Gestion des documents de ventes

 

Liste des documents de vente

A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents (certains sont disponibles qu'en version PRO) : 

• Estimations de travaux,
• Devis,
• Commandes,
• Ordres de réparation,
• Bons de livraison,
• Bons de retour,
• Factures,
• Avoirs,
• Factures d’acompte,
• Avoirs d’acompte,
• Factures / Avoirs / Acomptes.

Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions communes à toutes les listes pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste.

Actions communes à tous les documents depuis la liste 

Les actions communes sont : 

Transférer

Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Cette action est disponible uniquement dans le cas où :

• le document n'a pas déjà été transféré.
• le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).

Envoyer par mail

L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.

Plus d'action

D'autres actions sont disponibles :

• Afficher le client : Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
• Historique : Permet d'ouvrir une fenêtre Historique clients/articles (liste des documents où les articles ont été vendus) avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
• Regrouper : Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le(s) document(s) à générer. Cette action n'est pas disponible pour les avoirs, les factures d'acompte et avoirs d'acompte.
• Historique du document : L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement avec les documents précédents (ceux provenant d'un transfert ou regroupement vers le document) et les documents suivants (ceux réalisés depuis le document).
• Exporter : Permet d'exporter les documents sélectionnés au format désiré.
• Marqué comme imprimé : Permet d'indiquer que le document a été imprimé.
• Marqué comme non imprimé : Permet d'indiquer que le document n'a pas été imprimé.
• Valider : Permet de valider définitivement une facture, un avoir ou un document d'acompte et de passer le document de l'état "En cours de rédaction " en état "Validé". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité.
• Dupliquer en... : Permet de réaliser une duplication du document dans un autre type de documents. Cette action n'est pas disponible pour les factures d'acompte et avoirs d'acompte.
• Envoyer un SMS : Permet de réaliser l'envoi d'un SMS.
• Intégrer un document : Permet d'ouvrir la fenêtre d'intégration de lignes. Cette fenêtre permet de sélectionner un document source et de choisir les lignes de ce document à intégrer dans le document en cours. Après validation de la fenêtre, les lignes sont reprises dans le corps du document. Cette action n'est pas disponible pour les factures d'acompte et avoirs d'acompte.

Actions spécifiques pour certains types de documents depuis la liste

Les actions disponibles sont : 

• Modifier l'état des ordres de réparation : Permet de réaliser la modification des états du/des document/s sélectionné/s depuis les documents de type "Ordre de réparation".
• Nouveau règlement : Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement depuis les documents de type "Facture" et "Avoir". Cette fiche contient par défaut le code client, le montant du document, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance du document et les échéances sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
• Export Facture-X : Permet d'exporter un document sélectionné (Facture ou Avoir) pour un export Factur-X Chorus Pro.
• Livrer : Permet de livrer globalement ou partiellement le/les Ordres de réparation ou commande.
• Retourner : Permet de retourner globalement ou partiellement le/les bon/s de livraison et la/les facture/s.
• Solder : Permet de passer l'ordre de réparation / la commande "livré/e partiellement" en "livré/e totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
  Vous pouvez également solder les bons de livraison. Cela permet de clôturer le Bon de livraison même si des articles restent à facturer. La facturation de ce reste ne sera pas effectuée.
• Dé-solder : Permet de passer l'ordre de réparation ou la Commande "livré/e totalement" en "non livré/e" ou "Partiellement livré/e". Vous pouvez également dé-solder les bons de livraison. Le bon de livraison reste donc facturable.
• Réappro. fournisseurs : Permet d'ouvrir l'assistant afin de générer une commande fournisseur.

 

Fiche de document

Types de document

Les types de documents disponibles sont : 

• Estimation de travaux : Une estimation de travaux est un chiffrage de travaux. Il est une évaluation du prix global de la réalisation de travaux et une donnée estimative servant à encadrer la réalisation de travaux.
• Devis : Un devis est une estimation pécuniaire du montant des travaux et réparation que le garagiste propose de réaliser. Le devis n'engage donc pas le client, qui peut le refuser. En revanche, dès lors qu'il est signé par les deux parties, le devis prend valeur de contrat.
• Commandes : La commande est un document écrit, établi en double exemplaire, signé par le garagiste et le client. Il apporte la preuve de ce qui est convenu entre les 2 parties. Il permet d'éviter les litiges à propos de la facturation supplémentaires non acceptées.
• Ordres de réparation : L'ordre de réparation est un document écrit, établi en double exemplaire, signé par le garagiste et le client. Il apporte la preuve de ce qui est convenu entre le garagiste et vous. Il permet d'éviter les litiges à propos de la facturation de réparations supplémentaires non acceptées. Comme dans la liste des documents, onglet Ordre de réparation, les actions Solder et Dé-solder sont présentes.
• Bons de livraison : Le bon de livraison est précédé par un bon de commande. Il permet de prouver que les marchandises achetées ont bien été livrées par le client.
• Bons de retour : Le bon de retour est un document qui va récapituler les références des produits renvoyés, leurs quantités, et indiquer si le client souhaite un échange, un remboursement, etc.
• Factures : La facture est un document commercial, juridique et comptable établi par le garagiste lors d'une prestation. Ce document, édité en deux exemplaires, prouve que la vente a eu lieu. Pour être recevable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.Comme dans la liste des documents onglet Factures, les actions Facture électronique et régler la facture (Nouveau règlement) sont présentes.
• Avoirs : Un avoir est un document qui sert à corriger et/ou à annuler une facture qui a déjà été enregistrée.Comme dans la liste des documents onglet Avoirs, les actions Facture électronique et régler l'avoir (Nouveau règlement) sont présentes.
• Factures d'acompte : Une facture d'acompte est une facture émise par le garagiste dans le cadre du versement d'un acompte, qui correspond à une partie du montant versée en avance.
• Avoirs d'acompte : Un avoir d'acompte est un document émis par le garagiste dans le cadre du remboursement d'une avance (acompte), qui correspond à une partie du montant versée en trop.
• Factures / Avoirs / Acompte : Il contient la liste des factures, avoirs et documents d'acomptes.

 

Actions communes aux fiches 

Sur tous les documents, des actions de la liste sont reprises : 

• Transférer
• Dupliquer en
• Valider
• Intégrer un document
• Envoyer par mail
• Envoyer un SMS
• Historique
• Historique par document
• Afficher le client

En complément, vous trouverez sur les fiches, les actions suivantes : 

• Voir les tarifs Mo : Permet de visualiser et définir les tarifs MO appliqués sur le document. Ceux-ci sont modifiables et seront appliqués au document en cours.
• Prendre un rendez-vous : Permet d'ouvrir une nouvelle fiche Rendez-vous contenant les informations clients et véhicules présentent sur le document.
• Recharger le tarif : Permet de mettre à jour le tarif référencé dans le document avec les informations modifiées sur le tarif.
• Travaux à prévoir : Suite à la sélection d'un véhicule sur le document, cette action permet d'
  • Ajouter une ligne de "travaux à prévoir" dans la fiche véhicule
  • Importer les travaux à prévoir dans le document. Suite à la sélection de cette action, la fenêtre d'intégration des travaux à prévoir s'affiche afin que vous puissiez choisir la/les ligne/s à intégrer dans le document
• Paramètres interfaces : Permet d'ouvrir la fenêtre "Société" afin de configurer les accès aux outils de chiffrage.
• Afficher le véhicule : Permet d'ouvrir la fenêtre de la fiche véhicule présente dans le document.
• Recharger les données : Permet de mettre à jour les données du document en fonctions de celles de la fiche Client et/ou Véhicule.
• Actualiser TVA : Permet de mettre à jour la TVA des lignes articles en fonction de la TVA de chaque fiche article.

 

Présentation d'une fiche

Chaque type de document contient des données communes.

Entête de document

L'entête d'une fiche est l'identification du document.

Informations générales

Cette partie contient : 

• un numéro de document. Ce numéro peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement. Il  est défini en fonction du paramétrage choisi dans la fenêtre Société. 
• une date. Elle est la date de réalisation du document. Lors de l'ajout d'un document, la date du jour (système) est indiquée dans ce champ. 
• un état. Il définit la position du document. Il peut être nouveau, encours, accepté, validé... en fonction du type de document.
• un atelier. Il permet de définir le domaine de réalisation du document.
• un tarif. Il permet de définir une grille de valeurs pour une pièce ou une main d'œuvre que le tiers du document devra payer.

Les champs Atelier et Tarif ne sont pas présents sur l'entête dans les factures et avoirs d'acompte. 

Selon le type d’atelier sélectionné dans les informations générales, certains champs ou onglets peuvent ne pas être présents.

Informations du tiers

Ce groupe contient l'identité du tiers pour lequel le document est réalisé.

Suite à la sélection du code tiers, la civilité, le nom et les coordonnées du tiers sont repris.

Vous pouvez néanmoins saisir uniquement un nom et une ville pour renseigner les informations du tiers. A l'enregistrement du document, une fiche tiers sera créé dans le dossier.

Le mode de règlement peut être sélectionné. Si celui-ci est renseigné sur la fiche tiers, à la sélection du code tiers, il sera automatiquement repris.

Information du véhicule

Ce groupe contient les informations principales du véhicule (Immatriculation, Pays, Marque, Modèle, VIN, Kilométrage).

Seul le champs kilométrage est obligatoire.

Information
Lorsque le véhicule n'existe pas dans votre dossier, à l'enregistrement du document, la fiche véhicule est créée. Si vous ne le souhaitez pas, vous avez la possibilité de cocher la case "Ne pas créer la fiche véhicule.

 

Onglet Détail

Attention
La présentation de cet onglet ne concerne pas les Factures d'acompte et Avoirs d'acompte.

Barre d'actions/Outils

Cette barre contient :

• des actions communes à toutes les fiches,
• le bouton Ajouter qui permet de définir le type de ligne à ajouter dans la grille de saisie.
• le bouton Supprimer qui permet de supprimer la ligne sélectionnée préalablement.
• Le bouton Générer l'article est accessible uniquement pour une ligne dont l'article n'existe pas dans la base. Il permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base. Cette fiche reprendra le type de l'article, le code, le libellé et les prix indiqués dans le document.
• le bouton Données du pneu est accessible uniquement si la ligne est de type "Pneu". Il permet l'affichage de la fenêtre contenant des caractéristiques du pneu. Ces caractéristiques sont reprises de la fiche pneu et peuvent être modifiées à votre convenance.
• le bouton Détail est accessible uniquement depuis une ligne article de type Pièce, Fluide, Pneu, Forfait ou Main d'œuvre. Il permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaine de document. Il est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Ligne suivantes". Chaque zone contient le n° du document, la date, le code article, la description commerciale en clair et la quantité totale. En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
• le bouton Recalculer est accessible uniquement si la ligne est de type "Forfait". Il permet de recalculer le forfait de type de calcul "Libre" (type de calcul "vide").
• Le bouton Recharger l'article permet de recharger toutes les informations de la ligne article d'après la fiche article (sauf la quantité). Pour les forfaits, les lignes de composants sont également reprises.
• Le bouton Base de calcul TTC permet de saisir les données en montant HT (option non activée) ou en montant TTC (option activée). Vous pouvez aussi activer ce bouton après avoir saisi les montants en HT ceci afin de visualiser les montants en TTC.

Grille de saisie

Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent être plus ou moins nombreuses. Elles s'affichent en fonction de la vue sélectionnée ("vue standard" ou "Vue avancée") et de la base de calcul sélectionnée (HT ou TTC).
Il est possible à tout moment de modifier ces colonnes afin de faire apparaître uniquement celles souhaitées.

La grille de saisie est libre, il est possible d'ajouter, insérer et saisir des articles, du texte, des interventions là où vous le souhaitez :

• Pour ajouter une ligne d'article existant, placez-vous sur le champ "Code référence" et à partir de la liste déroulante, choisissez votre article quelque soit le type. Il est également possible d'aller sur le bouton Ajouter + choisir le type d'article à ajouter et ensuite choisir le code référence.
• Pour ajouter une ligne article non référencé, placez-vous sur le champ "Code référence" ou "Description" et saisissez un code et/ou une description, un prix.... Vous avez ensuite la possibilité de référencer l'article dans votre base en cliquant sur le bouton "Générer l'article".
• Pour ajouter une ligne intervention, placez-vous sur une ligne vide et aller sur le bouton Ajouter + Intervention. Une nouvelle ligne s'affiche avec la description "Intervention A". Vous pouvez ensuite sélectionner différentes lignes qui seront automatiquement insérées dans cette intervention.
• Pour ajouter un sous-total, placez-vous sur une ligne vide et aller sur le bouton Ajouter + Sous total. La ligne s'affiche avec une description "Sous-total" et le montant total des lignes positionnées au-dessus. Le texte "Sous-total" peut être modifié.
• Pour ajouter une demande client, placez-vous sur une ligne vide et aller sur le bouton Ajouter + Demande client. Vous pouvez ensuite aller sur le champ "code référence" et depuis la liste déroulante, choisissez la demande client.
• Pour ajouter une ligne de type texte, placez-vous sur le champ "Description" et saisissez votre texte. Vous pouvez mettre en page votre texte en utilisant la barre d'outils pour mettre en gras, italique, souligné, couleur, tout ou une partie du texte.... ". Vous pouvez également faire appel à un "message type" défini dans la base. Pour cela, vous devez vous positionner sur le champ "Code référence" puis dans la liste déroulante, allez sur l'onglet "Messages types".

Pied de l'onglet

Le pied représente la partie de totalisation simplifié de votre document. L'onglet Pied contient le détail des calculs et de la TVA.

• Total HT Brut : Non saisissable, calculé.
  Somme des montants HT Net présents dans les lignes.
• Frais de recyclage : Saisissable si l'option a été activé dans les "Paramètres>Société>Document de vente".
• % remise / soit : Saisissable
  Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage.
  La remise peut également être reprise de la fiche tiers.
• Port HT : Saisissable
  Montant de frais de port présent sur la fiche "Frais de port".
  Vous avez la possibilité de modifier ce montant ou de le saisir.
• TVA Port : Saisissable
  Taux de TVA présent sur la fiche "Frais de port". Vous avez la possibilité de modifier ce taux.
  Si aucune fiche "Frais de port" n'est affectée, le taux de TVA par défaut est celui de l'onglet pied.
• Total TTC : Saissable et calculé
  Total HT Net + Total TVA
  ou si gestion de l'éco contribution : Total HT Net + Total TVA + Eco-Contribution
  Il est possible de modifier le Total TTC du document, dans ce cas une nouvelle remise en pied de document sera calculée.
• Net à payer : Non saisissable, calculé.
  Total TTC - Acompte.

 

Onglet Pied

Le pied représente la partie de totalisation du document.

Attention
La présentation de cet onglet ne concerne pas les Factures d'acompte et Avoirs d'acompte.

Information de calcul

Cette partie contient  les éléments ci-dessous pris en compte par défaut dans le document :

• une territorialité. Elle est reprise de la fiche tiers sélectionné en entête. Il est possible de la modifier.
• une TVA. Elle est renseignée par défaut en fonction de sa définition dans les "Paramètres>Société". Ce taux est repris par défaut sur toutes les lignes dans le corps du document.
• un mode de calcul de la TVA. Ce champ permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est renseigné en fonction des "Paramètres>Société".

Récapitulatif

Ce groupe est composé des différents types de lignes. Pour chaque type, le montant total est calculé et cela pour le prix de revient, le montant HT remisé, la Marge HT, le taux de marge, le Montant Net HT.
A cela, il est possible d'ajouter une remise (% remise) ou le montant d'une remise (soit). En fonction du champ saisi, l'autre sera automatiquement calculé.

Heures

Ce groupe contient un tableau récapitulatif du nombre d'heures par technicité pour chaque type de Main d'œuvre présents dans le document.

Impression

Ce groupe contient des informations complémentaires sur l'édition du document (Modèle d'impression, Nbre d'exemplaires, information que le document est imprimé, indication d'imprimer les conditions générales).

Par défaut, le modèle est celui défini par défaut dans la liste des modèles. Si le Modèle et le Nombre d'exemplaires sont indiqués sur la fiche tiers, ils sont repris automatiquement.

Il reste possible lors de l'impression de modifier le modèle d'impression et le nombre d'exemplaires que vous souhaitez.

Montant

Ce groupe contient les totaux du document. Il est composé des champs : 

• % remise / Soit : Saisissable et calculé.
  A la saisie d'un % remise, le champ "soit" est calculé et donne le montant de la remise.
  Si le champ est renseigné dans le pied de l'onglet Détail, il est reprit automatiquement et est modifiable.
• Total Brut HT : Non saisissable, calculé.

  Somme des montants HT présents dans les lignes.

• Total HT remisé : Non saisissable, calculé. 

  Total Brut HT - Montant de la Remise en pied (% remise / Soit).

• Frais de port : Liste de choix pour sélectionner une fiche de frais de port.

  Suite à la sélection de la fiche, les champs "Port HT" et "TVA Port" sont automatiquement renseignés.

• Port HT : Saisissable.

  Si le champ est renseigné dans le pied de l'onglet Détail, il est repris automatiquement et est modifiable.

• TVA Port : Liste de choix pour indiquer la TVA à prendre en compte. 

  Si le champ est renseigné dans le pied de l'onglet Détail, il est repris automatiquement et est modifiable.

• Frais de facturation HT : Saisissable.
• TVA Frais : Liste de choix pour indiquer la TVA à prendre en compte.
• Total TVA : Non saisissable, calculé. 

  Il est repris du Montant de TVA présent dans le groupe TVA ci-dessus.

• Eco-contribution : Non saisissable, calculé.

  Somme des montants éco-contribution TTC présents dans les lignes.

• Frais de recyclage : Non saisissable. Il est repris de l'onglet Détail.

  Les frais de recyclage sont présents uniquement si l'option a été activée dans les paramètres-Société-Documents de vente. 

• Total TTC : Saisissable et calculé
  Total HT remisé + Frais de facturation + Frais de port + Montant TVA.
  Ou si gestion de l'éco contribution et/ou Frais de recyclage : Total HT remisé + Montant TVA + Eco-Contribution + Frais de recyclage + Frais de facturation + Frais de port.
  Il est possible de modifier le Total TTC du document, dans ce cas une nouvelle remise en pied de document sera calculée.
• Acomptes : Non saisissable (sauf pour les devis), calculé.

  Il est repris de l'onglet Acomptes. Il représente la somme des acomptes.

• Net à payer : Non saisissable, calculé.

  Total TTC - Acomptes. 

TVA

Tous les champs ci-dessous ne sont pas saisissables et sont calculés (sauf Taux de TVA).

• Taux TVA
  Liste des Taux de TVA utilisés dans les lignes du corps du document et dans le pied (TVA/Port, TVA /Frais).
  Si le taux de TVA du port et/ou du Frais est identique à au moins un taux de TVA en ligne, une seule ligne sera affichée.
• Montant HT
  Somme des montants HT Net présents dans les lignes du corps du document, les champs Port et Frais de facturation HT par taux de TVA.
• Montant de TVA
  Montant HT Net * Taux de TVA
• Montant de TVA d'acompte
  Montant repris des Factures et Avoirs d’acompte affectés au document (Ordre de réparation, Commande, Bon de livraison/réception, Facture) pour chaque ligne de taux.
• Solde TVA
  Montant TVA - Montant TVA Acompte
• Montant éco-contribution HT
  Somme des montants éco-contribution HT présents dans les lignes du corps du document
• Montant de TVA éco-contribution
  Montant éco-contribution * Taux de TVA

 

Onglet Adresses

Cet onglet contient par défaut l'adresse principale de facturation du tiers présent dans l'entête du document.

Ces informations peuvent être modifiées. Suite à la modification, les coordonnées du client en entête du document sont mises à jour. Un message vous propose également de mettre à jour la fiche tiers avec les nouvelles informations.

 

Onglet Facture électronique

Attention
La présentation de cet onglet ne concerne pas les Factures d'acompte et Avoirs d'acompte.

Cet onglet contient des informations relatives au paramétrage des données Chorus Pro pour réaliser l'envoi de la facture électronique.

• Référence de l'acheteur / Code service
  Il correspond au service exécutant sur Chorus PRO.
  Il est repris automatiquement de la fiche tiers sélectionnée sur le document. Vous avez la possibilité de le modifier.
  Ce champ est nécessaire pour la génération d'un fichier Factur-X
• Numéro d'engagement
  Il correspond à un numéro de commande sur Chorus.
  Ce champ est nécessaire pour la génération d'un fichier Factur-X

 

Onglet Infos Interfaces

Cet onglet apparait uniquement lorsqu'une interface est paramétrée dans Paramètres > Société > Interfaces > Outils de chiffrage.

Cet onglet permet d'informer quelle interface a été utilisée pour réaliser un chiffrage. 

Vous trouverez le nom de l'interface d'origine , l'identifiant du document sur l'interface ainsi que les informations complémentaires nécessaires. 

 

En version PRO sur les dossier Agent de marque Renault , lorsque les paramètres de l'interfaces FleetBox sont activés, et à partir de l'ordre de réparation, cet onglet vous permet de connaitre : 

• la référence FleetBox
• le N° de facture FleetBox
• le N° d'agrément
• le N° de révision 
• le N° d'accord loueur 
• le statut du dossier sur FleetBox 
• le statut de l'OR

Toute ces informations ne sont pas modifiables mais uniquement consultables. 

Vous trouverez les actions suivantes :  Accès messagerie FleetBox, Mettre à jour le dossier FleetBox et Annuler le dossier FleetBox

 

Onglet Notes

Cet onglet permet :

• de renseigner une référence. Elle peut être par exemple le n° de document chez le tiers.
• d'associer des documents. Plusieurs fichiers de différents formats peuvent être associés ainsi que des adresses web. La zone permet d'ajouter, supprimer, ouvrir ou modifier un/des document/s lié/s au document en cours.
• de saisir des commentaires. La zone de saisie permet de sélectionner un Message type et/ou d'indiquer des renseignements complémentaires. Depuis la barre d'outils, vous pouvez appliquer des attributs sur vos textes.

 

Onglets spécifiques pour certains types de documents

Des onglets sont également disponibles uniquement sur certains types de documents.

 

Onglet Détail

Attention
La présentation de cet onglet concerne uniquement les Factures d'acompte et Avoirs d'acompte.

Associé à

Cette partie permet de visualiser les documents (Ordre de réparation, Facture) sur lesquels est affecté le document d'acompte.
En cliquant sur l'icône à coté du numéro de document, vous pouvez ouvrir le document associé.

Montants

Ce groupe vous permet de saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le taux de TVA à appliquer.

Informations de paiement

Cette partie permet de pré-sélectionner les informations obligatoires sur une fiche règlement.
Le moyen de paiement est à renseigner obligatoirement.

Le champ Banque sera automatiquement renseigné, si une banque existe sur la fiche du Moyen de paiement sélectionné précédemment.
Si n'y a pas de banque sur la fiche "Moyen de paiement", c'est la banque définie dans les options du dossier qui sera indiquée automatiquement.
S'il n'y a pas de banque dans les options, vous devez sélectionner la banque que vous souhaitez.

A l'enregistrement du document, un règlement d'acompte est automatiquement généré. Un message vous propose d'ouvrir la fiche du paiement généré.

Impression

Ce groupe contient des informations complémentaires sur l'édition du document (Modèle d'impression, Nbre d'exemplaires, information que le document est imprimé, indication d'imprimer les conditions générales).

Par défaut, le modèle est celui défini par défaut dans la liste des modèles. Si le Modèle et le Nbre d'exemplaires sont indiqués sur la fiche tiers, ils sont repris automatiquement.

Il reste possible lors de l'impression de modifier le modèle d'impression et le nombre d'exemplaires que vous souhaitez.

 

Onglet Échéances

Attention
La présentation de cet onglet concerne uniquement les Factures d'acompte et Avoirs d'acompte.

Cet onglet permet de planifier les échéances d'un client pour le règlement d'une facture ou d'un avoir.

Barre d'actions/outils

Vous pouvez, si nécessaire et éventuellement, modifier les lignes générées à l'aide des boutons à votre disposition au dessus de la grille :

• Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne d'échéance.
• Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne d'échéance.
• Vues : Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
  Sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci.
• Répartir : Cliquez sur ce bouton pour répartir équitablement (en fonction du pourcentage de chaque ligne) le montant "Restant à répartir" sur les lignes d'échéance.
• Répartir sur la sélection : Cliquez sur ce bouton pour répartir le "restant à répartir" sur la ligne sélectionnée.
• Régler l'échéance : Cliquez sur ce bouton pour créer le règlement de la ligne échéance sélectionnée.

La modification ou suppression d'une ligne d'échéance partiellement ou entièrement réglée amènera lors de l'enregistrement du document au message suivant : " L'échéance du XX/XX/2008 de ce document a été dépointée du règlement du XX/XX/2008 d'un montant de Y€ (montant du règlement)."

Grille de saisie

Pour une facture, si un mode de règlement est sélectionné dans l'entête du document, les lignes d'échéances sont automatiquement calculées et s'affichent dans la grille.
Ce mode de règlement peut également être affecté automatiquement s'il est paramétré dans la fiche du client.

Si aucun mode de règlement n'est sélectionné en entête de document, une ligne d'échéance par défaut sera automatiquement créée.

Une ligne d'échéances contient les informations suivantes :

• Date échéance 
  Indiquez ici la date d'échéance souhaitée.
  Cette date est modifiable par saisie manuelle ou par la sélection d'une date depuis le calendrier.
• Montant
  Indiquez ici le montant de l'échéance.
  Le montant est le montant du document (net à payer) (génération automatique de l'échéance).
  Ce montant est modifiable par saisie manuelle.
• Moyen de paiement 
  Indiquez ici le moyen de paiement de l'échéance.
  Le moyen de paiement est soit "Chèque"(moyen par défaut défini lors de la génération automatique de l'échéance).
  Ce moyen de paiement peut être sélectionné manuellement.
• Solde dû : Montant de l'échéance
  Ce champ n'est pas saisissable.
  Il correspond au montant de l'échéance tant que celle-ci n'a pas été réglée.
  C'est à partir de ce montant que le "Solde dû" de l'entête de la grille est calculé.
• Générer le règlement : Case à cocher
  Elle reprise du mode de règlement et/ou moyen de paiement afin de définir la génération automatique ou pas d’un règlement à l’enregistrement de la facture.
  Vous avez la possibilité de modifier la sélection.
• Acompte : Case à cocher non saisissable, non affichée par défaut
  Il est renseigné (case cochée), lorsqu'un règlement d'acompte a été réalisé sur un document précédent (Ordre de réparation).

Pied de l'onglet

En pied de la grille des échéances, vous disposez d'un récapitulatif :

• Total des échéances
  Montant calculé
  Il correspond au Net à payer de la facture/de l'avoir.
• Restant à répartir
  Montant calculé
  Restant à répartir = Montant des lignes d'échéances - Total des échéances.
• Solde dû
  Montant calculé
  Solde dû = Somme des soldes dus des lignes d'échéances de la grille.

 

Onglet Acomptes

Depuis les documents de type Ordre de réparation ou Facture, il est possible de créer ou rattacher un document acompte liés à votre client.

Il sera possible d'associer ou créer une facture ou un avoir d'acompte uniquement si au moins une ligne valorisée est saisie dans l'onglet détail du document.

Barre d'actions/outils

Vous disposez des boutons suivants :

• Créer ... ... une facture d'acompte ou un avoir d'acompte
  Ces boutons permettent de générer une nouvelle facture d’acompte ou un nouvel avoir d'acompte (le code client est automatiquement affecté à ce document d'acompte).
  Suite à la saisie des données et à la validation de la facture d'acompte, vous devez valider et fermer la fiche du règlement associé.
  Si l'option "Afficher le paiement pour les factures d'acompte" n'est pas sélectionnée" (Paramètres/Société/Documents de vente) le règlement n'apparaîtra pas à l'écran, il sera validé automatiquement.
  Ensuite, la facture/l'avoir d'acompte est automatiquement affiché dans la grille.
  Le montant est ajouté (facture d'acompte) ou déduit (avoir d'acompte) dans la zone Acompte du pied de facture et le solde de TVA est calculé dans le récapitulatif de TVA
• Créer... ... un règlement
  Ce bouton est disponible uniquement sur les ordres de réparation.
  Il permet d'afficher une nouvelle fiche Règlements.
  La sauvegarde de ce règlement entraîne son affectation automatique au document.
  Aucun document d'acompte ne sera généré.
• Affecter...  ... un document d'acompte
  Suite à la sélection de ce bouton, vous pouvez accéder au champ "Numéro" et cliquer sur l'icône pour visualiser la liste de vos factures/avoirs d'acompte. Ensuite, dans la liste déroulante, sélectionnez le document d'acompte que vous souhaitez rattacher.
  Le montant de l'acompte est ajouté au montant d'acompte en pied de facture (onglet pied).
  Suite à l’affectation du document d’acompte et à la validation du document, le n° du document sera affecté sur le document d’acompte, dans la partie "Associé à".
• Affecter... ... un règlement
  Ce bouton est disponible uniquement sur les ordres de réparation.
  Suite à la sélection de ce bouton, vous pouvez accéder au champ "Référence règlement" et visualiser la liste de vos règlements. Ensuite, dans la liste déroulante, sélectionnez le règlement que vous souhaitez rattacher.
  Le montant de l'acompte est ajouté au montant d'acompte en pied de document (onglet pied).
• Afficher... ... l'acompte
  Sélectionnez un document d'acompte dans la liste et cliquez sur ce bouton pour visualiser son contenu.
  Le document d'acompte sera grisé car il devient non modifiable dès qu'il est rattaché à un document.
• Afficher... ...le règlement
  Sélectionnez un règlement dans la liste et cliquez sur ce bouton pour visualiser son contenu.
• Désaffecter
  Cette fonction permet de supprimer de la liste un document d’acompte ou règlement.
  Le montant d'acompte indiqué dans le pied de la facture (onglet détail) est mis à jour.
  Si aucune ligne de document d’acompte ou règlement n'est affichée dans l'onglet, la fonction n'est pas active.

Détail d'une ligne d'acompte

Pour chacun des documents d'acompte ou règlements associés, les champs ci-dessous sont affichés et non modifiables :

• Numéro
  Champ renseigné par le n° de la facture ou avoir d’acompte affecté au document.
• Référence règlement
  Champ renseigné par la référence saisie sur la fiche règlement affecté au document (disponible uniquement sur les ordres de réparation).
  C’est une liste déroulante à partir de laquelle il est possible de sélectionner les règlements à affecter. Il est grisé lors de l'affectation d'un document d’acompte.
• Date
  Champ renseigné par la date de la facture ou avoir d’acompte affecté au document.
• Montant TTC
  Champ renseigné par le montant TTC de la facture ou avoir d’acompte affecté au document.

Pied de l'acompte

Le pied de l'onglet contient les champs :

• Total TTC : Calculé et Saisissable.
  Total HT Net + Total TVA
  ou si gestion de l'éco contribution : Total HT Net + Total TVA + Eco-Contribution

Information
Il est possible de modifier le Total TTC du document, dans ce cas une nouvelle remise en pied de document sera calculée.

• Net à payer : Non saisissable, calculé.
  Total TTC - Acompte