Comment gérer l'analytique ?

L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.

Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable.

En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques.

Accès à la gestion analytique

 La gestion analytique est activée à partir de Mes paramètres - Paramètres société - Fonctionnalités disponibles.

En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis.

Le principe général

Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers.

Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS.

Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES.

La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES.

Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions.

L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service.

Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye.

Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé.

En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste.
En version ELITE le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste.

Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Mes paramètres - Données complémentaires - Comptabilité.

La gestion analytique grille multi-plans

Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents.

De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans.

Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan.

Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers.

La gestion analytique sur plusieurs niveaux

Le multi-niveau vous permet de définir vos postes analytiques selon un arbre, avec des "parents" et des "enfants".

En version PRO, vous avez la possibilité de modifier le code d'un poste analytique qu'il soit utilisé ou pas.
En version ELITE, il n'est pas possible de modifier un code poste analytique car celui-ci peut être utilisé dans le code complet d'un sous-poste. S'il était modifié, tous les sous-postes le seraient aussi.

Mise en place de votre gestion analytique

Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles. La mise en place de l'analytique peut s'effectuer sur différentes fiches ou directement sur les lignes de document.

Les fiches

La sélection des grilles sur les fiches permet de pré-définir la répartition analytique en vu du transfert comptable.

Les fiches disponibles sont :

• INTERVENANTS
• FAMILLES D'INTERVENANTS
• SECTEURS GEOGRAPHIQUES
• AFFAIRES (PME) (uniquement si le module est activé)
• CLIENTS
• FAMILLES CLIENTS
• SOUS-FAMILLES CLIENTS
• CATEGORIES TARIFAIRES CLIENTS
• GROUPE 1 CLIENTS
• GROUPE 2 CLIENTS
• FOURNISSEURS
• FAMILLES FOURNISSEURS
• SOUS-FAMILLES FOURNISSEURS
• CATEGORIES TARIFAIRES FOURNISSEURS
• GROUPE 1 FOURNISSEURS
• GROUPE 2 FOURNISSEURS
• ELEMENTS
• FAMILLES ELEMENTS
• SOUS-FAMILLES ELEMENTS
• GROUPE 1 ELEMENT
• GROUPE 2 ELEMENT

Pour chaque type de données (élément, client et fournisseur), il y a une priorité pour le choix de la grille analytique qui est la suivante :

• Eléments - Sous-familles - Familles - Groupe 1 - Groupe 2
• Clients - Sous-familles - Familles - Catégorie tarifaire - Groupe 1 - Groupe 2 - Intervenant - Famille d'intervenant - Secteur géographique - Groupe 1 intervenant - Groupe 2 intervenant - Affaire
• Fournisseurs - Sous-familles - Familles - Catégorie tarifaire - Groupe 1 - Groupe 2 - Affaire

Donc si dans une fiche, il n'y a pas de grille analytique, le logiciel ira regarder dans la priorité suivante, s’il y en a une.

Exemple d'application :Grille analytique uniquement sur sous famille élément

Paramétrage d'une grille analytique sur une sous famille élément.

Sous famille et famille élément affectées à la fiche article.

Aucune grille analytique sur la fiche élément.

Lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher l’information dans la sous-famille de l’élément.

L’absence de grille dans la fiche élément ne signifie pas qu’il n’y aura aucune ventilation analytique.

Les lignes de documents

Sur une ligne de document, vous pouvez définir une répartition analytique spécifique.

Pour cela, vous devez sélectionner la ligne puis cliquer sur le bouton répartition analytique.

Réalisation du transfert comptable

Le transfert comptable de l'analytique s'effectuera en fonction des paramètres définis : ventilation des lignes, des fiches ou les 2, cumuler ou pas sur les postes.

Le transfert comptable de documents réalisés avec au moins une fiche possédant une grille analytique déclenchera une répartition analytique en comptabilité.

Si plusieurs affaires dans un document, la répartition analytique s'effectue sur les grilles analytiques de chaque affaire.

Cliquez ici pour avoir un exemple de ventilation analytique et transfert comptable.