Comment gérer l'autofacturation ?

La gestion de l'autofacturation est activée à partir de l'unviers Mes Paramètres - Paramètres société - Fonctionnalités disponibles.

L’autofacturation consiste à émettre une facture d’achat par l'acheteur au nom d’un fournisseur, moyennant l’autorisation de ce dernier à travers un mandat.

Le mandant (celui qui a émis le mandat) a l’obligation d’enregistrer en comptabilité sa vente et faire sa déclaration de TVA.

Le mandaté (celui qui émet la facture au nom d’un autre) a l’obligation :

• de remettre une copie de la facture au mandant ;
• de mentionner sur la facture d’achat émise par lui-même au nom du fournisseur (mandant), la mention "Autofacturation" ainsi que l’ensemble des mentions obligatoires inhérentes au mandant (autoliquidation si besoin, exonération de tva..), s’agissant d’enregistrer un achat pour soi, mais devant envoyer une copie au mandant.
• de distinguer ces documents Autofacturation des autres documents d’achat par une souche/série (numérotation) différente.

Pour réaliser une autofacturation, vous devez :

• créer souche/série spécifique pour les documents de type autofacturation,
• affecter cette série sur la fiche fournisseur, compléter les mentions obligatoires du fournisseur sur ses factures et éventuellement renseigner une mention à imprimer sur le document,
• créer votre facture avec ce fournisseur.

Les spécificités d'une facture d'achat de type autofacturation sont :

• En entête de document, dans la partie Informations générales, vous disposez :
  • du champ "Série" renseigné automatiquement à la sélection du fournisseur. Cette série n'est pas modifiable.
  • de la case à cocher "Autofacturation" cochée automatiquement à la sélection du fournisseur.
• Dans l'onglet Compléments, le champ "Mention à imprimer sur le document" est automatiquement renseigné par défaut [Autofacturation, Facture établie par "nom du dossier" au nom et pour le compte de "nom du fournisseur"].

Vous pouvez modifier ce texte à votre convenance.

Si vous avez renseigné le champ "Mention à imprimer sur le document" dans l'onglet Divers de la fiche fournisseur, cette mention sera affichée automatiquement à la sélection du fournisseur suivi de la mention par défaut pour l'autofacturation.
S'il y a autoliquidation, celle-ci sera mentionnée en plus de la mention de la fiche fournisseur et de la mention Autofacturation...

Lors de l'impression de la facture d'achat, les mentions obligatoires du fournisseur seront automatiquement reprises en pied de facture. Si ces mentions ne sont pas renseignées sur la fiche fournisseur, ce sera celles paramétrées pour vos factures qui seront reprises.

Pour un fournisseur ayant émis un mandat, vous avez la possibilité de réaliser une facture d'achat sans que celle-ci soit de type Autofacturation. Pour cela, vous devez dé-sélectionner la case Autofacturation, un message vous demandera si vous souhaitez ou non mettre à jour les mentions à imprimer de l'onglet "Compléments".

Suite à la validation du message :

• le champ série ne sera plus renseigné,
• la case "Autofacturation" ne sera plus sélectionnée,
• le champ "Mention à imprimer" de l'onglet Compléments sera vide (si vous avez répondu "Oui" pour la mise à jour) ou toujours renseigné avec le texte "Autofacturation..." (si vous avez répondu Non pour la mise à jour).