Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?

Attention
Tout ce qui concerne les documents d’achat est disponible sur les niveaux Bâtiment ACTIV, Bâtiment PRO et Bâtiment ELITE, ainsi que certains documents de vente (commande, bon de livraison).

La saisie d'un acompte est possible depuis :

• un devis / une demande de prix,
• une commande,
• un bon de livraison/réception,
• une facture d'acompte,
• une facture.

Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.

Saisir un acompte sur un devis/une demande de prix

Pour saisir un acompte sur un devis/une demande de prix, vous devez vous placer dans le PIED de votre document (onglet Récapitulatif), et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte.

Attention
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis/demande de prix a été réalisé/e, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle générera un règlement.

Saisir un règlement d'acompte

La création d'un règlement d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous effectuez un acompte pour un tiers (client ou fournisseur).

Information
Ce type de règlement ne génère pas de facture d'acompte.

Pour saisir un règlement d'acompte, vous devez vous placer sur le document (Commande ou Bon de livraison/réception), onglet Acompte puis cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner règlement d'acompte de la barre d'outils.

Une nouvelle fiche règlement s'affiche avec les informations du tiers.

Il est impossible de pointer une échéance. Le n° de la commande ou du bon de livraison/réception est récupéré sur la fiche règlement, onglet Notes.

Saisir une facture d'acompte

La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.

Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans l’univers Facturation ou Facturation client > Documents de vente > Factures d'acompte, ou dans l’univers Fournisseurs > Documents d'achat > Factures d'acompte.

La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte.

Vous renseignerez alors les informations concernant votre client ou fournisseur et le montant de l'acompte.

Si vous ne souhaitez pas générer le règlement de la facture/avoir d'acompte immédiatement, vous devez désélectionner la case "Générer le règlement". Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de définir une date d'échéance pour l'acompte.

Idem pour le solde dû en devise.

Information
Le choix de générer ou pas automatiquement le règlement d'acompte après enregistrement du document d'acompte peut être paramétré dans les options du dossier (Mes paramètres > Paramètres société > Documents de vente > Options générales, ou Mes paramètres > Paramètres société  > Documents d’achat > Options générales).
La génération d'acompte sans règlement est possible uniquement sur les commandes.

À la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez.

Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture

Lors de la confirmation de la vente ou achat par une commande ou la livraison/réception de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment.

Pour les règlements d'acompte sur les commandes et bons de livraison/réception uniquement, il est également possible d'affecter un règlement enregistré précédemment.

Lors du transfert de la commande ou du bon de livraison/réception en facture, une échéance sera automatiquement créée (elle ne pourra pas être modifiée ni supprimée) et sera pointée avec le règlement d'acompte. Le pointage n'est pas modifiable.

De même, lorsque la vente/l'achat a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.

Pour rattacher une facture d'acompte à un document, vous devez :

• ouvrir le document,
• aller sur l'onglet Acompte,
• cliquer sur le bouton Affecter,
• sélectionner la facture d'acompte à associer.

Pour un exemple de comptabilisation d'une facture avec facture d'acompte ou d'une facture avec une facture d'acompte et un règlement d'acompte provenant d'une commande, cliquer ici.