Plannings annuels

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Liste des plannings annuels et modèles de semaines

 

La gestion de cette liste est commune à toutes les listes.

Les plannings annuels peuvent être utilisés dans les fiches salariés. Ils permettent de décompter correctement les congés et absences.

Onglets :

Cette liste est séparée en deux onglets :

- Plannings annuels, qui contient les plannings annuels enregistrés sur le dossier.

- Modèles de semaine, qui contient les modèles de semaines qui ont permis d’alimenter les plannings annuels.

Des Modèles de semaine sont livrés par défaut : ils correspondent aux cas de base les plus fréquents.

Mais vous pouvez toujours créer tous les Plannings annuels ou les Modèles de semaine dont vous avez besoin.

Inactiver / Activer :

Ces tâches permettent de masquer ou d’afficher les éléments sélectionnés dans les listes.

 

Fiche Plannings Annuels

La gestion de cette fiche est commune à toutes les fiches.

Il n'est cependant pas possible de créer de nouveau planning depuis la fiche, il faut utiliser le bouton Ajouter de la liste des plannings.

Les plannings annuels sont utiles dès lors qu’au moins l’un de vos salariés doit effectuer des horaires différents de semaine en semaine, de mois en mois…

 

Un salarié doit travailler ainsi :

- Sur la première semaine de chaque mois, il doit travailler lundi et mardi.

- Sur la deuxième semaine de chaque mois, il doit travailler mercredi et jeudi.

- Sur la troisième semaine de chaque mois, il doit travailler vendredi et samedi.

- Sur la quatrième semaine de chaque mois, il doit travailler samedi et dimanche.

 

Les plannings annuels peuvent être notamment utilisés dans les fiches salariés. Ils permettent de décompter correctement les congés et absences.

Pour utiliser correctement les plannings annuels, il est indispensable de paramétrer au préalable les Modèles de semaine qui vont permettent de les alimenter.

 

Code :

Le code est obligatoire.

Il est unique : il doit obligatoirement être différent d’un code déjà attribué à un autre Planning annuel ou à un Planning hebdomadaire ou encore à un Modèle de semaine.

Il n’est plus modifiable une fois la fiche enregistrée.

Description :

Saisissez ici le libellé qui vous parait le plus clair pour identifier votre planning.

Inactif :

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet élément dans les listes.

 

Le planning est constitué par année civile.

Chaque année civile est divisée en autant de semaines que nécessaire pour couvrir toute l’année.

Chaque semaine est identifiée par son numéro (S1, S2, S3…) par ses dates (Du lundi 2 janvier 2017 au dimanche 8 janvier 2017…).

Les champs Semaine, Du et Au ne sont pas directement modifiables.

Sur chaque semaine, vous pouvez renseigner le Modèle de semaine correspondant.

Planning défini jusqu'à

Cette date se renseigne automatiquement en fonction du remplissage du planning.

Elle correspond au dernier jour de la semaine sur lequel un modèle de semaine a été renseigné.

Cela vous permet de vérifier rapidement la validité de votre planning annuel.

Exercice

Par défaut, deux exercices sont automatiquement disponibles : l’exercice N et l’exercice N+1.

La liste vous permet d’afficher le détail du planning, exercice par exercice ou pour tous les exercices confondus.

De nouveaux exercices sont automatiquement créés lors de la clôture annuelle.

Des exercices antérieurs ou postérieurs peuvent également être créés automatiquement si vous saisissez des dates antérieures ou postérieures dans l’option Remplissage automatique.

 

Exercice courant : 2017 et Exercice suivant : 2018

Dans Remplissage automatique, si je sélectionne les semaines du 15/07/2016 au 31/12/202, alors les exercices 2016, 2019 et 2020 seront automatiquement rajoutés à la liste et peuvent être paramétrés.

 

Le planning annuel des exercices clôturés reste modifiable.

Modèle de semaine

Sur chaque semaine, vous pouvez sélectionner manuellement le modèle de semaine approprié.

Remplissage périodique

Le bouton Remplissage périodique permet de renseigner automatiquement des modèles de semaines en alternance entre diverses semaines.

Affectation d'un modèle

Cette action permet de remplacer le modèle de semaine déjà appliqué à certaines semaines par un autre modèle de semaine.

Pour cela, commencez par sélectionner les semaines dont vous voulez modifier l’affectation.

Cette sélection doit être faite sur au moins deux semaines.

Une fois la sélection effectuée, cliquez sur Affectation de modèle, renseignez le nouveau Modèle à appliquer à la sélection et cliquez sur Appliquer.

Enregistrement

Pour pouvoir être enregistré, il est indispensable qu’un Modèle de semaine soit renseigné sur au moins l’une des lignes.

Il est également indispensable de ne pas avoir de trou dans le planning entre deux semaines sur lesquelles un modèle est renseigné.

En revanche, il est possible d’enregistrer un planning qui n’est pas complété jusqu’à la fin de l’exercice.

 

Il est possible d’enregistrer un planning, dont le dernier exercice disponible (2018) est uniquement renseigné jusqu’au 31/07/2018.

Couleurs

Les lignes sur lesquelles le Modèle de semaine est absent sont affichées sur fond blanc.

Les lignes sur lesquelles le Modèle de semaine est renseigné sont affichées sur fond bleu.

Ainsi, d’un seul coup d’œil, vous pouvez vérifier que votre planning est intégralement complété.

 

Fiche Modèles de semaines

 

La gestion de cette fiche est commune à toutes les fiches.

Il n'est cependant pas possible de créer de nouveau planning depuis la fiche, il faut utiliser le bouton Ajouter de la liste des plannings.

 

Les modèles de semaines servent à remplir les plannings annuels.

Il vous est possible de créer autant de modèles de semaines que vous le souhaitez.

 

Les modèles de semaine ne sont pas des Plannings hebdomadaires : ils ne peuvent en aucun cas être directement appliqués à un salarié.

Création d'un planning hebdomadaire :

Cette action est utile si vous souhaitez transformer un modèle de semaine en Modèle hebdomadaire.

Code :

Le code est obligatoire.

Il est unique : il doit obligatoirement être différent d’un code déjà attribué à un autre Modèle de semaine ou à un Planning annuel ou encore à un Planning hebdomadaire.

Il n’est plus modifiable une fois la fiche enregistrée.

Description :

Renseignez ici le libellé de votre modèle de semaine.

Inactif :

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas voir s’afficher cet élément dans les listes.

1er jour de repos :

Sélectionnez ici le premier jour de repos de la semaine.

Ce jour est obligatoire.

Il est impossible de saisir une plage horaire sur un jour de repos.

Si des plages horaires sont définies sur un jour, puis que ce jour devient un jour de repos, alors toutes les plages de ce jour sont automatiquement supprimées.

2ème jour de repos :

Sélectionnez ici le deuxième jour de repos de la semaine.

Ce jour n’est pas obligatoire : vous pouvez choisir de le laisser vide.

Il est impossible de saisir une plage horaire sur un jour de repos.

Si des plages horaires sont définies sur un jour, puis que ce jour devient un jour de repos, alors toutes les plages de ce jour sont automatiquement supprimées.

Le premier et le deuxième jour de repos doivent être différents.

Horaire journalier moyen :

Ce champ est calculé automatiquement lors de l’ajout, de la modification ou de la suppression des plages horaires dans la semaine.

Il se calcule en fonction du nombre d’heures travaillées par jour et du nombre de jours contenant des plages horaires.

- Un salarié travaille uniquement le mardi (7 heures) et le mercredi (7 heures). Il ne travaille pas du tout le lundi, jeudi, vendredi. Il est de repos le samedi et le dimanche.

Horaire journalier moyen : 7 heures, car il travaille en tout 14 heures sur 2 jours.

- Un salarié travaille uniquement le mardi (7 heures) et le mercredi (3 heures). Il ne travaille pas du tout le lundi, jeudi, vendredi. Il est de repos le samedi et le dimanche.

Horaire journalier moyen : 5 heures, car il travaille en tout 10 heures sur 2 jours.

- Un salarié travaille le mardi (7 heures), le mercredi (3 heures) et la nuit de vendredi à samedi (6 heures). Il ne travaille pas du tout le lundi et jeudi. Il est de repos le dimanche.

Horaire journalier moyen : 4 heures, car il travaille en tout 16 heures sur 4 jours.

Il contient deux valeurs :

- La première valeur présente les heures en centièmes (6,50). Elle est modifiable. Sa modification est sans impact sur le contenu du planning.

- La seconde valeur présente les heures en minutes (06H30). Elle n’est pas modifiable. Elle est automatiquement mise à jour par le logiciel en fonction de la valeur en centièmes.

L’Horaire journalier moyen est modifiable car il doit être possible de définir une valeur moyenne à décompter en cas d’absence, qui serait différente de l’horaire journalier réellement effectué. Pour cela, il faut utiliser la syntaxe suivante dans une rubrique : Salarie.HoraireJournalierMoyen.

Un planning avec un horaire de 7h30 du lundi au jeudi et 7 heures le vendredi.

Horaire journalier moyen calculé par le logiciel : 7,30 (07H18).

Il est possible de passer l’Horaire journalier moyen à 7 heures.

Après avoir correctement paramétré une rubrique, et en cas d’absence sur un lundi, l’absence est décomptée pour 7 heures et non pour 7H18.

Heures travaillées dans la semaine :

Ce champ représente la somme de toutes les heures présentes dans le planning.

Il contient deux valeurs :

- La première valeur présente les heures en centièmes (32,50).

- La seconde valeur présente les heures en minutes (32H30).

- Aucune de ces valeurs n’est modifiable.

Le planning

Le planning est décomposé en jours (du lundi au dimanche).

La somme des heures travaillées sur une journée est affichée à droite du titre du jour.

Chaque jour est décomposé en demi-heures. Il est possible d’augmenter ou de diminuer la granularité du planning en maintenant la touche CTRL enfoncée et en utilisant la molette de la souris (ou les touches + et -).

Deux types de plage : plage du matin / plage de l’après-midi

Les plages horaires sont de deux types :

- Plage du matin :

Elles sont affichées sur fond vert.

Elles peuvent être posées de 00:00 jusqu’à 14:30.

- Plage de l’après-midi

Elles sont affichées sur fond bleu.

Elles peuvent être posées entre 12:00 et 24:00.

 

Le logiciel permet de modifier une plage matin et de la déplacer ou de l’agrandir jusqu’aux horaires de l’après-midi (et inversement). Dans ce cas, une demi-journée d’absence du matin entraîne la déduction de toutes les heures rattachées à la plage, même si elles sont réellement effectuées l’après-midi.

 

Sur un lundi, enregistrez une plage matin de 10h à 12 h (= 2H00).

Etirez cette plage matin jusqu’à 19h (= 9H00).

Acceptez le message d’alerte.

Si le salarié s’absente un lundi du matin, alors toutes les heures de cette plage matin sont à décompter (= 9H00, de 10h à 19h).

Si le salarié s’absente un lundi de l’après-midi, alors aucune heure ne lui sera décomptée.

Poser une plage horaire

Plusieurs solutions existent pour poser une plage horaire :

- Avec la souris, sélectionnez les heures sur lesquelles vous souhaitez poser une plage puis par le menu contextuel (clic droit), ajoutez la plage qui convient.

- Double cliquez sur une heure et renseignez la boîte Plage horaire avec les horaires qui vous conviennent.

- Utilisez la touche SHIFT et les flèches directionnelles, puis par le menu contextuel (clic droit), ajoutez la plage qui convient.

Il est impossible de poser une plage horaire sur une journée définie comme 1er jour ou 2ème jour de repos.

Modifier une plage horaire

Plusieurs solutions existent pour modifier une plage :

- Avec la souris, sélectionnez le début ou la fin d’une plage et étirez-la jusqu’à l’heure souhaitée.

- Avec la souris, sélectionnez une plage et déplacer vers d’autres heures ou un autre jour.

- Double cliquez sur une plage existante et modifiez les heures dans la boîte Plage horaire.

Supprimer une plage horaire

Plusieurs solutions existent pour supprimer une plage :

- Sélectionnez la plage à supprimer et, dans le menu contextuel (clic droit), sélectionnez Supprimer.

- Sélectionnez la plage à supprimer et utilisez la touche Suppr du clavier.