Comment gérer les n° de série/lot ?

Information
La gestion des n° de série/lot est possible uniquement si vous avez activé le module et que les fonctions disponibles sont sélectionnées.

Chaque unité d’un élément peut être identifiée par un n° de série ou lot.

Les éléments concernés sont de type "Fourniture" et "Ouvrage de fabrication".

Le n° de série/lot suit chaque unité de l’élément tout au long de son historique et permet donc la traçabilité depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison au client avec toutefois les différences suivantes :

Les n° de série identifient chaque unité d’un élément dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).
Les n° de lot permettent d’identifier des sous-ensembles du stock d’un élément (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc...). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, ...).

La gestion des n° de série/lot s'effectue par la fiche élément, onglet “Stock” + “Mode de suivi” et il peut aussi être défini sur la famille élément.

Information
Pour chaque série et lot, vous pouvez définir une gestion de dates limites.

Les N° de série/lot sont ensuite renseignés lors :

d'un inventaire,
de la saisie des documents de ventes et achats,
de la saisie d'une commande si les fonctions disponibles "Mouvements de stock virtuels / Réservation de stock" sont sélectionnées,
de la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,
de la réalisation d'un transfert ou regroupement de documents.

Enfin, il est possible de rechercher les n° de série/lot par l'intermédiaire de l'historique de l'élément, des mouvements de stocks et la traçabilité (univers Bibliothèque | Stocks).

Information
À partir de l’univers "Impressions > Bibliothèque | Stocks > Traçabilité n° de série | lot", grâce au filtre sur le n° de série/lot, il est possible d'imprimer des étiquettes élément par n° de série/lot. Le modèle est "Étiquette N° de série_lot (code barre)".

Règle sur la saisie des n°de série/lot dans les documents

Dans les documents vente, achat et stock, l’ajout d’éléments suivis par n° de série/lot s’accompagne des comportements suivants :

Les quantités saisies sont :
- - Pour les n° de série : obligatoirement des valeurs entières,
  - Pour les n° de lot : valeurs avec décimales autorisées.
Les documents qui n’influent pas sur le stock réel (devis, bon de commande…) ne permettent pas la saisie d’un n° de série/lot.
Pour les n° de série, en cas de saisie d’une quantité supérieure à 1, l’application propose de répartir les n° de série/lot quel que soit le type de document de manière que chaque ligne répartie fasse apparaître une quantité de 1 et permettre de préciser le n° de série à créer ou à sortir.
Pour les n° de lot la répartition est libre, il faut donc saisir une quantité pour chaque n° de lot.
La présence d’une répartition sur plusieurs n° de série/lot est signalée dans le champ [...].
Dans le cas où la répartition n’est pas obligatoire (quantité ligne à 1 pour les n° de série ou un seul n° de lot), la saisie du n° de série/lot continue à être disponible directement sur la ligne.
Les lignes d'ouvrages sont dupliquées dans le cas où au moins un des composants est suivi par n° de série/lot.
Si la quantité saisie doit créer une entrée en stock, à l’enregistrement du document, l’utilisateur doit saisir un n° de série/lot valide.
Si la quantité saisie doit créer une sortie stock, à l’enregistrement du document, l’utilisateur doit sélectionner un n° de série/lot disponible en stock.

Un bouton "Attribuer série/lot" dans la barre d’outils des lignes de document permet d’attribuer automatiquement les n° de série/lot :

Pour les entrées en stock, il faut comme précédemment que la ligne courante soit renseignée avec un n° de série/lot valide.
Pour les sorties de stock :
- les n° de série présents en stock sont automatiquement sélectionnés par ordre alpha numérique,
- pour les n° de lot, les quantités sont automatiquement attribuées en fonction du stock disponible.

Cas particulier :

Transfert ou Regroupement de certains documents

Les traitements des transferts et des regroupements pour les devis, demandes de prix, commandes (achat ou vente), ainsi que les ordres de fabrication, de désassemblage et de transfert nécessitent un complément de saisie pour préciser les n° de série/lot à mouvementer.

Pendant l’opération, la fenêtre de saisie des n° de série/lot apparaît pour chaque document généré si nécessaire.

La saisie des n° de série/lot bénéficie des mêmes règles et possibilités décrites pour les documents.

Pour les transferts des ordres de fabrication et de désassemblage, les lignes des ouvrages pourront être dupliquées en suivant les mêmes règles que sur les documents.

Si l’utilisateur annule cette saisie, le transfert ou le regroupement sera annulé.

Commande client

Si les fonctions disponibles "Mouvements de stock virtuels / Réservation de stock" sont sélectionnées, lors de la réalisation de la commande, la saisie de n° de série/lot est possible, mais pas obligatoire.

Attention
Le n° de série/lot doit exister dans la base (Bon d’entrée, Commande fournisseur, ...)

Les mouvements de stock de type "Réservation" sont générés pour chaque numéro.

Dès la réception des éléments, la livraison s’effectue sans avoir à saisir les numéros, car ils ont été saisis par anticipation et les mouvements de stock passent en réels.

Information
Sur la commande client, les numéros de série/lot doivent être indiqués pour la totalité de la quantité présente sur la ligne de commande.

Lors de la livraison d’une commande, si la quantité livrée est différente de la quantité commandée ou si le n° de série/lot de la commande ne correspond pas à la livraison :

Vous devez modifier les n° série/ligne sur les lignes
Vous pouvez changer de numéro, mais pas supprimer le numéro référencé afin de garder l’historisation des lignes de document. Pour le modifier, vous devez insérer une ligne n° série/lot et indiquer la quantité "zéro" sur la ligne du n° de série/lot présent sur la commande.
Si l'élément de la commande ne sera jamais livré, vous devez indiquer un reliquat à "zéro".

Information
Pour un élément suivi par date limite, il est impossible de saisir une date sur la commande client, de même sur la commande fournisseur. C’est à la réception de la commande fournisseur que vous pouvez indiquer une date limite. Cette date n’est pas reportée sur la commande client. Lors de la livraison de la commande, la date est prise en compte.

Livraison, réception et traitement partiels

Les traitements des livraisons et des réceptions conservent le comportement habituel et nécessitent seulement la saisie des n° de série/lot pour les éléments concernés par ces modes de suivi.
La saisie des n° de série/lot bénéficie des mêmes règles et des possibilités décrites pour les documents.

Inventaire

La préparation de l’inventaire propose 2 modes de remplissage incluant ou non les n° de série/lot épuisés.

L’insertion d’un élément suivi par n° de série/lot ajoute autant de lignes qu’il y a de n° de série/lot à inventorier de manière à faire un inventaire complet de l’élément. Ces lignes sont regroupées sur le détail d’une ligne récapitulative unique. Il est impossible de saisir sur cette ligne (grisée).

Les lignes de détail ne peuvent être supprimées ou déplacées en dehors de la ligne récapitulative.

Il est par ailleurs possible d’ajouter des lignes de détail supplémentaires où cette fois le n° de série/lot est en saisie afin d’ajouter au stock de nouveaux n° de série/lot. Pour ces lignes, la fenêtre de répartition est accessible et permettra d’ajouter plus rapidement plusieurs n° de série /lot.

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