Fiche relevé bancaire

 

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La gestion de la fiche relevé bancaire est commune à l'ensemble des fiches.
Les boutons Annuler, Annuler tout et Refaire ne sont pas disponibles dans cette fiche.

La fiche de relevé bancaire est accessible à partir de la liste des relevés.

Créer une fiche de relevé bancaire est une opération préalable obligatoire à l'établissement de rapprochements bancaires automatiques. 

 

En-tête de la fiche relevé bancaire

• Banque

La banque peut être saisie ou sélectionnée grâce à la liste déroulante. Il s’agit de la banque à laquelle appartient le relevé bancaire. Ce champ est obligatoire. Il est conseillé de compléter les coordonnées bancaires dans la fiche banque (adresse et compte).

• Devise

La devise s’affiche à titre indicatif lorsqu’une devise a été paramétrée sur le journal lié à la banque sélectionnée. Ce champ reste vide lorsque le journal est tenu dans la devise du dossier.

• N°

Le numéro ne peut pas être saisi par l’utilisateur et sera calculé automatiquement par le logiciel à l’enregistrement de la fiche : il reprend le code de la banque auquel s’ajoute un numéro sur 5 chiffres, automatiquement incrémenté.

BQ00001

• Date de l’ancien solde, Ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde

Ces informations seront automatiquement renseignées après l’import du fichier de relevé bancaire (selon le format et sous réserve que les champs soient présents dans le fichier).

Dans le cas contraire, les champs restent saisissables.

Ils ne sont présents qu’à titre informatif.

 

Import/Export d’un fichier Excel

Vous pouvez copier/coller des lignes de relevé à partir d’Excel.

 

Pour copier des lignes du relevé sur Excel, se positionner sur la (les) ligne(s) à copier, cliquez sur le bouton Excel, faire copier et les coller dans Excel.

Pour importer des lignes Excel dans le relevé, il est important de respecter les colonnes du relevé dans votre fichier Excel. Copier les lignes de votre fichier Excel, puis cliquez sur l’icône Excel et faire coller dans le logiciel.

 

Importer un fichier de relevé bancaire

 

Importer un  relevé bancaire au format CFONB

Pour importer un fichier de relevé bancaire au format CFONB, cliquez sur Importer + Importer un relevé bancaire (CFONB) et sélectionnez le fichier à importer.

L’import du fichier permet de remplir les champs de l’entête : Date de l’ancien solde, Ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde, ainsi que les lignes de relevé.

Si le fichier contient plusieurs relevés, seules les lignes correspondant au RIB de la banque du relevé sont importées.

Attention
Pour que le RIB de la banque soit considéré au format français, le pays « France » doit obligatoirement être indiqué dans les coordonnées de la banque.

Si le RIB ou le pays n’est pas renseigné dans la fiche banque, alors toutes les lignes du fichier sont importées, quel que soit leur RIB.

D’autre part, seules les lignes dans la même devise que celle du relevé bancaire sont importées :

• Pour un relevé bancaire dans la devise du dossier (le champ Devise de l’entête est vide), les lignes dans une autre devise que la devise du dossier sont ignorées.
• Pour un relevé bancaire dans une autre devise que la devise du dossier, les lignes dans une autre devise que celle affichée dans l’entête sont ignorées.

Importer un  relevé bancaire au format QIF

Pour importer un fichier de relevé bancaire au format QIF, cliquez sur Importer + Importer un relevé bancaire (QIF) et sélectionnez le fichier à importer.

Les montants des lignes importées sont considérés comme étant dans la devise du relevé (c’est-à-dire qu’aucune conversion n’est appliquée).

 

Importer un relevé bancaire au format OFX

Pour importer un fichier de relevé bancaire au format OFX, cliquez sur Importer + Importer un relevé bancaire (OFX) et sélectionnez le fichier à importer.

L’import du fichier permet de remplir les champs de l’entête : Date de l’ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde, ainsi que les lignes de relevé.

D’autre part, seuls les relevés dans la même devise que celle du relevé bancaire sont importés :

• Pour un relevé bancaire dans la devise du dossier (le champ Devise de l’entête est vide), les relevés dans une autre devise que celle du dossier sont ignorés.
• Pour un relevé bancaire dans une autre devise que celle du dossier, les relevés dans une autre devise que celle affichée dans l’entête sont ignorés.

 

Import paramétrable

Si vous souhaitez importer un fichier sans format particulier, cliquez sur Plus d'actions + Import paramétrable.

Etape : Destination et source de l’import

Choisissez le type de fichier à importer : Relevé bancaire ; c'est le seul choix disponible, il vous est donc proposé par défaut.

Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré.

 

Etape : Codage du fichier

Champs délimités  ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier.

• "Champs délimités" signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le point-virgule, la virgule, l’espace, la tabulation …).
• "Champs en largeur fixe" signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne.

Commencer l’import à la ligne … permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent un entête à ignorer).

Ligne d’entête : la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs.

 

Etape : Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe

Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères.

 

Etape : Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités

Indiquez le caractère séparateur des champs.

Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple).

 

Etape : Associations

Associez chaque champ avec la colonne correspondante.

Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début.

 

Exemple
Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /.
- JJMMAA
- JJ/MM/AA
- JJMMAAAA
- JJ/MM/AAAA

 

Les montants des lignes importées sont considérés comme étant dans la devise du relevé (c’est-à-dire qu’aucune conversion n’est appliquée).

 

Lignes de relevé bancaire

Les colonnes Date, Pièce, Libellé, Date de valeur, Débit et Crédit vous permettent de saisir les lignes de relevé. Vous pouvez également modifier ou supprimer des lignes importées ou saisies.

La suppression d’une ligne de relevé pointée n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité.

 

Comptabiliser manuellement les lignes de relevés bancaires

Les lignes de relevés bancaires que vous saisissez peuvent être comptabilisées manuellement. Pour cela, vous pouvez :

• Soit renseigner le compte comptable directement sur la ligne de relevé, et éventuellement le compte de TVA (le journal et le compte de contrepartie étant automatiquement récupérés de la banque du relevé.) Pour visualiser ces champs, utilisez la vue Vue de comptabilisation.
• Soit utiliser l’action Comptabiliser la ligne. Cette action est utile, par exemple, pour enregistrer une remise de chèques, une ligne de CB à débit différé ou pour créer un critère automatique à partir d’une saisie manuelle.

Sur chaque ligne comptabilisée manuellement, la mention Manuel s’affiche.

 

Boîte de comptabilisation manuelle :

Saisissez tous les éléments nécessaires à la génération de l'écriture comptable : Date, N° de document, Libellé de l’écriture, Poste analytique, Moyen de paiement,  N° de chèque, Journal de trésorerie, Compte de contrepartie et les différents autres comptes de Comptabilisation.

Si vous gérez la comptabilité auxiliaire, nous vous recommandons d'accéder à une page d'aide complémentaire pour connaître les règles de cohérence entre le champ Compte général et le champ Compte auxiliaire.

Pour un relevé bancaire en devise (c’est-à-dire dans une autre devise que celle du dossier), seuls les journaux sans devise (= dans la devise du dossier) ou dans la même devise sont proposés comme journaux de comptabilisation.

De plus, que le journal soit dans la devise du dossier ou dans une autre devise, l’écriture est comptabilisée en devise, au cours du jour de l’écriture.

Pour une écriture « simple », saisissez également le Compte de tiers ou de gestion et éventuellement le Compte de TVA.

La case Créer une règle de comptabilisation automatique vous permet de créer une règle selon les différents paramètres saisis. Les règles de comptabilisation servent à automatiser la comptabilisation des lignes de relevé.

Pour une écriture de type « remise de chèques », cochez la case Bordereau et saisissez le détail des chèques remis.

Dans le cas d’une ligne de relevé au Débit (ex : Ligne de relevé CB à débit différé) la case est accessible de la même manière.

Cliquez sur Ok pour valider vos choix ou cliquez sur Annuler.

 

Comptabiliser automatiquement les lignes de relevés bancaires

Il vous est possible de lancer la comptabilisation automatique de vos lignes de relevés, en fonction des règles de comptabilisation que vous avez créés. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Appliquer les règles.

 

• Règles simples

Les règles simples s’appliquent : Les colonnes Journal, Contrepartie, Compte et TVA affichent les informations provenant des règles de comptabilisation et qui permettront effectivement de générer les écritures.

• Règles avancées

Les règles avancées s’appliquent : Le détail de l’écriture s’affiche sous la ligne de relevé.

Dans tous les cas, sur chaque ligne comptabilisée automatiquement, la mention Automatique s’affiche.

Pour un relevé bancaire en devise (=dans une autre devise que celle du dossier), les écritures sont comptabilisées en devise, au cours du jour de l’écriture.

Enfin, enregistrez votre relevé bancaire, ce qui aura pour effet de générer les écritures comptables. La mention Comptabilisé s’affiche alors sur les lignes concernées.

 

Modifier une écriture issue d’une ligne de relevé comptabilisée

La modification d’un compte général sur une écriture comptable générée par une ligne de relevé sera mise à jour sur le relevé sauf si vous êtes en mode Bordereau et conservera le statut « Comptabilisé ».

La modification d’un montant débit/crédit sur une écriture comptable générée par une ligne de relevé entraînera la perte du statut « Comptabilisé ».

 

Modifier une ligne de relevé

Les informations suivantes ne sont pas modifiables sur des lignes comptabilisées :

Débit, Crédit, Journal, Contrepartie, compte général, TVA, numéro de document, moyen de paiement, date de comptabilisation et libellé de comptabilisation.

Les montants au débit et au crédit sont modifiables sur les lignes non comptabilisées des relevés bancaires sauf ceux issus d’EBP Synchro Banque.

 

Supprimer une écriture issue d’une ligne de relevé comptabilisée

La suppression d’une écriture comptable générée par une ligne de relevé ne sera plus considérée comme comptabilisée dans le relevé bancaire.

 

Supprimer une ligne de relevé comptabilisée

Vous aurez la possibilité de supprimer la ligne de relevé et l’écriture comptable, si l’écriture comptable n’est pas validée, ou de supprimer uniquement la ligne de relevé.

 

Autres actions disponibles

Créer une règle

L’action Créer une règle permet de créer une règle de comptabilisation automatique.

Lettrer

L’action lettrer permet de lettrer une échéance depuis une ligne de relevé.

Pointer

L’action pointer permet de pointer une échéance depuis une ligne de relevé.

Consulter

L’action Consulter permet d’ouvrir la consultation du compte général d’une ligne de relevé.

Ouvrir le journal

L’action Ouvrir le journal permet de consulter l'écriture comptable générée depuis une ligne de relevé.

Vérifier solde

L’action Vérifier solde permet de contrôler le nouveau solde du relevé en fonction de l’ancien solde et des mouvements présents dans le relevé.

Filtre automatique

En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre. Ce filtre se positionne juste au-dessus de la première ligne du relevé bancaire ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche.

 

Vues

Deux vues existent par défaut.

Vous pouvez en créer d'autres en fonction de vos besoins.

 

La vue de comptabilisation est particulièrement liée aux actions Comptabiliser la ligne et Importer.

Elle vous permet d'afficher des éléments complémentaires, tels que : Journal, Contrepartie, Compte, TVA, Libellé détaillé, Moyen de paiement. Ceux-ci sont affichés pour information uniquement et ne sont pas modifiables.

Les champs Journal et Contrepartie sont automatiquement renseignés en fonction de la banque sélectionnée dans l'en-tête du relevé.

Les champs Compte et TVA sont renseignés automatiquement par les choix effectués dans la boîte Comptabiliser d'une ligne de relevé, sinon ils restent vides.

 

Le champ Moyen de paiement est automatiquement renseigné en fonction du compte général (ou auxiliaire) saisi. Si la fiche compte ne contient pas de mode de règlement, la colonne affichera le moyen de paiement par défaut renseigné dans les Paramètres société.

Dans le cas de l’application d’une règle de comptabilisation c’est le moyen de paiement de la règle qui est repris si celui-ci est renseigné. Si la Fiche Règle de comptabilisation ne contient pas de moyen de paiement alors c’est celui de la fiche du compte général (ou auxiliaire) qui est repris, sinon celui des Paramètres société.

 

 

 

 

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