenêtre Champs sélectionnés
-
Cliquer sur le bouton Lancer la propagation. Cette action lance un assistant de mise à jour de l’historique du salarié sur les bulletins sélectionnés
-
Saisir la valeur de remplacement pour chaque champ présentés dans l’assistant
-
L’onglet Bulletin présente sous forme d’une grille la liste des champs dont la valeur a été forcée pour les déclarations
Les valeurs surchargées seront prises en compte en déclaration. Elles ne modifient en aucun cas les valeurs de la fiche salarié au moment du calcul du bulletin.
La colonne Valeur forcée pour les déclarations permet de visualiser les valeurs surchargées. Pour chaque champ, sont indiqués : l’ancienne valeur, la nouvelle valeur et la valeur forcée.
Périodes d'activité :
Ce bouton permet de modifier les périodes d'activité pour la déclaration DADS-U.
Exercice :
Ce champ permet de filtrer l'exercice sur lequel se situe le bulletin que vous recherchez.
Duplicata :
Cette action permet de visualiser le duplicata d'un bulletin.
Pour pouvoir générer les duplicatas du bulletin il faut que l'option Gérer les duplicatas en impression de bulletin soit activée dans les préférences utilisateurs.
Le duplicata de bulletin se génère lors de l'impression du bulletin.
Les changements sont automatiquement détectés dès qu'un champ de la fiche salarié est modifié.
Valeur du bulletin précédent :
Il s'agit de la valeur du champ avant modification.
Valeur du bulletin :
Il s'agit de la valeur du champ après modification.
Valeur forcée pour les déclarations :
Il s'agit de la valeur forcée qui sera prise en compte pour les déclarations.
Onglet Déclarations
Cet onglet permet de renseigner les informations nécessaires aux différentes déclarations.
Prise en compte dans les déclarations
Vous pouvez renseigner si votre salarié sera pris en compte dans les déclarations MSA, DADS-U, DSN et DADS-U CI-BTP en sélectionnant Oui ou Non.
Ce volet permet de paramétrer l'effectif en fonction des particularités du contrat du salarié et des spécificités de la cotisation.
Par défaut, la valeur est de +1 pour chaque type d'effectif à l'exception de l'effectif Utilisateur 1 et 2, laissés libres au choix de l'utilisateur. Ce paramétrage est utile au calcul de l'effectif disponible dans l'onglet Effectifs de la fiche Etablissement.
Pour un temps partiel, la valeur pourrait être inférieure, voire nulle selon les cotisations concernées.
Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans.
Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera intégrée dans la N4DS.
Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche salarié. (Collège, Section)
Droit de contrat de travail :
Sélectionnez à l'aide de la liste déroulante le droit du contrat de travail auquel est rattaché votre activité.
Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié.
Section :
Renseignez parmi une liste de valeurs système, le secteur d'activité de votre activité.
Collège :
Sélectionnez parmi une liste de valeurs système le collège.
Ce volet de navigation permet de renseigner l'adresse exacte du lieu de travail si celui est différent de l'établissement auquel est rattaché le salarié. La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET du lieu de travail sont des informations obligatoires pour les déclarations.
Titre de séjour :
Sélectionnez à l'aide d'une liste déroulante le type de titre de séjour de votre salarié.
N° (titre ou carte de séjour) :
Indiquez le numéro du titre de séjour.
Libellé :
Indiquez le libellé du titre de séjour.
Validité Du... Au :
Indiquez la date de début et de fin de validité du titre.
Délivré par :
Indiquez l'établissement qui délivre le titre de séjour.
Libellé du pays de naissance :
Indiquez le libellé du pays de naissance s'il n'est pas référencé dans la liste des code pays.
Temps partiel cotisant temps plein :
Si votre salarié travaille à temps partiel mais qu'il cotise pour la retraite sur une base temps plein alors cochez cette option. Cela déclenchera les rubriques de cotisation spécifiques au temps partiel cotisant temps plein dans le bulletin.
Salarié frontalier / étranger :
Si votre salarié travaille à l'étranger ou dans un pays frontalier, indiquez le ici (Alimente le Bloc S40.G10.00.034.001.de la DADS-U).
Fraction :
Si vous gérez le fractionnement de vos déclarations, indiquez le numéro de la fraction correspondant à ce salarié.
Catégorie du salarié (pour abattement professionnel) :
Ce champ sert à alimenter le bloc DADS-U S40.G28.05.029.005.
Codification UE :
Ce champs est obligatoire, il alimente le bloc DSN S21.G00.30.013.
Premier matricule (Pour calculer le NTT) :
Ce champ permet de calculer le NTT pour la DSN.
Ce champ ne doit en aucun cas être modifié.
Matricule d'import :
Ce champs permet de stocker l'ancien matricule lorsque le salarié est importé.
Zone géographique :
Ce champ est alimenté par défaut par union européenne. Il est à modifier si le salarié travaille en dehors de l'UE, il alimente le bloc S40.G10.00.034.002 de la DADS-U.
Salarié non rémunéré appartenant à l'entreprise au regard de la prévoyance :
Cochez cette option si votre salarié est non rémunéré mais qu'il fait partie de l'entreprise au regard des accords collectifs de prévoyance.
Rémunéré au pourboire :
Si votre salarié est rémunéré comme tel, cochez cette option.
Pour que les options Agricole soient présentes, il faut que le type d'activité Agricole ait été coché dans les Paramètres entreprise.
Sélectionnez à l'aide d'une liste déroulante le code activité MSA de votre salarié.
Sélectionnez à l'aide d'une liste déroulante le Statut catégoriel MSA de votre salarié.
Ce champ permet de saisir ou sélectionner l’Unité de gestion du salarié.
Il s'agit d'une codification attribuée par la MSA aux employeurs qui souhaitent recevoir des factures séparées, pour des groupes homogènes de salariés.
Personnel technique :
Cette option permet de déterminer si le salarié occupe un emploi technique ou un emploi de bureau.
Pour la détermination du taux de cotisations "Accident de travail", la MSA doit savoir si le salarié occupe un emploi technique ou un emploi de bureau.
Personne technique hors CUMA :
Cette option permet de déterminer si le salarié occupe des fonctions techniques hors des ateliers de la CUMA.
Pour que les options Bâtiment soient présentes, il faut que le type d'activité Bâtiment ait été coché dans les Paramètres entreprise.
Ce champ permet de sélectionner l'expression du temps de travail.
Qualifiant unité de temps de Travail :
Ce champ permet de sélectionner le qualifiant unité de temps de travail.
Ce champ permet de sélectionner le statut cotisant à la caisse des congés payés.
Ce champ permet de sélectionner le métier de votre salarié.
Affiliation retraite complémentaire :
Ce champ permet de sélectionner le type d'affiliation à la retraite complémentaire.
Classification - Qualification :
Ce champ permet de sélectionner la qualification de votre salarié.
Date d'ancienneté dans la profession BTP :
Utile dans la DSN (alimente le bloc S21.G00.86 ancienneté).
Rémunéré à la tâche :
Si votre salarié est rémunéré comme tel, cochez cette option.
Onglet Analytique
Cet onglet gère des fonctionnalités liées à l’analytique. Nous vous conseillons d’accéder à la page Gestion de l’analytique pour obtenir des informations détaillées sur ce sujet.
Cet onglet permet d’appliquer à vos salariés une grille de répartition analytique. Ensuite, tous les bulletins créés sur ces salariés sont automatiquement ventilés en fonction de la grille sélectionnée. Ces ventilations automatiques restent modifiables à tout moment.
Grille analytique
Grille analytique :
Sélectionnez la grille analytique grâce à laquelle vous souhaitez calculer les ventilations analytiques dans les bulletins du salarié.
Une seule grille peut être sélectionnée à la fois.
La modification de la grille est toujours possible, mais les ventilations analytiques déjà calculées ne sont pas automatiquement modifiées. Il vous faudra repréparer les bulletins ou modifier manuellement les ventilations analytiques dans les bulletins…
Personnalisation
Personnaliser la grille analytique :
Cochez cette case si vous souhaitez créer une grille de répartition analytique personnalisée pour ce salarié.
Dans ce cas, les ventilations analytiques des bulletins sont calculées en fonction de la grille personnalisée.
Une grille personnalisée est une grille visible uniquement dans le salarié concerné : elle ne se crée pas dans la liste des grilles analytiques et n’est donc pas disponible pour les autres salariés.
Vous pouvez choisir de baser votre répartition personnalisée sur une répartition pré-existante. Dans ce cas, dans Grille analytique, sélectionnez une grille pour obtenir la trame de référence, cochez Personnaliser la grille analytique puis saisissez la répartition désirée.
Vous pouvez aussi choisir de créer de zéro votre répartition personnalisée. Dans ce cas, laissez vide le champ Grille analytique, cochez Personnaliser la grille analytique et créer de toute pièce la répartition désirée.
La grille analytique personnalisée contient les mêmes actions et est régie par les mêmes règles que la fiche Grille analytique.
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