Information
La gestion des n° de série/lot est possible uniquement si vous avez activé le module et que les fonctions disponibles sont sélectionnées.
Le suivi des dates de péremption propose deux modes en combinaison avec le suivi par n° de série ou n° de lot :
- Aucun
- Dates limites de consommation (DLC) : le produit ne doit plus être consommé passé cette date
- Dates limites d’utilisation optimales (DLUO) : le produit reste utilisable après la date, mais ces propriétés (goût, texture, …) peuvent être dégradées
Accès au suivi par date limite
Le suivi est activé à partir du menu Mes Paramètres > Paramètres société > Fonctionnalités disponibles (série ou/et lot et date de péremption).
Paramétrage
Dans l’univers "Mes paramètres > Paramètres société > Suivi par date limite" les options disponibles sont :
-
Dates limites de consommation avec les options suivantes :
- Contrôler lors d’une entrée
- Contrôler lors d’une sortie
- Autoriser l’attribution automatique des dates dépassées en sortie
-
Dates limites d’utilisation optimale avec les options suivantes :
- Contrôler lors d’une entrée
- Contrôler lors d’une sortie
- Autoriser l’attribution automatique des dates dépassées en sortie
Ces options permettent de définir, lors des opérations d’entrée ou de sortie du stock depuis les documents, diverses alertes qui pourront signaler qu’un n° de série/lot est arrivé à la date limite. Ce contrôle utilise la date du document comme référence.
Le comportement de ces alertes peut être paramétré indépendamment pour les DLC et Les DLUO. Les contrôles sont activés par défaut.
Pour les documents de stock qui acceptent une date de fin de transit, cette dernière (si elle est définie) sera utilisée pour contrôler les dates limites sur le dépôt de destination.
Il est possible d’autoriser l’attribution automatique des n° de série/lot dont la date limite est dépassée dans les documents qui vont sortir ces articles du stock. Cette option est désactivée par défaut.
Toujours depuis l’univers "Mes paramètres > Paramètres société > Documents de stock > Options générales", vous pouvez choisir le libellé qui sera automatiquement choisi pour les périmés sortis du stock.
Fiche élément
Le suivi par date limite se paramètre sur chaque fiche élément et n’est disponible que pour les suivis par n° de série ou n° de lot.
En plus du mode, 3 autres informations permettent d’affiner ce suivi :
-
Suivi permet de définir le mode de date limite
- Aucun
- Date limite de consommation
- Date limite d'utilisation optimale
- Durée de vie en jours : ne concerne que les ouvrages de fabrication et permet de proposer une date limite par défaut lors de la fabrication en ajoutant cette durée à la date du document.
-
Sortir du stock : permet de préciser un délai de sécurité ou de grâce :
- Avant la date limite : le n° de série/lot sera proposé à sortir du stock x jours avant la date limite
- Après la date limite : le n° de série/lot ne sera proposé à sortir du stock que x jours après la date limite (concerne plus particulièrement les DLUO)
Le suivi par date limite ne peut plus être modifié une fois que l’élément à un historique.
Le détail du stock par n° de série/lot fait apparaître la date limite, ainsi que la date de sortie calculée à partir du délai de sortie du stock. Les n° de série/lot sont classés par ordre croissant des dates limites.
Fiche famille élément
La fiche famille élément permet de définir le suivi par date limite et le mode de sortie du stock sur le même principe que la fiche élément.
Ces données pourront être répercutées sur les fiches élément lors de l’affectation de la famille à la fiche élément ou lors de l’enregistrement des modifications de la fiche famille élément.
Dépôt
Dans l’onglet Éléments, la colonne “Date limite” est affichée dans le détail d’un élément sérialisé/lot.
Documents
La date limite apparaîtra conjointement avec les n° de série/lot sur les documents qui sont mouvementés dans le stock. Selon le paramétrage, des messages d’alerte pourront signaler les dates limites dépassées.
Information
Les documents sans incidence sur le stock actuel (les devis, les commandes clients, les demandes de prix, les commandes fournisseurs, les ordres de fabrication, les ordres de transfert et les ordres de désassemblage) ne possèdent pas dans la grille de saisie des éléments champ "Date limite"
Quatre comportements principaux sont à considérer :
Documents qui effectuent une entrée en stock
La date limite devra être saisie en même temps que le n° de série/lot, soit directement sur la ligne élément, soit depuis la fenêtre de répartition.
Depuis la fenêtre de répartition, un bouton "Recopier la date" facilitera la saisie en recopiant la date de la ligne en cours sur les lignes suivantes si plusieurs n° de série/lot ont la même date limite.
Si le n° de série/Lot est déjà connu, sa date limite sera automatiquement récupérée. Un n° de série/lot ne pourra avoir qu’une seule date limite.
Documents qui effectuent une sortie de stock
La date limite sera systématiquement récupérée dès la sélection (depuis la ligne de document ou depuis la répartition) des n° de série/lot et ne sera pas modifiable.
L’attribution automatique sélectionne les n° de série/lot dans l’ordre croissant des dates limites.
Selon le paramétrage, les dates limites dépassées seront ignorées ou autorisées lors de l’attribution automatique.
Inventaire
L’assistant de préparation d’inventaire permet de mettre automatiquement à 0 le nouveau stock des n° de série/lot dont la date limite est dépassée. L’écart sera attribué au justificatif choisi dans les paramètres société.
Les cases à cocher ci-dessous permettent cette fonctionnalité :
- Mettre à 0 le stock des n° série/lot dont la date limite de consommation est dépassée
- Mettre à 0 le stock des n° série/lot dont la date limite d’utilisation optimale est dépassée
Information
Pour les n° de série/lot connus, la date limite sera automatiquement récupérée et non modifiable.
Pour les n° de série/lot ajoutés en saisie, la date limite sera obligatoire.
Pour les bons de transfert, le comportement est le même que les sorties : la date limite sera sélectionnée en même temps que le n° de série/lot et restera la même dans le dépôt de destination.
Réapprovisionnement
Les assistants de réapprovisionnement permettent de tenir compte des dates limites dépassées pour déterminer le stock de référence à l'aide des cases à cocher :
- Déduire les quantités dont la date limite de consommation est dépassée
- Déduire les quantités dont la date limite d’utilisation optimale est dépassée
Autres documents
Dans les fonctionnalités ci-dessous, les colonnes "Date limite" et "Type de date limite" sont présentes :
- Mouvements de stock,
- Traçabilité n° de série/lot,
- Historique client par élément,
- Historique fournisseur par élément.
Consultation des dates limites
La consultation des dates limites est disponible depuis l’univers Bibliothèques | Stocks > Éléments > Dates limites.
Par défaut, cet écran liste tous les numéros de série/lots dont la date de sortie est dépassée à la date du jour.
Il est possible de modifier la date limite de référence par exemple pour anticiper les péremptions.
Il est également possible d’utiliser la date limite réelle (hors délai de sortie).
Enfin, il est possible d’affiner le filtre par éléments, fournisseurs, dépôts et emplacements.
Plusieurs actions sont disponibles depuis cette fenêtre :
- Créer un bon de sortie : l’application va créer un bon de sortie avec tous les n° de série/lot listés dans la fenêtre. Les quantités seront automatiquement affectées à la justification définie pour les périmés.
- Créer un bon de sortie pour la sélection : idem, mais limité aux lignes sélectionnées par l’utilisateur.
- Afficher l’élément : ouvre la fiche élément correspondant à la ligne sélectionnée.
- Afficher le fournisseur : ouvre la fiche du fournisseur principal correspondant à la ligne sélectionnée.
Impressions
Par l’univers Impressions > Bibliothèques | Stocks > Éléments, depuis la catégorie "Dates limites" vous pouvez imprimer la liste des éléments avec une date de péremption en fonction de différents critères.
Tableau de bord
Le tableau de bord permet également d’afficher un suivi par date limite réparties en 2 rubriques :
- Les n° de série/lot dont la date de sortie est dépassée,
- Les n° de série/lot dont la date de sortie sera dépassée dans moins de x jours.
Il est possible dans le paramétrage de choisir d’afficher ou pas l’une des 2 rubriques. Le délai de la deuxième est également paramétrable.
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