Comment envoyer un PDF signé ?

Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document.

Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou autosignés (gratuit).

Dans la pratique, ces certificats autosignés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat autosigné.

Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (certificat personnel).

Information
Le certificat personnel est situé dans le magasin de l'utilisateur ou de l'ordinateur et associé à une clé privée à laquelle vous avez accès.

Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :

• Créer un certificat.
• Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme “Autorités de certification de racine de confiance”.

Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email.

Information
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.

Paramétrage du certificat dans Open Line

À partir de l'univers “Mes paramètres > Paramètres société > Général > Impression et export”, vous devez cliquer sur “Sélectionner un certificat”. Un écran s’affiche avec les certificats disponibles. Sélectionnez le certificat et cliquez sur Ok.

Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Premier envoi par email d’un document PDF signé

Après avoir sélectionné un document, cliquez sur l’icône "Enveloppe" de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document).

Choisir le format "Fichier PDF signé" et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche.

Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton "Envoyer".

Réception d’un PDF signé chez le tiers

Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe.

Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet "r;""Signatures", il devra cliquer dessus.

Si une icône de signature avec le symbole attention apparaît, cela indique que la signature de ce fichier PDF est inconnue. Il est nécessaire que le tiers approuve cette signature.

Pour cela, il devra cliquer sur “Détails du certificat… “.

L’écran “Informations détaillées sur les certificats” s’affiche. Le tiers devra cliquer sur l’onglet “Approbation” (toutes les options sont indiquées avec une croix rouge), puis sur le bouton “Ajouter aux identités approuvées” et sur “OK” sur le message de protection Acrobat.

Un écran sur l’import de la configuration des contacts s’affiche, le tiers trouvera dans l’objet et l’émetteur votre nom de certificat. Il doit cliquer sur “Utiliser ce certificat comme racine approuvée” puis “Documents certifiés” ensuite valider par OK.

Si le tiers qui a reçu le mail, ferme le document et l’ouvre à nouveau, la signature sera valable.

En retournant sur le volet “r;”“Signatures’’, elle est maintenant valable. Une icône signature avec le symbole validé apparaît et indique que le signataire est identifié.

Les prochains documents signés et envoyés à ce même tiers, seront valables et reconnus directement.

Attention
La manipulation d’approbation est à faire sur chaque poste susceptible de recevoir des documents PDF signés.
Ces manipulations peuvent être aussi nécessaires pour des certificats délivrés par une autorité de certification.
Adobe indique que les documents PDF signés font apparaître un bandeau bleu signalant la validité de la signature. Pour cela, à l’ouverture du fichier, Adobe doit pouvoir vérifier l’authenticité du certificat délivré par une autorité de certification préconisée par Adobe.
Attention à ce que le proxy de votre société, n’empêche pas ce contrôle.

Export d’un PDF signé depuis une application open line

Depuis une page d’une application Open line, cliquez sur r;’Imprimer’’, via le bouton ’r;’Impression de liste’’ de la barre d’outils.

Sur l’écran d’impression, vous devez filtrer la donnée souhaitée, puis cliquer sur "Exporter", et sélectionner "Fichier PDF signé".

Ensuite, saisissez un "nom au fichier .PDF" et enregistrez.

Le fichier généré est signé.