Congés et absences

Saisie des congés et absences

Accès : Salariés - Congés et Absences

Ce tableau permet de saisir les congés et absences de tous types pour l'ensemble des salariés.

La saisie peut se faire sur la période de paie en cours mais également par anticipation sur les mois suivants.

 

Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez saisir les congés et absences en filtrant sur :

- la période de paie :

Par défaut, l’affichage se fera sur le mois et l’année de l’exercice en cours.

Grâce à la liste déroulante Afficher, sélectionnez le nombre de mois que vous souhaitez afficher dans la grille. Le nombre de mois affiché est dépendant de la période indiquée.

Vous choisissez la période de mars NN. Si vous choisissez d'afficher 6 mois, alors les calendriers iront de mars NN à août NN.

- l'établissement :

Seuls les salariés rattachés aux établissements sélectionnés apparaîtront dans la grille.

Pour travailler sans distinction sur tous les établissements du dossier, il vous suffit de laisser vides la borne de début et la borne de fin.

- les salariés et leur statut de présence

Type d'absences:

Vous devez sélectionner le type d'absence concerné par les congés à poser.

Il est possible de retirer des absences en vidant le champ Type d'absence. Le but est de faciliter la suppression d'absences erronées, sans avoir à analyser le compteur et à faire plusieurs sélections consécutives de différents types d’absence.

Afficher les compteurs :

Permet d’afficher dans la grille le décompte des jours acquis, pris et restant sur l’année N et N-1.

Gestion des absences

Poser :

Ce bouton permet de poser un congé / absence sur les jours sélectionnés.

Retirer :

Ce bouton permet d'annuler un congé / absence sur les jours sélectionnés.

Matin :

Ce bouton permet de poser une matinée de congé / absence sur les jours sélectionnés.

Après-midi :

Ce bouton permet de poser un après-midi de congé / absence sur les jours sélectionnés.

Journée entière :

Ce bouton permet de poser une journée entière de congés / absence sur les jours sélectionnés.

Hors bulletins :

Par défaut, ce champ affiche Associable au bulletin, car normalement tous les congés / absences doivent être décomptés sur le bulletin.

Néanmoins, si vous ne souhaitez pas qu'une absence soit décomptée sur les bulletins, il vous suffit de sélectionner Hors bulletins.

L’option Hors bulletins permet de saisir des absences qui n’apparaissent pas sur le bulletin mais seront déclarées en N4DS. Cette fonctionnalité est utilisée notamment en cas de reprise de paie afin de renseigner toutes les absences qui n’ont pas été mises sur le bulletin mais que l’on souhaite voir apparaître en déclaration.

Pour déclarer une absence hors bulletin :

- Saisissez l’absence dans l’onglet saisie des Congés/Absences du volet de navigation du bulletin

- Cochez l’option Hors bulletin

- Calculez le bulletin

L’absence n’est pas reprise sur le bulletin mais elle apparaît en déclaration DADS-U.

La  saisie des absences Hors bulletins est également possible via la saisie des congés et absences en masse accessible dans le menu Salariés du volet de navigation.

Actualiser :

Ce bouton permet d'actualiser la grille.

Recalculer :

Ce bouton permet d'effectuer un recalcul des jours et des heures des salariés affichés.

Cela est utile dans le cas d'une modification du planning ou des méthodes de calcul.

Voir le salarié :

Ce bouton permet d'accéder directement à la fiche du salarié.

Voir l'arrêt de travail :

Ce bouton permet d'accéder à la fiche Arrêt de travail.

Calculer le bulletin :

Ce bouton permet de lancer un recalcul du bulletin en tenant compte des absences et congés ayant une date de validité comprise dans la période d'emploi du bulletin en cours.

Légende des jours posés :

L’affichage dans la grille de saisie des congés et absences définit en fonction du type de jour posé a des codes visuels différents :

• Violet : correspond aux absences validées dans un bulletin.

• Vert : correspond aux  jours d’absence posés mais non validés dans un bulletin.

• Jaune : correspond aux jours ajoutés par EBP (en cas de gestion des CP en jours ouvrables ou de salariés en temps partiel).  

• Orange : correspond aux absences saisies dans une fiche Arrêt de travail

• Encadré bleu : correspond aux jours posés pour lesquels l’option Hors bulletins a été cochée.

• Etoile : correspond au chevauchement des jours posés, signifie que plusieurs types d’absences ont été saisis pour le même jour.

Compteurs

La partie Compteurs (située à droite) permet de visualiser, par jour, le nombre de jours et d'heures ainsi que la validité pour le décompte sur le bulletin.

Le nombre de jours et d'heures est déterminé en fonction du planning du salarié.

Modifier la validité :

Ce bouton permet de modifier la date de validité.

Pour modifier la date de validité vous devez d'abord sélectionner la période d'absence dans la partie Gestion des absences.

Pour rappel la date de validité sert à prendre en compte les périodes d'absences pour le calcul du bulletin.

Vous avez une absence pour congés payés du 15/03/NN au 20/03/NN avec une date de validité au 31/03/NN.
Les rubriques de brut servant au calcul des congés se calculeront automatiquement lors de la réalisation du bulletin de mars.
Si vous souhaitez que les congés soient pris en compte sur le bulletin du mois d'avril, il vous suffit de sélectionner la période de congés du 15 au 20 mars dans la partie Gestion des absences (partie de gauche), puis de cliquer sur le bouton Modifier la validité, puis de remplacer la date par le 30/04/NN.

La date de validité doit obligatoirement être égale ou postérieure à la date de congés.