Comment gérer les impayés ?

Les règlements et remises en banques

Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet Incidents de paiement sur la fiche règlement.

Pour un règlement comptabilisé par le règlement, l’incident est ajouté sans condition.

Pour un règlement comptabilisé par la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état Remis en banque, Validé ou Transféré en comptabilité.

Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple, d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix Définitif, À représenter, Représenté en banque.

• Un impayé définitif
  
  • Est accessible quel que soit le mode de comptabilisation du règlement.
  • Entraîne le dépointage de(s) échéance(s) pointée(s) avec le règlement.
  • Donne la possibilité de mettre en douteuse ou irrécouvrable les échéances.
  • Ne peut plus pointer une échéance.

• Un impayé À représenter
  • Est accessible uniquement sur un règlement comptabilisé par la remise en banque.
  • Ne dépointe pas l’(es) échéance(s), le règlement étant toujours en votre possession.
  • Le règlement est conservé dans la remise en banque initiale, mais barré pour signifier son état d’impayé. La remise en banque elle-même, depuis la liste, propose un champ "Contient un impayé", à vrai si elle contient en effet un impayé.
  • Le règlement peut être remis en banque dans une autre remise en banque, ce qui entraîne, pour les remises en banque ayant l'état Remis en banque ou Validé ou Transféré en comptabilité, de mettre à jour l’état impayé de l’incident de paiement, qui passe alors à l’état Représenté en banque.

• Un impayé Représenté en banque
  • Est accessible uniquement sur un règlement comptabilisé par le règlement (généré automatiquement sur un règlement remis en banque).
  • Ne dépointe pas l’(es) échéance(s), le règlement étant toujours en votre possession.

Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option Générer une facture.

Depuis la liste des règlements, l’état de l’impayé peut être affiché.

Depuis les relances clients, une échéance ayant été pointée avec un règlement revenu impayé est affichée dans l’édition de la relance comme étant impayé. (Cette information "A été impayée" est cependant disponible et librement modifiable dans la vue de l’onglet Échéances du document de vente ou sur l'échéancier).

Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement.
Vous pouvez définir les comptes comptables via Mes paramètres > Paramètres société > Options comptables > Journaux et comptes divers, partie Gestion des impayés.

Les échéances

Une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable manuellement ou sur un impayé définitif. Les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (selon l'option dans les paramètres du dossier).

Les échéances douteuses ne sont pas affichées dans les relances par défaut.

Les échéances irrécouvrables sont affichées dans les relances par défaut.