Contacts

La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches.

La fiche contact se compose d'un entête et d'onglets.

À partir de la fiche Contact, vous avez à votre disposition les actions définies également dans la fenêtre principale de navigation des contacts.

Entête

Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :

• Civilité
  Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques).

Astuce
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Prénom
  Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Nom
  Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
• Type
  Le type permet de définir si le contact est attaché à un tiers (Client/Prospect, Fournisseur) ou pas (Contact divers).

Information
Il n'est pas obligatoire d'associer un contact à un tiers. Pour cela, il suffit de sélectionner le type "Divers".

• Client / Fournisseur
  Ce champ permet de sélectionner le tiers associé à ce contact.
  Il est disponible uniquement si le type est Client/prospect ou fournisseur.

Information
Si vous avez créé un tiers avec un contact et que vous ouvrez la fiche contact, le champ type ainsi que ce champ sont automatiquement renseignés.
De même, si vous réalisez une modification sur la fiche contact, les modifications seront automatiquement reprises sur la fiche tiers.

• Personne physique
  Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour).
• Autorise la réutilisation de ses données personnelles
  Case à cocher permettant de définir si le contact a donné son autorisation à l'utilisation de ses données personnelles.
  Cette case apparaît uniquement sur les fiches contact qui sont rattachées à un client / prospect.

Information
Cette case à cocher est prise en compte lors de l'établissement du publipostage. Si elle n'est pas cochée, vous ne pourrez pas réaliser de publipostage pour ce contact.

Onglet Adresse

Cet onglet contient les coordonnées du contact

Adresse

• Sélectionner l'adresse
  Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client ou fournisseur.

Information
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.

• NPAI
  Champ saisissable de type case à cocher.
  Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
• Adresse
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Fin)
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Code postal
  Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
  Lors de la saisie du code postal,
  • si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
  • si celui-ci existe, mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie.
  • si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé sur la fiche, mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.

Astuce
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Ville
  Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
  Le champ "Ville" sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
  Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
• Département
  Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
  Le champ "Département" sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.

Astuce
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Pays
  Champ saisissable
  Le champ "Pays" sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.

Astuce
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Site Web
  Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
  Permet de saisir le site web lié à cette adresse.

Astuce
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la page internet du site web saisi.

Contact

• Fonction
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Service/Bureau
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
  Permet de saisir le service, bureau... où se situe le contact
• Téléphone fixe
  Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Fax
  Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• Téléphone portable
  Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
• e-mail
  Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
  Permet de saisir l'e-mail du contact.

Astuce
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la boite d'envoi d'un email avec le contact comme destinataire.

Information
Ces 2 Cases à cocher sont prises en compte lors de l'établissement du publipostage.

Autre adresse

Cet onglet contient l'adresse complémentaire du contact.

• Sélectionner l'adresse
  Ce champ permet de sélectionner une adresse définie dans la liste des adresses de la fiche client.

Information
Vous avez la possibilité de modifier cette adresse.

• NPAI
  Champ saisissable de type case à cocher.
  Ce champ permet d’indiquer si l’adresse n'est plus valide.
• Adresse
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Suite)
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Adresse (Fin)
  Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
• Code postal
  Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
  Lors de la saisie du code postal,
  • si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut
  • si celui-ci existe, mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie.
  • si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé sur la fiche, mais n’est pas créé dans la table des codes postaux.

Astuce
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Ville
  Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
  Le champ "Ville" sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.
  Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal.
• Département
  Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
  Le champ "Département" sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.

Astuce
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Pays
  Champ saisissable
  Le champ "Pays" sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux.

Astuce
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône.

• Site Web
  Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
  Permet de saisir le site web lié à cette adresse.

Astuce
Un clic sur l'icône de ce champ permet d'ouvrir la page internet du site web saisi.

Onglet Web

Attention
Cet onglet est disponible pour les niveaux Bâtiment ACTIV, Bâtiment PRO et Bâtiment ELITE.

Cet onglet permet de définir si le contact doit être envoyé ou non sur Internet.

• Contact web :
  Permet de dire si le contact doit être ou non envoyé sur le net.
  
  

Onglet Champs personnalisés

Attention
Cet onglet est disponible pour les niveaux Bâtiment PRO et Bâtiment ELITE.

Permet de saisir les données des champs personnalisés, si un champ personnalisé a été créé depuis Mes Paramètres > Fonctions avancées > Personnalisation des champs | Tables.