Documents administratifs

Accès : Etablissements - Documents administratifs

Liste des Documents administratifs

 

La gestion de cette liste utilise des fonctions communes à toutes les listes.

Pour ajouter un document administratif, vous devez cliquer sur la tâche Créer un document administratif.

Cette liste affiche tous les documents administratifs créés et enregistrés selon quatre onglets :

Etablissements :

Cet onglet affiche uniquement les documents liés aux établissements.

Salariés :

Cet onglet affiche uniquement les documents liés aux salariés.

Bulletins :

Cet onglet affiche uniquement les documents liés aux bulletins.

Tous :

Cet onglet affiche l'ensemble des documents.

Créer un document administratif

Cette action permet de réaliser un nouveau document administratif.

Tous les documents réalisés ne seront pas stockés dans votre dossier. Vous ne pourrez donc pas les réimprimer à tout moment à partir du logiciel.

Certains documents administratifs peuvent être réalisés depuis d'autres menus. C'est le cas notamment pour :

- La déclaration préalable à l'embauche : accessible depuis le menu Préparez vos déclarations => DPAE

Importer un document :

Cette action permet d'importer des documents externes à la paie afin de les associés à un salarié, un établissement ou bien encore à un bulletin.

Nouveau modèle de document administratif :

Cette action permet de créer un nouveau modèle de document administratif.

Exporter en PDF :

Cette action permet d'enregistrer le document directement en PDF dans le répertoire renseigné dans le menu Outils + Options + Import/Export.

Envoyer des documents par mail :

Cette action permet d'ouvrir l'assistant d'envoi par mail.

Créer un document administratif

Cet assistant permet de générer un ou plusieurs documents administratifs à partir de modèles de documents administratifs.

Nous vous proposons un large choix de modèles de documents. Ces différents modèles sont classés par thème :

• Congés

• Embauche CDD

• Embauche CDI

• Portabilité du droit individuel à la formation

• Portabilité de la prévoyance

• Sanctions

• Sortie salarié

• Autres documents...

Pour créer un document administratif, il suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant.

Première page : Bienvenue

Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre l'assistant.

Deuxième page : Paramétrage de la création de document

Modèle :

Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre document.

Si le document que vous devez créer n'existe pas, vous avez la possibilité de créer vos propres modèles.

Ne pas ouvrir les documents à la fin de l'assistant :

Permet de ne pas ouvrir automatiquement le document lorsqu'il aura été généré. 

Cette option est surtout utile lors de génération de documents en masse pour ne pas ouvrir tous les documents. 

Filtres : 

En fonction du modèle choisi, des filtres seront disponibles : Etablissements, Salariés et Bulletins.

Si aucun salarié/bulletin n'est sélectionné, le document est alors généré sur l'ensemble des salariés/bulletins.

Vérifier :

Ce bouton permet de contrôler si toutes les conditions sont réunies afin d'exécuter l'assistant.

Si ce n'est pas le cas, des messages bloquants ou non s'affichent.

 

Cliquez sur Lancer pour créer votre document administratif ou sur Suivant pour passer à la deuxième page de paramétrage dans le cas des documents d'attestations de salaires.

Troisième page : Paramétrage de la création de document  (Cette page n'est visible que pour les attestations de salaires)

Type d'absence :

Ce champ permet de cocher automatiquement l'absence concernée dans le document généré.

Date du dernier jour de travail / Date de reprise anticipée :

Ce champ permet de saisir les dates liées à l'absence.

Subrogation :

Ce champ permet de saisir les dates liées à la subrogation.

Période de référence :

Ce champ permet de filtrer les bulletins à prendre en compte dans les attestations de salaires.

Actualiser :

Ce bouton permet de rafraîchir la liste des bulletins en fonction de la Période de référence renseignée.

Liste des bulletins :

Ce tableau permet de sélectionner les bulletins à prendre en compte dans les attestations de salaires.

Vérifier :

Ce bouton permet de contrôler si toutes les conditions sont réunies afin d'exécuter l'assistant.

Si ce n'est pas le cas, des messages bloquants ou non s'affichent.

 

Cliquez sur Lancer pour créer votre document administratif.

Quatrième page - Récapitulatif

Cette page affiche le compte rendu de l'opération. Elle indique si l'assistant s'est déroulé avec succès ou non et pour quelles raisons.

 

Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l'assistant.

Modifier un document administratif

Il est possible, depuis votre logiciel de paie, de créer des documents administratifs en passant par l'assistant. Un document administratif est toujours généré depuis un modèle de document administratif mais est modifiable une fois généré.

Classeur :

Ce champ permet de sélectionner ou modifier le classeur initialement défini par l'assistant de création du document.

Nom de fichier :

Ce champ permet de modifier le nom du fichier initialement paramétré par l'assistant de création de documents.

Description :

Ce champ permet de saisir ou modifier le libellé de votre document.

Selon le format de votre document, les outils a disposition pour l'éditer seront différents :

• Au format DEP :
  Les documents au format DEP correspondent à des formulaires où seuls certains champs sont éditables.

• Au format RTF:
  Les documents au format RTF correspondent à des documents textes totalement éditables.

 

L'édition d'un document administratif est presque identique à celle d'un modèle de document administratif.

Importer un document administratif

Cet assistant permet de sauvegarder vos documents externes dans le logiciel EBP Paie Open Line.

 

Pour importer un document, il suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant.

 

Première page : Bienvenue

Cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre l'assistant.

 

Deuxième page :  Paramétrage de l'import de document

Fichier :

Ce champ permet de sélectionner le fichier à importer.

Attacher le document à :

Ce champ permet de sélectionner la cible du document à importer.

Classeur :

Ce champ permet d'indiquer le classeur dans lequel sera organisé le fichier importé.

Si aucun classeur n'est renseigné, le document sera classer dans : Autres documents.

 

En fonction de la cible choisie, des filtres seront disponibles : Etablissements, Salariés et Bulletins.

Vérifier :

Ce bouton permet de contrôler si toutes les conditions sont réunies afin d'exécuter l'assistant.

Si ce n'est pas le cas, des messages bloquants ou non s'affichent.

 

Cliquez sur Lancer pour exécuter l'import du document.

 

Troisième page : Récapitulatif

Cette page affiche le compte rendu de l'opération. Elle indique si l'assistant s'est déroulé avec succès ou non et pour quelles raisons.

 

Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l'assistant.

 

Fiche Classeur

La gestion de cette fiche est commune à toutes les fiches.

Un classeur est élément qui permet de classer les modèles de documents administratifs. Ils se retrouvent donc aussi bien dans la liste ou la fiche des modèles de documents administratifs, dans la liste des documents administratifs...

Les suppressions restent possibles si la caisse n'est pas rattachée à un document.

Code :

Saisir l'identifiant.

Ce code est obligatoire et doit être unique. Après enregistrement, le code ne pourra plus être modifié.

Code système :

Le code est à sélectionner parmi une liste de valeurs système.

Libellé :

Saisir son descriptif.

Inactif :

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet élément dans les listes.

Notes :

La gestion d'une note est commune à toutes les fiches.