Principes généraux
Il peut arriver que certains produits et certaines charges soient comptabilisés sur une période différente de la période comptable à laquelle ils doivent obligatoirement être rattachés.
Il est donc nécessaire de saisir un certain nombre d’écritures de régularisation pour :
- diminuer les charges et produits qui sont comptabilisés « à tort » dans une période
- augmenter les charges et produits qui appartiennent à une autre période.
Une période s'entend aussi bien comme un exercice comptable (dans le cas standard de l'arrêté des comptes entre deux exercices) que comme une période comprise dans un seul exercice comptable (dans les cas de situations périodiques, en cours d'exercice).
Les écritures de régularisation sont de deux grands types :
- Les charges et produits à recevoir (c’est-à-dire : Factures à recevoir, Avoirs à recevoir, Factures à émettre, Avoirs à émettre).
Bon à savoir
Il s'agit de commandes effectuées et livrées sur l'exercice 2022, alors que la facture est comptabilisée sur l'exercice 2023.
- Charges constatées d’avance et produits constatés d’avance.
Bon à savoir
Il s'agit d'un avis d'échéance d'assurance comptabilisé sur l'exercice 2022 alors qu'il couvre en partie l'exercice 2023.
Dans l'application, le terme général "Facture à recevoir à ou émettre" est utilisé pour désigner toutes les opérations de type "Charges et produits à recevoir".
Exemples d'écritures de régularisation
Premier exercice : 01/01/2022 au 31/12/2022.
Second exercice : 01/01/2023 au 31/12/2023.
1. Exemple d'une facture non parvenue :
1.1 FACTURE D'ACHAT
Sur l'exercice 2023, je comptabilise une facture d’achat datée du 05/01/2023 :
- Date : 05/01/2023
- 6011- Matières premières : 1000
- 445661 - Tva déductible : 196
- 401FRS - Fournisseurs : 1196
Je constate que cette pièce facture des marchandises livrées sur l’exercice 2022.
1.2 ECRITURE DE REGULARISATION
Je dois saisir manuellement une écriture de régularisation sur 2022 afin d'y enregistrer la charge qui lui appartient :
- Date : 31/12/2022
- 6011 - Matières premières : 1000
- 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196
- 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196
J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre".
1.3 ECRITURE D'EXTOURNE
Je dois également annuler la charge comptabilisée sur 2023 en extournant l’écriture de régularisation de 2022.
Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'extourne / Facture non parvenue ou à émettre" afin de générer une écriture d'extourne automatique.
- Date : 05/01/2023
- 6011 - Matières premières : 1000
- 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196
- 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196
2. Exemple d'une charge constatée d’avance :
2.1 FACTURE D'ACHAT
Sur l’exercice 2022, je comptabilise un avis d’échéance d’assurance datée du 01/07/2022.
- Date : 01/07/2022
- 616 - Assurances : 2000
- 401FRS - fournisseurs : 2000
J'identifie la ligne de charges comme étant une "Charge constatée d'avance"
Je constate que cet avis d’échéance concerne la période du 01/07/2022 au 30/06/2023.
2.2 ECRITURE DE REGULARISATION
Je dois saisir une écriture de régularisation sur 2022 pour annuler la charge comptabilisée sur cet exercice mais relative à l’exercice 2023.
Pour cela, j'utilise l'assistant de génération des écritures de régularisation depuis l'univers Clôture afin de générer une écriture de régularisation automatique.
- Date de régularisation : 31/12/2022
- 616 - Assurances : 1000
- 486- Charges constatées d'avance : 1000
2.3 ECRITURE D'EXTOURNE
Je dois également comptabiliser sur 2023 la charge qui revient à cet exercice, en extournant l’écriture de régularisation précédente.
Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'écriture d'extourne / Charge constatée d'avance" afin de générer une écriture d'extourne automatique.
- Date : 01/01/2023
- 616 - Assurances : 1000
- 486- Charges constatées d'avance : 1000
Cas des Régularisations périodiques
Principes
Les Régularisations périodiques sont des Charges et produits constatés d’avance.
Le principe et les règles de comptabilisation des écritures issues des Régularisations périodiques sont les mêmes que ceux appliqués aux Charges et Produits constatés d’avance.
Spécificité des Régularisations périodiques
Le but des Charges ou Produit constatés d’avance est principalement de vous permettre de comptabiliser une seule écriture de régularisation à la fin d’une période puis une seule écriture d’extourne au début de la période suivante.
Cette fonctionnalité vous est donc particulièrement utile si vous comptabilisez vos écritures de régularisation uniquement au changement d’exercice.
Le but des Régularisations périodiques est principalement de vous permettre de comptabiliser autant d’écritures de régularisations et d’extourne que vous avez de situations périodiques à établir.
Cette fonctionnalité vous sera donc particulièrement utile si vous comptabilisez vos écritures de régularisations dans des situations périodiques (par exemple : situations mensuelles, trimestrielles…).
Pas de régularisation périodique pour les Factures non parvenues
Il n’existe pas de Facture non parvenue périodique.
En effet, l’extourne de la facture non parvenue ne doit se faire que lors de la réception de la facture.
Le raisonnement est le même que vous comptabilisiez vos écritures de régularisations uniquement en fin d’exercice ou dans des situations périodiques.
Il n’y a pas lieu, en début de période, de générer l’extourne de la facture non parvenue puis en fin de la même période de re-générer l’écriture de facture non parvenue : l’opération serait blanche et le traitement inutile.
Exploitation dans l'application
En saisie journal, un menu déroulant Ecriture de régularisation est disponible.
Il contient trois boutons différents : Facture non parvenue ou à émettre, Charge ou produit constaté d’avance et Régularisation périodique.
Il suffit de sélectionner une ligne d'écriture et d'activer le bouton qui convient pour ouvrir la fenêtre de paramétrage associée :
- Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte Fournisseur ou un compte Client, alors il est possible de d'activer le bouton Facture non parvenue ou à émettre.
- Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte de Charge ou un compte de Produit, alors il est possible d'activer le bouton Charge ou Produit constaté d'avance ou Régularisation périodique.
- Si la ligne mouvemente un autre compte que Fournisseur, Client, Charge ou Produit, alors aucun de ces boutons n'est actif.
Le fait d'activer le bouton Facture non parvenue ou à émettre affiche une fenêtre de paramétrage spécifique.
Il faut y sélectionner la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 1.3 ci-dessus).
Le fait d'activer le bouton Charge ou produit constaté d'avance affiche une fenêtre de paramétrage spécifique.
Il faut y sélectionner :
- la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (exemple 2.2 ci-dessus)
- la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 2.3 ci-dessus).
Le fait d'activer le bouton Régularisation périodique affiche une fenêtre de paramétrage spécifique.
Vous devez y déterminer les modes de calculs et les périodes sur lesquelles vos régularisations seront préparées.
Chaque régularisation préparée contiendra une écriture de régularisation et une écriture d’extourne sur lesquelles vous pourrez encore modifier les libellées, les journaux, les montants…
Trois listes répertoriant toutes les écritures identifiées comme Charges / Produits constatés d'avance, Factures non parvenues ou /à émettre et Régularisations périodiques existent.
Elles permettent de suivre la vie d'une écriture de régularisation, d'accéder à l'écriture d'origine, de générer les écritures de régularisation et d'extourne...
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