Comment créer et gérer Reports On Line ?

Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line.

Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation.

Principe

À partir de votre dossier, vous choisissez les documents que vous souhaitez diffuser sur ROL, et à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.

Deux termes essentiels à retenir donc :

• Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.
• Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web).

Information
Des droits utilisateurs sont à votre disposition :
Publication dans ROL : droits sur la fiche publication
Compte utilisateur du ROL : droits sur la fiche compte
Publier : droits sur l'envoi d'une publication sur le site ROL

La mise en place des publications

Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le Reports On Line" : http://reports-on-line.ebp.com ".

C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne : 

• L'enregistrement des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents,
• La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes,
• La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité.

Information
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré.
La taille maximum d'une publication envoyée est de 100Mo.
Pour plus d'informations, voir les conditions générales d'utilisation.

La diffusion des publications sur votre espace dédié

Deux moyens pour diffuser vos publications : manuellement et/ou automatiquement.

Manuellement

Depuis la liste des publications, univers Mes paramètres > Reports On Line > Publications, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.

Automatiquement

La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.

Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée.

Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.

La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.

La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.

Attention
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations, voir les conditions générales d'utilisation.

Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.

La consultation de votre espace de publication

Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Univers Mes paramètres > Reports On Line > Site web).

Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL.

Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de Bâtiment par exemple).

Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication.

Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de documents non encore lus.

L’administration de votre espace de publication

Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte).

Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :

• Voir tous les documents diffusés
• Voir les comptes
• Supprimer les publications
• Supprimer des documents.