Assistant d'import paramétrable

Accès : Outils - Import /Export - Import paramétrable

 

Cet assistant permet d'importer des salariés, des banques, des horaires et un plan comptable en format TXT ou CSV (pour le plan comptable). 

Pour importer des salariés, des banques, des horaires et un plan comptable, il suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. 

Première page : Bienvenue 

 

Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de faire un import de données.

Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.

Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre l'assistant.

 

Deuxième page : Destination et source de l’import

Cette étape permet de sélectionner ce que l'on désire importer :

-les salariés 

-les banques

-les honoraires 

-le plan comptable 

-les groupes utilisateurs

 

Dans le champ Fichier à importer, sélectionnez le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque

Vous pouvez définir le chemin par défaut à partir du menu Outils + Options + Général...

Dans le champ Nom du paramétrage, vous avez la possibilité de sélectionner un fichier issu d'un import du même type de données : cela permet de récupérer dans votre nouvel import tous les paramétrages faits précédemment.

Le bouton Supprimer permet de supprimer les paramétrages devenus inutiles. Cette suppression est définitive.

 

Importer les données par lot (plus rapide, mais un lot importé ne peut être annulé) :

Cochez cette option si le fichier à importer a un volume important ; l'import se réalisera alors automatiquement par morceau de fichier.

Nous attirons votre attention sur le fait qu'un lot importé ne pourra pas être annulé.

 

Renommer le fichier après import (.bak) :

Cochez cette option si vous souhaitez que le fichier importé soit renommé en .bak après son import.

Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.

 

Troisième Page : Codage du fichier

Cette étape vous permet de sélectionner certains points en fonction de votre fichier d'import.

Séparation des champs délimités :  

Ce choix signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le point-virgule, la virgule, l’espace, la tabulation …).

Le choix est automatique en fonction du contenu fichier.

Dans la Quatrième page, Les séparateurs / identificateurs indiquent :

-le caractère séparateur des champs.

- le caractère délimitant les champs (l'identificateur, guillemet par exemple).si besoin.

Séparation des champs en largeur fixe :

Ce choix signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.

Le choix est automatique en fonction du contenu fichier.

Dans la Quatrième page, la largeur des champs :

-Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères.

Commencer l’import à la ligne n° :

Cette option permet d’indiquer le numéro de la première ligne à importer. Par exemple, dans le cas où le fichier à importer contient une ligne vide. 

Ligne d’entête : la première ligne contient le nom des champs :

Cochez cette option si le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs.

Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.

 

Quatrième page : Délimités : champs séparés par des caractères

Cette étape est en lien avec la troisième page (voir Séparation des champs délimités et Séparation des champs en largeur fixe)

 

Cinquième page : Association des champs de la table avec les champs du fichier

Dans cette étape, il faudra faire l'association des champs de la table avec les champs du fichier.

Il faut associer chaque champ avec la colonne correspondante. Pour cela, sélectionner le champ Colonne source qui ouvrira une liste déroulante dans laquelle vous retrouverez tous les titres de colonne de votre fichier.

Dans le champ en bas de cette page d’assistant, vous pouvez indiquer un nom au paramétrage si vous souhaitez le réutiliser ultérieurement. Lors du prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner au début de l’assistant.

 

Sixième page : Résumé des paramètres

Cette étape permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.

Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import paramétrable. 

 

Septième page : Opération terminée

Cette page affiche le compte rendu de l'opération. Elle indique si l'assistant s'est déroulé avec succès ou non et pour quelles raisons.

Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l'assistant. 

 

Importer un plan comptable.

Pour importer un plan comptable, il faut que votre fichier soit en un format particulier.

En Format TXT ou Format CSV.

Sur la cinquième page, pour cet import,  3 colonnes obligatoires doivent être renseignées :

-N° du compte 

-Intitulé

-Type

 

Quand vous cliquerez sur Lancer pour exécuter l'import paramétrable à la fin de la sixième page, vous rencontrerez ce message :

 

Ce message indique que l'on ne peut pas modifier un compte racine.

Ignorer :  Action pour poursuivre l'import sans tenir compte de ce message. 

Ignorer Tous : Action pour poursuivre l'import sans tenir compte de tous les messages. 

Arrêter : Cela arrête l'import, mais les informations du paramétrage des pages précédentes sont conservées.

Annuler : L'import est annulé et les informations des pages précédentes aussi. 

Quand la sixième page s'affiche, vous rencontrez ce message d'information :

 

Cela indique juste que les comptes de type racine n'ont pas pu être importés et qui ne pourront pas, du fait, que l'on ne peut pas saisir en comptabilité sur un compte de type racine. 

À la septième page, vous aurez l'opération terminée :

Cette page affiche le compte rendu de l'opération. Elle indique si l'assistant s'est déroulé avec succès ou non et pour quelles raisons.

Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l'assistant. 

Avertissements sur les imports

Il est fortement déconseillé d’accéder en écriture à la base de données par un autre moyen que l’application (imports disponibles) ou l’exécution de lignes de commandes (via le SDK), afin de respecter la cohérence des données.

Certains critères pour l'import sont demandé en fonction du type d'import effectué :

 

Dates

Ces différents formats de date sont acceptés :

- JJMMAA

- JJ/MM/AA

- JJMMAAAA

- JJ/MM/AAAA

 

Les années peuvent être sur 2 ou 4 caractères.

Une date peut ne pas avoir de séparateur ou avoir des séparateurs de type.

 

Salariés

Les champs obligatoires en import salariés sont :

-Civilité

- Nom d'usage

- Prénom

- Date d'entrée

- Date d'entrée du contrat

 

Si le champ Matricule est vide, alors une nouvelle fiche est créée.

Si le champ Matricule n'est pas vide, alors la fiche contenant ce Matricule est mise à jour.

 

On peut importer au maximum 10 champs personnalisés par salarié à condition que le champ personnalisé existe déjà dans le dossier destinataire.

Banques

Pour la création d'une nouvelle banque en import, le Code et le Nom sont obligatoires.

Les champs Compte comptable et Journal prennent des valeurs par défaut.

Pour la mise à jour d'une fiche Banque déjà existante, seul le champ Code est obligatoire (toujours en majuscule) et non modifiable.

Si un champ est vide dans le fichier d'import, alors il n'est pas traité et ne supprime pas les données existantes.

Honoraires

Il n'y a pas de mise à jour des honoraires par l'import : si un fichier est réimporté, alors il est importé une deuxième fois.

→Pour une personne morale :

Le seul champ obligatoire est : Raison sociale.

S'il y a doublon des Raisons sociales en import, les champs SIREN et NIC doivent être également renseignés pour les différencier.

 

→Pour une personne physique (non salariée dans l'établissement) :

Les champs obligatoires sont :

- Nom  (S'il y a doublon des Noms et Prénoms en import, alors le champ Profession ou qualité doit être renseigné en plus pour les différencier).

- Prénom. (S'il y a doublon des Noms et Prénoms en import, alors le champ Profession ou qualité doit être renseigné en plus pour les différencier).

- Date de versement

- Code Sous nature OU Sous nature de la nature avantage en nature

- Établissement, uniquement dans le cas d'un dossier multi-établissements

 

→Pour une personne physique de type Salarié :

Les champs obligatoires :

- Nom OU Matricule

- Date versement

- Code OU Sous nature

- Établissement, uniquement dans le cas d'un dossier multi-établissements

 

Le champ Montant n'est pas obligatoire.

L'Établissement est obligatoire uniquement dans le cas d'un dossier multi-établissements. Dans le cas d'un dossier avec établissement unique, le champ peut être vide dans le fichier d'import.

 

Utilisateurs / Groupes d’utilisateurs

L’utilisateur SDK ne peut être importé ou exporté que si la licence de l’utilisateur du logiciel le permet.

Les groupes et droits de l’utilisateur Administrateur ne peuvent être modifiés par import paramétrable.

Les mots de passe sont exportés cryptés.

Lors de l'import de l'utilisateur, le champ est intégrateur n'est pas importé.