Options comptables

 

Accès : Mes Paramètres > Paramètres société > Options comptables

L'affichage de certaines options de cette page peut dépendre des fonctionnalités disponibles que vous avez activées.

 

À Nouveaux / Clôture annuelle

La zone À Nouveaux permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices.

Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle.

 

Type d'À Nouveaux :

- Avec détails :

Générer des À Nouveaux détaillés consiste à reporter sur l'exercice suivant toutes les lignes d'écritures non lettrées ou lettrées partiellement d'un compte.

La lecture des comptes reste donc facile, car chaque ligne d'À Nouveau recopie la ligne de l'écriture d'origine présente dans l'exercice précédent.

Un compte contient donc autant de lignes d'À Nouveaux qu'il y a de lignes non lettrées ou lettrées partiellement sur l'exercice précédent.

La conservation du détail des échéances et des pointages est assurée.

Cette option générale sur le dossier s'appliquera par défaut à tous les comptes.

Néanmoins, dans la fiche compte une option spécifique vous permet de générer des À Nouveaux non détaillés.

 

Donc l’écriture d’À Nouveaux peut contenir :

• Des lignes d'À Nouveaux détaillés provenant des comptes autorisés au lettrage sur lesquels l'option AN non détaillés est décochée.
• Des lignes d'À Nouveaux non détaillés provenant des comptes non autorisés au lettrage
• Des lignes d'À Nouveaux provenant des comptes lettrables sur lesquels l'option AN non détaillés est cochée.

 

- Sans détails :

Générer des À Nouveaux sans détails consiste à reporter sur l'exercice suivant une seule et unique ligne cumulant toutes les lignes d'écritures non lettrées sur un compte sur l'exercice précédent.

Les comptes sont donc allégés mais peuvent perdre en lisibilité.

Une ligne d'À Nouveau non détaillé ne permet plus d'accéder aux échéanciers ni aux pointages, car elle correspond à un ensemble de lignes non identifiables.

 

Cette option générale sur le dossier s'applique à tous les comptes, sans exception.

Il ne vous est donc pas permis de définir un seul compte comme devant générer des À Nouveaux détaillés.

Donc l'écriture d'À Nouveaux contiendra uniquement des lignes d'À Nouveaux non détaillés.

 

De plus, le choix de cette option a une incidence sur la fiche compte: sa mise en place sur le dossier entraîne la désélection automatique de l'option À Nouveaux non détaillés sur toutes les fiches comptes où elle était activée.

 

Mode de génération :

- À la création d'un exercice :

Lors de la création de l'exercice suivant, les À Nouveaux de l'exercice courant sont automatiquement reportés sur ce nouvel exercice.

 

- À la clôture d'un exercice :

Lors de la clôture de l'exercice courant, les À Nouveaux de cet exercice sont automatiquement reportés sur l'exercice suivant.

 

Mode de mise à jour :

- Automatique au changement d'exercice courant :

Si les À Nouveaux ont déjà été générés sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée à chaque changement d'exercice courant.

 

- Manuelle :

Les À Nouveaux ne sont pas mis à jour automatiquement.

Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les À Nouveaux dans le menu Clôture.

 

Compte de bénéfice / Compte de perte :

Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé.

 

- Bénéfice :

Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Résultat - Bénéfice.

Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser le bénéfice de votre exercice.

 

- Perte :

Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Résultat - Perte.

Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser la perte de votre exercice.

 

Export des fichiers en clôture annuelle :

Cette zone permet de définir les dossiers d’export, pour le fichier d’écritures comptables au format L. 47 A et sa documentation, et pour le fichier PDF des impressions annuelles.

 

Elle vous permet également d’indiquer votre régime, ce qui permettra au logiciel de générer le fichier au format L. 47 A en adéquation avec votre régime.

En régime BNC Recettes/Dépenses, le fichier contient 4 champs supplémentaires par rapport aux régimes BIC et BNC Créances/Dettes.

 

Elle vous permet également de choisir le codage du fichier à générer.

 

Génération des fichiers à la clôture annuelle :

Ces options vous permettent de générer ou non des fichiers lors de la clôture annuelle.

 

Dans l'assistant de clôture annuelle, vous aurez le choix de converser l'option définie dans le dossier ou de la modifier. Si vous la modifiez, alors cette modification sera automatiquement reportée dans votre dossier.

 

Si votre dossier est volumineux, la génération de ces fichiers peut être longue et ralentir votre opération de clôture. Dans ce cas, nous vous conseillons de dé-sélectionner ces options. Les fichiers ne seront pas générés par la clôture annuelle, mais ils pourront toujours être générés manuellement :

• Pour les impressions annuelles, utilisez l'accès rapide Impressions > Clôture > États annuels.
• Pour le fichier d'export au format L47, utilisez le menu Déclaratif > FEC > Fichier des écritures comptables.

 

Clôturer des comptes spéciaux :

Ces options vous permettent d’autoriser la clôture annuelle avec des comptes spéciaux de la classe 8 et 9 équilibrés ou non équilibrés entre eux.

 

1. Autoriser la clôture annuelle lorsque l’ensemble des comptes spéciaux d’une même classe s’équilibrent entre eux.

 

Cette option vous permet de ne pas être bloqué lors de votre clôture annuelle, si des comptes de la classe 8 et 9 ont été mouvementés mais ne sont pas soldés. Et l’ensemble de ces comptes spéciaux d’une même classe s’équilibrent entre eux.

 

2. Autoriser la clôture annuelle lorsque l’ensemble des comptes spéciaux d’une même classe ne sont pas équilibrés entre eux.

 

Cette option vous permet de ne pas être bloqué lors de votre clôture annuelle, si des comptes de la classe 8 et 9 ont été mouvementés mais ne sont pas soldés. Et l’ensemble de ces comptes spéciaux d’une même classe ne sont pas équilibrés entre eux.

 

Si vous choisissez cette option (2) et qu’à la clôture de votre exercice, vos comptes spéciaux ont des soldes débiteurs ou créditeurs, alors ces soldes seront intégrés dans le calcul de votre résultat.

 

Autrement dit, votre résultat sera égal à : Comptes de produits (total crédit – total débit) – Comptes de charges (total débit – total crédit) – Comptes spéciaux de racine 8 (total débit – total crédit) – Comptes spéciaux de racine 9 (total débit – total crédit).

 

L’utilisateur peut :

• Cocher Comptes spéciaux - classe 8 et Comptes spéciaux - classe 9 dans la même option.
• Cocher Comptes spéciaux - classe 8 dans une option, et cocher Comptes spéciaux - classe 9 dans l’autre.
• Choisir de ne paramétrer que l’une des 2 classes.
• Choisir de ne paramétrer aucune des 2 classes.

 

Analytique et Budgétaire

Cette page vous permet de définir le paramétrage de l'analytique et des budgets sur votre dossier.

 

Analytique

Plan (Axe) analytique principal :

Permet d’indiquer le plan à ouvrir par défaut lors des ventilations.

 

Gestion de l’analytique sur les comptes :

Permet de définir les paramètres par défaut des nouveaux comptes.

Un paramétrage compte par compte pourra également être effectué.

Les comptes déjà créés ne sont pas impactés.

 

Permet de choisir les colonnes à afficher par défaut.

 

Options de la saisie analytique :

Permet de choisir par défaut la vue simplifiée dans la fenêtre de ventilations analytiques.

 

Options d'import et de transfert comptable :

 

- Autoriser l’import des ventilations sur les comptes ne gérant pas l’analytique :

Cochez cette case si vous souhaitez que les ventilations analytiques effectuées dans le logiciel Immobilisations soient importées même si le compte n’autorise pas l’analytique en Comptabilité.

 

- Appliquer la grille définie sur le compte si aucune ventilation n’est reçue :

Cochez cette case si vous souhaitez appliquer les grilles paramétrées dans les comptes sur les lignes importées.

 

- Appliquer les ventilations qui sont à 100% sur un plan même si d’autres plans ne sont pas ventilés à 100 % :

 

Concernant l'import de ventilations < 100 % :

Les ventilations inférieures à 100 % présentes sur un plan sans poste d’attente seront ignorées lors de l’import des écritures du logiciel Immobilisations.

Cochez cette case si vous souhaitez que les ventilations à 100 % sur d'autres plans soient importées (pour une même ligne d’écriture, certains plans seront donc ventilés et d’autres non).

 

Concernant l'application de grilles < 100 % :

Lors de l’import de lignes sur un compte lié à une grille analytique, les ventilations inférieures à 100 % présentes sur un plan sans poste d’attente ne seront pas appliquées.

Cochez cette case si vous souhaitez que les ventilations à 100 % des autres plans soient appliquées (pour une même ligne d’écriture, certains plans seront donc ventilés et d’autres non).

 

Budgétaire

Calcul de l'écart :

Permet d'indiquer la méthode à utiliser pour calculer l'écart budgétaire.

Consultation

Afficher la zone de filtre avancé :

Cette option permet d’afficher ou masquer les filtres avancés dans les fenêtres de Consultation et de Lettrage simplifié.

Elle peut être activée ou désactivée à tout moment.

 

Désactiver le chargement automatique des comptes volumineux

Cette option permet pour un compte ayant plus de 1000 lignes à afficher, d'afficher un filigrane "Veuillez actualiser pour afficher les lignes" afin d'améliorer l'affichage. Dans le cas où l'option n'est pas cochée, le chargement des lignes est automatique.

 

Réimputation par OD :

Ce champ vous permet de sélectionner le journal par défaut que vous voulez utiliser lors de Réimputation par OD dans la fenêtre de Consultation.

Ce journal devra être de type Opérations diverses pour que la réimputation puisse être effectuée.

 

Afficher le solde progressif dans le Grand Livre interactif :

Cette option vous permet d'afficher ou non le Solde progressif dans le Grand Livre interactif.

 

Période par défaut :

Cette option vous permet de choisir la période par défaut que vous voulez voir appliquer lors de la première ouverture de la consultation.

 

Ce filtre par défaut s’applique uniquement à la première ouverture de la consultation.

Ensuite, pour tous les accès suivants dans la même session, le dernier filtre appliqué est systématiquement proposé.

 

Déclaration de TVA

Cette fonctionnalité est accessible uniquement pour les applications activées en mode Expert comptable.

 

Si vous avez coché l’option « Ne pas valider les écritures comptables à la validation de la déclaration de TVA » depuis les Paramètres + Société+ Déclaration de TVA :

 

La validation d’une déclaration de TVA n’entraînera pas la validation des écritures ayant concouru à celle-ci, ni celles des informations de TVA.

La modification d’une écriture sera prise en compte dans la déclaration sur les onglets de TVA et les infos TVA sauf dans le feuillet.

Une fois la déclaration validée, il est possible d’ajouter la déclaration suivante.

 

Écritures de régularisation (disponible en Elite)

Cette page vous permet de définir le paramétrage des écritures de régularisation.

 

Génération d'écritures 

Cette option vous permet de générer les écritures d'OD et d'extourne en mode simulation.

 

Factures non parvenues / à émettre

Elle permet de choisir le journal de destination des factures non parvenues / à émettre.

 

Charges / Produits constatés d'avance

Elle permet de choisir le journal de destination, et des comptes de contreparties des charges / produits constatés d'avance.

Méthode de calcul

Elle permet de choisir la méthode de calcul.

 

Devises

Cette page vous permet de définir le paramétrage des devises sur votre dossier.

 

Mise à jour des cours

Cette zone apparaît uniquement si la devise de votre dossier est en euro (=EUR).

Elle n'apparaît pas dans les autres cas, car le téléchargement des cours est effectué uniquement en référence à l'euro.

 

Délai de mise à jour des cours (en heures)

Paramétrez ici le délai de mise à jour automatique des cours des devises, entre 2 et 72 heures.

Ce champ n’est actif que si la case Mise à jour automatique des cours est cochée.

Par défaut, ce champ est initialisé à 24 heures.

 

Mise à jour automatique des cours

Cochez cette case pour effectuer une mise à jour automatique des cours des devises.

La mise à jour consiste à télécharger les cours des devises auprès de la banque centrale européenne, une connexion Internet est nécessaire.

 

Arrondis de conversion

Par soucis de simplicité, les cas ci-dessous sont décrits en partant du postulat suivant : le dossier est en euro.

Mais, les règles de fonctionnement restant valables même si votre dossier est dans une autre devise que l’euro, il vous suffit de les transposer à votre propre situation.

 

Compte de charge d’arrondis de conversion

Ce compte permet de générer une ligne de perte de change dans le cas de saisie d’une écriture dans un journal en devise dont les montants en Euros ne sont pas équilibrés.

La ligne est générée en euros et le montant de cette ligne ne peut être modifié.

 

Exemple

 

Compte de produit d’arrondis de conversion

Ce compte permet de générer une ligne de gain de change dans le cas de saisie d’une écriture dans un journal en devise dont les montants en Euros ne sont pas équilibrés.

La ligne est générée en euros et le montant de cette ligne ne peut être modifié.

 

Exemple

 

Écritures de réévaluation

Les écritures de réévaluation permettent de réévaluer les dettes et créances en devise au cours du dernier jour de l’exercice.

 

Journal des écritures de réévaluation

Indiquez ici le journal dans lequel générer les écritures de réévaluation (journal en euros).

 

Compte d’écart de conversion (perte)

Ce compte sera utilisé dans les écritures de perte de change (perte latente).

 

Compte d’écart de conversion (gain)

Ce compte sera utilisé dans les écritures de gain de change (gain latent).

 

Dotation aux provisions

Ce compte sera utilisé dans l’écriture de provision pour perte, au débit (compte de charge).

 

Provision pour risque de change

Ce compte sera utilisé dans l’écriture de provision pour perte, au crédit (compte de provision).

 

OD d’écart de change(pointages)

Les OD d’écart de change permettent de solder le reste à affecter d’un règlement ou le solde dû d’une échéance lorsque les pointages en devise sont complets mais qu’il reste un reliquat en euros.

 

Journal des OD d’écart de change

Indiquez ici le journal dans lequel générer les écritures d’écart de conversion (journal en euros).

 

Compte d’écart de change (perte)

Ce compte sera utilisé dans les écritures de perte de change (perte latente).

 

Compte d’écart de change (gain)

Ce compte sera utilisé dans les écritures de gain de change (gain latent).

 

Effets de commerce

Dans cette page, vous devez sélectionnez les comptes et les journaux que vous voulez utiliser lors de la comptabilisation des effets de commerce.

 

La gestion des effets de commerce est dépendante de la fonctionnalité Gestion des échéances, que vous devez activer dans Mes Paramètres > Paramètres Société > Fonctionnalités disponibles.

 

Journaux - Effets acceptés clients :

Ce journal est utilisé pour la comptabilisation des acceptations d’effets clients.

Seuls les journaux de type Opérations diverses sont autorisés.

Journaux - Effets acceptés fournisseurs :

Ce journal est utilisé pour la comptabilisation des acceptations d’effets fournisseurs.

Seuls les journaux de type Opérations diverses sont autorisés.

 

Journaux - Remise d’effets clients :

Ce journal est utilisé pour la comptabilisation des remises d’effets clients.

Seuls les journaux de type Opérations diverses et Trésorerie sont autorisés.

Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied (= dans une autre devise que la devise du dossier) ne sont pas autorisés.

 

Journaux – Encaissements des effets clients :

Ce journal est utilisé pour la comptabilisation des encaissements d’effets clients.

Seuls les journaux de type Trésorerie sont autorisés.

Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied (= dans une autre devise que celle du dossier) ne sont pas autorisés.

 

Journaux – Paiements des effets fournisseurs :

Ce journal est utilisé pour la comptabilisation des paiements d’effets fournisseurs.

Seuls les journaux de type Trésorerie sont autorisés.

Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied (= dans une autre devise que celle du dossier) ne sont pas autorisés.

 

Comptes :

Ces différents champs concernent uniquement les effets clients.

Les champs Effets à l’encaissement et Effets à l’escompte sont utilisés lors de la comptabilisation des Remises d’effets clients et de l’Encaissement des effets clients.

 

Environnement de saisie

Les options liées à l'environnement de saisie sont disponibles dans Mes Paramètres > Paramètres société > Options comptables > Environnement des saisie.

 

Fiche compte

Comptes de trésorerie

Rapprochement bancaire

Une liste déroulante permet de sélectionner le type de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement (comptes de trésorerie).

 

• Aucun : aucun rapprochement ne sera possible pour ces comptes.
• Par journal : le rapprochement par journal sera possible pour ces comptes.
• Par compte : le rapprochement par compte sera possible pour ces comptes.

 

Comptes Clients / Fournisseurs / Autres tiers

Il est possible de définir un paramétrage par défaut des nouveaux comptes, par nature de compte :

 

• Clients : concerne les comptes de nature Clients et Comptes rattachés.
• Fournisseurs : concerne les comptes de nature Fournisseurs et Comptes rattachés.
• Autres Tiers : concerne les comptes de nature Autres Tiers avec échéance.

 

les comptes déjà créés ne sont pas impactés.

 

Autoriser le lettrage :

Si cette case est cochée, le lettrage et le lettrage partiel seront possibles pour ces comptes.

 

Lettrage approché :

Si cette case est cochée, le lettrage approché sera possible pour ces comptes, grâce à la génération d’une écriture d’écart de lettrage. Les paramètres de cette écriture et l’écart maximum autorisé peuvent être définis dans l’onglet Lettrage.

 

Lettrage automatique au pointage :

Si cette case est cochée, un lettrage des écritures s’effectuera en fonction du pointage des échéances :le lettrage ne s’effectuera que si le pointage est complet (pointage total de toutes les échéances d’une facture).

Pour pouvoir cocher cette option, l’échéancier doit être autorisé.

Cette option est incompatible avec le Pointage automatique au lettrage.

 

Lettrage partiel automatique au pointage :

Si cette case est cochée, un lettrage partiel des écritures s’effectuera en fonction du pointage des échéances : le lettrage partiel ne s’effectuera que si le pointage est partiel.

Pour pouvoir cocher cette option, le Lettrage automatique au pointage doit être sélectionné.

 

Lettrage en cours de saisie :

Si cette case est cochée ,vous pourrez effectuer le lettrage en cours de saisie pour ces comptes, lors de la saisie des règlements, remboursements et avoirs.

Cette option est incompatible avec le Pointage en cours de saisie.

 

Autoriser l'échéancier :

Si cette case est cochée, la gestion de l’échéancier sera possible pour ces comptes.

 

Ouverture automatique de l'échéancier :

Si cette case est cochée, alors l’échéancier s’ouvrira automatiquement lors de la saisie des factures, pour pouvoir saisir les différentes échéances des factures.

 

Pointage en cours de saisie :

Si cette case est cochée, alors la fenêtre de pointage des échéances s’ouvrira automatiquement lors de la saisie des règlements, remboursements et avoirs, pour pouvoir pointer les différentes échéances des factures.

Cette option est incompatible avec le Lettrage en cours de saisie.

 

Pointage automatique au lettrage :

Si cette case est cochée, un pointage automatique des échéances s’effectuera en fonction du lettrage des écritures.

Pour pouvoir cocher cette option, le lettrage doit être autorisé.

Cette option est incompatible avec le Lettrage automatique au pointage.

 

Comptes de gestion / Autres comptes

Autoriser le lettrage :

Si cette case est cochée, le lettrage et le lettrage partiel seront possibles pour ces comptes.

 

Lettrage approché :

Si cette case est cochée, le lettrage approché sera possible pour ces comptes, grâce à la génération d’une écriture d’écart de lettrage. Les paramètres de cette écriture et l’écart maximum autorisé peuvent être définis dans l’onglet Lettrage.

 

Relance

Seuil de relance :

Ce champ vous permet de déterminer un seuil à partir duquel vous voulez qu'un compte puisse faire l'objet d'une relance.

 

Fichier des Écritures Comptables

Options

Cette partie permet de définir le paramétrage de l'export FEC.

 

Dossier d'export des écritures comptables au format FEC :

Paramétrez ici le chemin par défaut du dossier d'export des écritures comptables au format FEC.

 

Régime :

Ce champ permet d'indiquer votre régime par défaut.

En régime BNC Recettes/Dépenses, le fichier contient 4 champs supplémentaires par rapport aux régimes BIC et BNC Créances/Dettes.

 

Codage du fichier :

Ce champ permet de choisir le codage du fichier à générer en fonction de la demande de l'administration (Unicode (UTF-8) ou latin 9 (ISO)).

 

FEC-Expert

Cette partie permet de créer un compte chez FEC-Expert, ou de paramétrer un compte déjà existant, afin de pouvoir effectuer une analyse FEC-Expert.

Le rapport de l'analyse sera conservé dans ce compte (sur le site FEC-Expert)pendant 71 heures.

e-mail :

Saisir une adresse e-mail valide.

Cette adresse permet :

• de vous connecter à votre compte FEC-Expert
• de recevoir un e-mail d'alerte lorsque l'analyse sera terminée.

 

Mot de passe :

Saisir un mot de passe d'au moins 6 caractères.

 

Confirmation du mot de passe :

Confirmez le mot de passe en le saisissant une deuxième fois.

 

Import / Export d’écritures

Import d’écritures

 

Importer les écritures comptables en mode simulation :

Cette option vous permet d’importer les écritures en mode simulation (par l’import paramétrable, l’import texte, la Communication Entreprise-Expert).

Les écritures importées devront être confirmées par la suite.

Transfert comptable par fichier texte au format EBP

 

Dossier de transfert :

Indiquez ici le chemin à utiliser pour les imports automatiques de fichiers d’écritures et de comptes au format EBP.

 

Récupérer automatiquement les écritures à l'ouverture du dossier :

Cette option vous permet d’effectuer un import automatique des écritures à l’ouverture du dossier, à condition que les fichiers soient placés dans le dossier de transfert indiqué et que les noms des fichiers soient « ecritures.txt » et «comptes.txt ».

Les fichiers doivent être au format texte EBP.

 

Afficher un message de confirmation avant d’importer les écritures :

Cette option vous permet d’afficher un message à l’ouverture du dossier pour que l’utilisateur puisse confirmer l’import du fichier d’écritures qui aura été détecté dans le répertoire indiqué au-dessus.

 

Création automatique des comptes :

Si le fichier "comptes.txt" n’est pas présent dans le répertoire indiqué, alors les comptes inexistants seront créés automatiquement avec l’intitulé « Compte créé durant l’import ».

Si vous décochez cette option, alors la fiche de chaque nouveau compte devra être complétée lors de l’import des écritures.

 

Création automatique des journaux :

Cette option vous permet de remplir une courte fiche lorsque les écritures à importer appartiennent à des journaux inexistants dans le dossier.

Si cette option n’est pas cochée, alors c’est la fiche journal complète qui vous sera demandée.

 

Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire :

Cette option vous permet de forcer l’import sur les comptes bloqués et les comptes racine, en modifiant les comptes concernés.

 

Importer le numéro de pièce dans le numéro de document :

Cette option vous permet d’alimenter la colonne N° de document plutôt que la colonne N° de pièce.

Elle peut être utile en cas de numérotation continue des pièces des journaux.

 

Supprimer le fichier importé en cas de succès :

Si vous cochez cette option, et que l’import réussit, le fichier importé sera automatiquement supprimé.

 

Communication Entreprise-Expert, Export Interface Expert et ACD

Verrouiller les écritures exportées et importées :

Cette option vous permet de verrouiller les écritures envoyées à votre expert-comptable et provenant de votre expert-comptable.

Cela consiste en empêcher la modification et la suppression de ces écritures.

 

Les écritures verrouillées seront identifiées par le champ Verrouillée coché.

Ce champ peut être ajouté en personnalisant une vue (en saisie, en recherche d’écritures …).

 

Les opérations suivantes restent toutefois possibles : lettrage, pointage d’échéances, modification d’échéances, rapprochement bancaire, simulation, confirmation, validation.

Il est également possible d’ajouter des lignes dans un journal de trésorerie en contrepartie pied dans lequel l’écriture est verrouillée : les lignes de contrepartie seront alors automatiquement déverrouillées pour solder le journal.

Vous pourrez également continuer à mettre à jour les à nouveaux automatiques même s’ils ont été exportés.

 

Un déverrouillage des écritures reste possible en cas de besoin.

 

Import paramétrable

Trier chronologiquement les lignes importées :

Cette option permet de trier chronologiquement le lignes importées.

 

Lettrage

Lettrage

Enregistrement automatique :

Cette option permet d'enregistrer automatiquement le lettrage et le lettrage approché dans les fenêtres de Consultation et de Lettrage simplifié, sans avoir besoin d'enregistrer manuellement à chaque opération.

En revanche, l'opération de délettrage devra continuer à être enregistrée manuellement.

Cette option dépend du choix que vous avez antérieurement effectué dans l'assistant de création de dossier. Elle reste modifiable à tout moment.

 

Proposer le choix du code lettrage :

Lorsque vous lettrez un compte, il vous est possible de choisir et / ou vérifier le code lettrage à appliquer. Dans ce cas, laissez cette option cochée.

En revanche, si vous souhaitez que le code lettrage soit appliqué directement, sans que la proposition vous soit présentée, alors il vous suffit de décocher cette option.

 

Lettrage approché

Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte.

Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon ces paramètres :

 

Ecart maximum :

La valeur saisie permet de définir la valeur de l'écart maximum autorisé entre plusieurs lignes d'écritures à lettrer. Il est fixé à titre informatif : si vous devez lettrer deux lignes présentant un écart supérieur à cette valeur, un message d'information s'affichera, et vous pourrez poursuivre ou non ce lettrage .Sur chaque compte autorisant le lettrage approché, vous pouvez personnaliser cette valeur.

 

Compte de régularisation au débit :

Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges.

Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur.

 

Compte de régularisation au crédit :

Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits.

Elle vous permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur.

 

Journal de régularisation :

Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier.

Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage.

 

Plan comptable auxiliaire

Pour connaître les spécificités de la compta auxiliaire, nous vous conseillons de votre reporter à une page d'aide complémentaire.

 

Plan comptable auxiliaire

Cette zone est toujours affichée que vous teniez votre comptabilité selon les principes de la comptabilité générale ou selon ceux de la comptabilité auxiliaire.

L'option Gérer les comptes de tiers en auxiliaires dépend du choix que vous avez fait en création de dossier.

Cette option reste modifiable à certaines conditions uniquement.

 

Longueur et format des comptes auxiliaires

Cette zone apparaît uniquement si vous avez activé l'option Gérer les comptes de tiers en auxiliaires.

Elle vous rappelle la longueur et le format des comptes auxiliaires valable à cet instant dans votre dossier.

Elle n'est pas modifiable directement.

Pour modifier les longueurs et format de vos comptes auxiliaires, vous devez utiliser l'assistant de Reformatage des numéros de comptes.

Seul le "Format des intitulés des comptes comptables auxiliaires" est modifiable.

Il s'applique aux comptes de 3 caractères minimum et qui sont créés à la suite de ce paramétrage.

 

Numérotation des comptes auxiliaires

Cette zone apparaît uniquement si vous avez activé l'option Gérer les comptes de tiers en auxiliaires.

Elle vous permet de définir le type de numérotation à appliquer par défaut lors de la création de vos comptes auxiliaires.

Cette partie est scindée en 4 groupes distincts fonctionnant sur le même principe.

Vous pouvez donc appliquer un paramétrage spécifique à vos différents types de comptes auxiliaires (Fournisseurs, Clients, Salariés, Autres).

 

Numérotation

Ce champ vous propose deux choix : Manuelle ou Racine + Intitulé du compte.

Manuelle : Si vous choisissez cette option alors, lors de la création d'un compte auxiliaire à partir du plan comptable auxiliaire, le champ N° de compte est librement saisissable et propose l'élément saisi dans le champ Racine.

Racine+ Intitulé : Si vous choisissez cette option alors, lors de la création d'un compte auxiliaire à partir du plan comptable auxiliaire, le champ N° de compte est inaccessible : il est automatiquement calculé et basé sur la Racine et sur l'intitulé du compte.

Racine

Cet élément n'est pas obligatoire.

S'il est renseigné, il est repris par défaut dans le numéro du compte auxiliaire à créer.

Selon le choix effectué en Numérotation, l'élément proposé sera ou non modifiable.

 

Pour les Fournisseurs, vous avez choisi :

Numérotation : racine + Intitulé de compte

Racine : F

Vous devez créer un nouveau fournisseur (DUPONTJEROME).

Dans le plan comptable auxiliaire, il vous suffit de cliquer sur Ajouter, de sélectionner le Type de compte (Fournisseurs) et de saisir l'intitulé du compte (DUPONT JEROME).

A l'enregistrement de la fiche, le numéro de compte est automatiquement généré : FDUPONTJEROME

 

Exemple :
Pour les Fournisseurs, vous avez choisi :
Numérotation racine + Intitulé de compte
Racine : F
Vous devez créer un nouveau fournisseur (DUPONT JEROME).
Dans le plan comptable auxiliaire, il vous suffitde cliquer sur Ajouter de sélectionner le Type de compte (Fournisseurs) et de saisir l'intitulé du compte (DUPONT JEROME).
A l'enregistrement de la fiche, le numéro de compte est automatiquement généré : FDUPONT JEROME

Pour les clients, vous avez choisi :
Numérotation : manuelle
Racine : C
Vous devez créer un nouveau client (DUPONT ERIC).
Dans le plan comptable auxiliaire, il vous suffitde cliquer sur Ajouter, de sélectionner le Type de compte (Clients), de saisir l'intitulé du compte (DUPONT ERIC).
Le champ N° de compte propose : C.
Vous devez ensuite compléter ce numéro à votre convenance (CDUPONTERIC, CDUPONT2, CDUPONTE, DUPONTERIC...) et enregistrer votre fiche.

 

Comptes collectifs par défaut

Cette zone apparaît uniquement si vous avez activé l'option Gérer les comptes de tiers en auxiliaires.

Elle vous permet de définir le compte collectif principal à proposer par défaut lors de la création de vos comptes auxiliaires.

Cette partie est scindée en 4 types de comptes distincts fonctionnant sur le même principe.

Vous pouvez donc appliquer un paramétrage spécifique à vos différents types de comptes auxiliaires (Fournisseurs, Clients, Salariés, Autres).

Le produit vous propose un compte collectif par défaut pour chaque type.

Ce compte collectif n'est pas obligatoire, mais il vous permet d'automatiser la création de vos comptes auxiliaires.

Il doit obligatoirement appartenir à la nature de comptes du type concerné.

 

Exemple :
Pour les Fournisseurs, en Collectif principal, vous avez choisi le compte 401.
Lors de la création d'un compte, si vous choisissez le Type de compte Fournisseurs, alors le Collectif principal sera automatiquement proposé (401).
Il vous sera bien-sûr possible de le remplacer à un autre compte collectif de même nature ou de saisir votre compte auxiliaire avec un autre compte collectif que son collectif par défaut.

 

Plan comptable général

Plan comptable général

Cette zone vous indique quel type de plan comptable vous avez choisi en création de dossier. Il est uniquement affiché pour information et n'est pas modifiable.

 

Longueur et format des comptes généraux

Cette zone vous informe du format de vos comptes hors tiers, clients / fournisseurs et autres tiers qui est valable à cet instant sur votre application.

Ces informations ne sont pas modifiables ici.

Seul le "Format des intitulés des comptes comptables généraux" est modifiable.

Il s'applique aux comptes de 3 caractères minimum et qui sont créés à la suite de ce paramétrage.

Le reformatage des numéros de comptes est disponible dans Options > Assistance comptable > Reformater les numéros de comptes.

 

Racine / Détail

Respecter les règles de création de comptes de type Racine / Détail

En règle générale, les règles comptables veulent qu'un compte de type Racine soit obligatoirement d'un niveau supérieur à un compte de type Détail.

Néanmoins, dans certains cas (ex : imports d'autres applications), il peut être nécessaire de rompre avec ce fonctionnement et d'autoriser la création de comptes de tout type sans contrôler cette hiérarchie.

Si vous souhaitez que le principe hiérarchique soit contrôlé par l'application, il vous suffit de cocher l'option.

Si vous souhaitez ne plus exercer de contrôle, il vous suffit de décocher cette option.

 

Nature pour autres tiers débiteurs (Clients)

Dans ce champs sont définis les racines de comptes qui pourront gérer les échéances sur les lignes débitrices (comme pour les clients).

Pour pouvoir modifier ce champ, il faut utiliser l'Assistant pour les autres tiers avec échéances débitrices (Clients). Cet assistant est disponible dans Outils + Assistant comptable.

 

Prévision de trésorerie

Cette page vous permet de définir le paramétrage des prévisions de trésorerie sur votre dossier :

 

Périodicité par défaut :

Cette option vous permet de choisir la périodicité qui sera proposée par défaut à l'ouverture de la prévision de trésorerie.

Cette périodicité est ensuite modifiable directement dans la prévision.

 

Méthode d'importation des Encaissements / Décaissements :

Cette option vous permet de sélectionner la méthode que vous voulez appliquer sur les écritures saisies dans les journaux de trésorerie.

Si vous sélectionnez Lignes des comptes de banques, alors seules les lignes mouvementant les comptes bancaires seront prises en compte.

Dans un journal de trésorerie en pied, les lignes de contrepartie en pied seront donc affichées au dernier jour au mois, sans détail des lignes d'encaissement ou décaissement correspondantes.

Si vous sélectionnez Lignes de contrepartie, alors seules les lignes d'encaissement et décaissement seront prises en compte et non les lignes mouvementant les comptes bancaires.

Dans un journal de trésorerie en pied, chaque ligne apparaîtra à sa bonne date de saisie.

 

Couleurs des soldes négatifs, couleurs des encaissements, couleurs des décaissements :

Ces options vous permettent de sélectionner les couleurs que vous souhaitez utiliser dans votre prévision de trésorerie. Elles peuvent permettre de rendre votre tableau plus lisible.

 

Remettre l'environnement par défaut :

Cette option vous permet de réinitialiser les couleurs de la prévision de trésorerie.

 

Rapprochement bancaire

Ignorer les lignes de la balance d'ouverture dans les rapprochements bancaires.

Cette option est notamment utile si, sur le même exercice, vous avez :

• saisi une Balance d'ouverture pour reprendre une comptabilité
• et utilisé les lignes extra-comptables pour intégrer à vos rapprochements des lignes non rapprochées antérieures.

Il se peut que ces deux modes de saisie vous conduisent à avoir deux fois une même opération dans un rapprochement.

Cette option vous permet donc d'exclure les lignes d'écritures saisies sur la Balance d'ouverture(journal RAN) de vos rapprochements et que ne conserver que les lignes extra-comptables.

Cette option ne peut être activée que si aucune ligne de la Balance d'ouverture n'a encore été rapprochée.

 

Rapprochement automatique uniquement par concordance du n° de pièce ou du n° de document

Cette option permet d'effectuer un pointage entre les numéros de pièce ou les numéros de document.

 

Règlements

Moyen de paiement par défaut

Le moyen de paiement Chèque est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante.

Il sera repris sur les échéances et sur les règlements, dans les cas où aucun autre moyen de paiement ne peut leur être attribué en automatique.

• Échéances : si vous saisissez une facture sur un compte possédant un mode de règlement, alors le moyen de paiement de l'échéance sera automatiquement repris de ce mode de règlement. Dans les autres cas, c'est le Moyen de paiement par défaut qui est repris.
• Règlements : si vous saisissez un règlement sur un compte possédant un mode de règlement, alors le moyen de paiement du règlement sera automatiquement repris de ce mode de règlement ; si vous saisissez un règlement grâce à l'action Régler (une facture, une échéance), alors le moyen de paiement du règlement sera celui de l'échéance. Dans les autres cas, c'est le Moyen de paiement par défaut qui est repris.

 

Banque par défaut

Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements.

 

Nombre de chèques par défaut

Ce champ permet de sélectionner le nombre maximal de chèques disponibles dans les chéquiers.

Une limite maximale est néanmoins fixée par le logiciel et ne peut être dépassée.

 

Fichiers de virements et de prélèvements

Dossier de génération de fichiers

Paramétrez ici le chemin par défaut de génération des fichiers de virement et de prélèvement.

 

Paramétrage du nom du fichier

Cette option vous permet de personnaliser le nom du fichier de virement et de prélèvement.

Grâce au bouton Paramètres, vous pouvez recomposer ce nom ou ajouter d’autres variables (code de la banque, date du jour à différents formats, …).

 

Virement/ Prélèvement SEPA

BIC facultatif pour les virements et prélèvements SEPA

Cette option permet de lever le contrôle sur le BIC obligatoire lors de la génération du fichier SEPA, ce qui peut être utile si votre banque n’impose pas ce champ dans le fichier, et qu’il vous manque cette information.

 

Format du fichier SEPA généré par échéance (et non par règlement)

Cette option vous permet de générer les fichiers SEPA en partant des échéances pointées plutôt que des règlements, afin d’obtenir, dans le fichier, les références des factures pointées par les règlements, notamment lorsque chaque règlement pointe plusieurs factures.

Cette option sera ignorée dans les cas suivants :

• Le règlement a été saisi librement dans la fiche de virement ou prélèvement.
• Le règlement a bien été enregistré en comptabilité mais ne pointe aucune échéance.
• Le règlement pointe plusieurs échéances de factures ainsi que des avoirs (car on ne sait pas à quelles factures se rapportent les différents avoirs).

 

Lorsque le règlement ne pointe qu’une seule facture, la référence de la facture sera présente dans le fichier SEPA même si cette option n’est pas cochée.

 

Reprise des informations de factures lors du pointage

• Reprise du numéro de pièce:

Cette option permet de récupérer sur le règlement le numéro de pièce de la facture dont l’échéance est pointée.

• Reprise du numéro de document:

Cette option permet de récupérer sur le règlement le numéro de document de la facture dont l’échéance est pointée.

• Reprise du libellé :

Cette option permet de récupérer sur le règlement le libellé de la facture dont l’échéance est pointée .

• Confirmer l'écrasement des informations du règlement par les informations de facture pour les règlements déjà enregistrés :

Cette option est cochée automatiquement que si l'une des 3 options ci-dessus est cochée.

 

Impayés

Journal de créances douteuses/ irrécouvrables

 

Ce champ permet de sélectionner le journal par défaut pour comptabiliser les écritures de créances douteuses ou irrécouvrables. Il doit être de type Opérations diverses.

 

Compte de perte sur créances irrécouvrables

Ce champ permet de sélectionner le compte à utiliser pour comptabiliser la perte sur créances irrécouvrables. Il doit être de nature Pertes sur créances irrécouvrables.

 

Compte de frais bancaires pour impayés

Ce champ permet de sélectionner le compte à utiliser pour comptabiliser les frais bancaires, dans le cas d’une saisie d’impayé. Il doit être de nature Comptes de charge.

 

TVA sur frais bancaires

Ce champ permet de sélectionner le compte à utiliser pour comptabiliser la TVA sur frais bancaires, dans le cas d’une saisie d’impayé. Il doit être de nature TVA sur achats de biens et services.

 

Intérêt bancaires

Ce champ permet de sélectionner le compte à utiliser pour comptabiliser les intérêts bancaires, dans le cas d’une saisie d’impayé. Il doit être de nature Comptes de charge.

 

Écart de règlement

Paramétrez ici les comptes de régularisation au débit (perte), au crédit (gain) et le journal de régularisation qui seront utilisés par défaut lors de la génération des OD d’écart de règlement, lors du pointage des échéances.

 

Escompte

Paramétrez ici les comptes d’escompte accordé (perte), d’escompte obtenu (gain) et le journal d’escompte qui seront utilisés par défaut lors de la génération des OD d’escompte, depuis la fiche de règlement.

 

Relance / textes

Cette page vous permet de personnaliser les courriers de relance (plus précisément le modèle par niveau).

 

Relances clients

Mode d’envoi par défaut

Paramétrez ici le mode d’envoi par défaut des relances. Il existe trois modes d’envoi :

• par téléphone
• par e-mail
• par courrier.

Lors de la validation de la fiche de relance, vous obtiendrez :

• une impression récapitulative des échéances à relancer par téléphone ;
• une impression des courriers contenant les échéances à relancer par courrier ;
• un envoi de e-mail, avec en pièce jointe, un courrier contenant les échéances à relancer par e-mail.

 

Envoi par courrier obligatoire à partir du niveau

Paramétrez ici le niveau à partir duquel les relances doivent s’effectuer par courrier.

Il existe trois niveaux de sévérité, vous permettant d’obtenir un texte de lettre de relance différent.

 

Modèles par défaut :

Paramétrez ici les modèles par défaut à utiliser pour les relances par e-mail et par courrier, et pour les relances par téléphone.

La lettre de relance par niveau vous permet d’obtenir un courrier par client et par niveau de sévérité. Pour un même client, vous pouvez obtenir jusqu’à trois courriers différents (un par niveau).

La lettre de relance tous niveaux vous permet de regrouper les échéances d’un même client dans un même courrier, quel que soit le niveau de sévérité des échéances.

 

Relances par e-mail :

Afficher la fenêtre du client de messagerie MAPI :

Si cette option est cochée, alors vous obtiendrez, lors de la validation des relances par e-mail, l’ouverture de chaque e-mail client, qu’il faudra alors envoyer un par un.

Si cette option n’est pas cochée, alors vous aurez un seul message à valider pour envoyer tous les Mails d’un coup.

Format d’export :

Choisissez ici le format du courrier qui sera joint au e-mail.

Objet :

Personnalisez ici l’objet des Mails.

Message :

Personnalisez ici le contenu du texte des Mails.

Pénalités et frais :

Ces options vous permettent de définir :

• les guides de saisie à utiliser pour générer des frais d'impayés et des pénalités de retard,
• le montant TTC à appliquer à chaque comptabilisation de frais d'impayés
• le pourcentage à appliquer à chaque comptabilisation de pénalités de retard.

 

Relevé bancaire

Comptabilisation

Utiliser le compte d'attente lors d'un déséquilibre en comptabilisation des relevés

Cochez cette case si vous souhaitez que, en cas de déséquilibre lors de la comptabilisation d'une écriture à partir du relevé bancaire, le logiciel équilibre automatiquement la saisie grâce au compte paramétré ci-dessous.

 

Utiliser le compte d'attente pour les lignes de relevé qui ne sont pas reconnues par les règles de comptabilisation

Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel comptabilise automatiquement sur le compte d'attente les lignes incluses dans un relevé bancaire mais qui ne peuvent pas être comptabilisées grâce aux règles de comptabilisation définis.

 

Compte d'attente

Dans ce champ, vous devez sélectionner le compte d'attente à utiliser si vous avez activé les options précédentes. Le compte d'attente doit être de nature Compte d'attente.

 

Libellé à utiliser pour la comptabilisation :

Dans ce champ, vous avez la possibilité de choisir le libellé qui sera utilisé lors de la comptabilisation d’une ligne de relevé bancaire : le libellé, le libellé détaillé ou la concaténation des deux. Ce libellé sera repris comme libellé de l’écriture.

 

Libellé à analyser pour la règle de comptabilisation :

Les règles de comptabilisation permettent d’automatiser la comptabilisation des lignes de relevés. Les règles s’appliquent par reconnaissance de tout ou partie du libellé, du libellé détaillé ou du libellé + du libellée détaillé de la ligne de relevé. Choisissez ici le libellé grâce auquel la reconnaissance doit s’appliquer.

 

Import des relevés bancaires (manuel)

Cette zone correspond l’import manuel des relevés bancaires effectué dans une fiche Relevé bancaire grâce au bouton Importer.

 

Dossier des relevés bancaires :

Stockez dans ce répertoire les différents relevés bancaires que vous voulez importer manuellement dans votre dossier.

Dans une fiche de relevé bancaire, lorsque vous cliquez sur Importer, ce répertoire vous est proposé par défaut.

 

Renommer le fichier après import (.bak) :

Si elle est cochée, cette option permet de renommer en .bak un fichier de relevé bancaire importé manuellement dans votre dossier. Cela vous permet donc de distinguer rapidement un relevé non importé dans votre dossier (qui garde sa terminaison d’origine)d’un relevé importé dans votre dossier (renommé en .bak). Vous ne courez donc pas le risque de réimporter manuellement deux fois le même relevé.

 

Si elle n’est pas cochée, alors le fichier importé manuellement dans votre dossier n’est pas renommé.

Le même répertoire contient donc des fichiers non encore importés et d’autres déjà importés manuellement, entre lesquels vous ne pourrez pas de faire distinction évidente.

 

Import automatique des relevés bancaires (EBP Synchro Banque)

Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat d’assistance de service EBP approprié : veuillez contacter votre revendeur ou le service clients au 01.34.94.80.20.

Cochez la case Utiliser EBP Synchro Banque pour pouvoir paramétrer vos identifiants bancaires, et importer automatiquement les relevés bancaires disponibles sur le site de votre banque.

Périodicité : Aucune (par défaut)

Vous pouvez sélectionner une périodicité à partir d’une liste proposée pour un import automatique des relevés bancaires périodiquement.

 

Remise en banque

Cette option est cochée par défaut.

Pour créer une remise en banque lorsque l’option est cochée :

Il faut régler une échéance non réglée avec en mode de Comptabilisation, Par l’intermédiaire d’une remise en banque. La fiche règlement est créée avec en Etat de remise en banque, En attente. L’écriture 511 débit à 411 crédit est générée.

Il faut ensuite remettre en banque le règlement En attente.

L’écriture 512 débit à 511 crédit est générée.

Si l’option est décochée :

• Il faut remettre en banque une échéance non réglée. L’écriture 512 débit à 411 crédit est générée. Une fiche règlement est créée en parallèle.

Révision (disponible en Elite)

Plan de révision par défaut

Vous pouvez sélectionner ici le plan de révision que vous désirez appliquer par défaut à une nouvelle fiche révision.

Ce plan par défaut n'est pas obligatoire.

Même si choisissez un plan par défaut, il vous sera toujours possible de créer une révision basée sur un autre plan.

 

Contrôler l'état du compte sur les révisions en cours

Si cette option est cochée, un message d’information est affiché lors de toutes saisies sur un compte en état « Révisé » dans une révision qui n’est pas en état « Terminé ».

Si cette option est cochée et que l’utilisateur n’a pas le droit « Modification de comptes pendant la révision » de coché, alors toute saisie est impossible sur un compte en état « Révisé » dans une révision qui n’est pas en état « Terminé ».

Saisie

Contrôles effectués en cours de saisie

Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtres de saisie.

 

Alertes sur les montants :

Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché.

Ce message d'alerte est affiché à titre d'information, vous pouvez donc choisir de poursuivre ou d'abandonner la saisie.

Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie.

 

Alertes sur les comptes :

Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés(par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...).

Ce message d'alerte est affiché à titre d'information, vous pouvez donc choisir de poursuivre ou d'abandonner la saisie.

Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie.

Si cette option n'est pas activée, alors aucun message n'apparaîtra en saisie quels que soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux.

 

Alertes sur les doublons des numéros de pièce (numérotation automatique) :  

Cette option ne concerne pas la saisie par écriture ni la saisie journal.

Cette option concerne la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie guidée.

Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice.

Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie pratique, Saisie par guide). Si ces saisies ne sont pas immédiatement enregistrées, alors les numéros de pièce peuvent donc être identiques pour tous les utilisateurs.

Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tente d’enregistrer ses saisies, un message lui signale les doublons et lui propose une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés.

Trois possibilités s’offrent alors à lui :

• annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ;
• refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ;
• accepter la re-numérotation automatique : le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours.

Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie lorsque vous tentez de générer les écritures en Saisie journal.

En revanche, lorsque vous saisissez directement en Saisie par journal, le contrôle des doublons n'est pas effectué.

 

Alertes sur les doublons de numéros de pièce (numérotation manuelle) :

Cette alerte consiste à afficher une alerte lorsque le logiciel détecte que le numéro de pièce saisi sur la nouvelle écriture possède le même numéro de pièce que d’autres écritures déjà enregistrées ou en cours de saisie sur le même journal et le même exercice. Elle vous permet donc de vous assurer que vous ne saisissez pas plusieurs fois la même pièce par erreur.

Cette option fonctionne sur tous les journaux :

• Si les journaux sont en numérotation manuelle, alors l’alerte s’affiche dès que vous saisissez un numéro de pièce déjà existant.
• Si les journaux sont en numérotation automatique, alors l’alerte s’affiche si vous modifiez le numéro de pièce automatiquement proposé par le logiciel et que vous le remplacez par un numéro de pièce déjà existant.

L’alerte vous propose 2 solutions :

• soit conserver le numéro de pièce saisi,
• soit vider le contenu du champ pour vous permettre de saisir un autre numéro.

Cette alerte fonctionne dans la plupart des saisies.

Elle s’affiche dans le cas suivant si vous modifiez votre saisie :
La pièce 0005 existe déjà sur AC sur l’exercice 2015
Vous saisissez la pièce 0006.
Vous remplacez la pièce 0006 par 0005 : le doublon est détecté.

Elle ne s’affiche pas dans les cas suivants de modification de saisie :
- La pièce 0001 existe déjà dans AC sur l’exercice 2015.
- La pièce 0001 n’existe pas dans AC1 sur l’exercice 2015.
- Vous saisissez la pièce 0001, sur AC1, sur l’exercice 2015.
- Vous remplacez AC1 par AC : le doublon n’est pas déctecté.
- La pièce 0002 existe déjà sur AC sur l’exercice 2015.
- La pièce 0002 n’existe pas sur AC sur l’exercice 2016.
- Vous saisissez la pièce 0002, sur AC, sur l’exercice 2016.
- Vous remplacez l’exercice 2016 par 2015 : le doublon n’est pas détecté.

- La pièce 0003 existe déjà sur AC sur l’exercice 2015, elle contient 3 lignes, ayant toutes le n° de pièce 0003.
- Le journal AC est paramétré en Reprise des n° de pièce.
- Vous saisissez la pièce 0004 sur AC dans l’exercice 2015.

 

Alertes sur les doublons de numéros de document

Cette option fonctionne sur tous les journaux, qu’ils soient paramétrés en numérotation automatique ou en numérotation manuelle des pièces.

Elle consiste à afficher une alerte lorsque le logiciel détecte que le numéro de document saisi sur la nouvelle écriture possède le même numéro de document que d’autres écritures déjà enregistrées ou en cours de saisie sur le même journal et le même exercice. Elle vous permet donc de vous assurer que vous ne saisissez pas plusieurs fois la même pièce par erreur.

L’alerte vous propose 2 solutions :

• soit conserver le numéro de document saisi,
• soit vider le contenu du champ pour vous permettre de saisir un autre numéro.

Cette alerte fonctionne dans la plupart des saisies.

Elle s’affiche systématiquement lors de la saisie.

 

Elle s’affiche dans le cas suivant si vous modifiez votre saisie :
- Le document 0005 existe déjà sur AC sur l’exercice 2015.
- Vous saisissez le document 0006.
- Vous remplacez le document 0006 par 0005 : le doublon est détecté.

Elle ne s’affiche pas dans les cas suivants de modification de saisie :
- Le document 0001 existe déjà dans AC sur l’exercice 2015.
- Le document 0001 n’existe pas dans AC1 sur l’exercice 2015.
- Vous saisissez le document 0001, sur AC1, sur l’exercice 2015.
- Vous remplacez AC1 par AC : le doublon n’est pas déctecté.

- Le document 0002 existe déjà sur AC sur l’exercice 2015.
- Le document 0002 n’existe pas sur AC sur l’exercice 2016.
- Vous saisissez le document 0002, sur AC, sur l’exercice 2016.
- Vous remplacez l’exercice 2016 par 2015 : le doublon n’est pas détecté.

- Le document 0003 existe déjà sur AC sur l’exercice 2015, elle contient 3 lignes, ayant toutes le n° de pièce 0003.
- Le journal AC est paramétré en Reprise des n° de document.
- Vous saisissez le document 0004 sur AC dans l’exercice 2015.
- Sur la 2e ligne de l’écriture 0004, vous remplacez le numéro de document par 0003 : le boulon n’est pas détecté.

 

Journal par défaut :

Cette option vous permet de sélectionner le journal par défaut qui doit s'ouvrir lorsque vous cliquez sur le bouton Saisie par journal dans un écran de démarrage.

Si vous laissez cette option vide, alors le premier journal de la liste des journaux sera affiché.

Dans tous les cas, quel que soit le journal affiché, vous pourrez toujours modifier l'exercice ou le mois à afficher.

De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelle que soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société.

 

Options générales

Compte d'équilibrage :

Dans ce champ, vous pouvez sélectionner un numéro de compte.

Si vous tentez de sauvegarder votre saisie alors que votre écriture n'est pas équilibrée, le logiciel vous proposera automatiquement de générer une ligne d'équilibrage sur le compte sélectionné.

 

Format des libellés d’écritures comptables :

Dans ce champ, vous pouvez sélectionner le format à appliquer au libellé de vos futures écritures comptables.

 

Saisie guidée

Compte de remplacement

Paramétrez un compte de remplacement si vous ne souhaitez pas être bloqué à l'enregistrement d'une saisie guidée lorsque vous utilisez l’un de ces types de comptes:

• Compte inexistant
• Compte racine
• Compte bloqué

Lors de l’enregistrement de la saisie guidée, si un compte appartenant à l’une de ces catégorie sa été utilisé, alors un message vous proposera :

• soit de corriger manuellement votre saisie,
• soit de remplacer le compte incorrect par le compte de remplacement.

Le compte de remplacement doit être de nature Comptes transitoires ou d’attente.

Vous devrez ultérieurement corriger votre écriture comptable.

 

Utiliser le compte d’équilibrage de l’onglet Saisie

Cochez cette case si vous souhaitez qu’en cas de déséquilibre de votre saisie guidée, le logiciel équilibre automatiquement la saisie grâce au compte paramétré dans l’onglet Saisie des Paramètres Société.

Lors de l’enregistrement de la saisie guidée, si un déséquilibre est détecté, alors un message vous proposera :

• soit de corriger manuellement votre saisie,
• soit d’équilibrer automatiquement l ’écriture par le compte d’équilibrage.

Le compte de remplacement doit être de nature Comptes transitoires ou d’attente.

Vous devrez ultérieurement corriger votre écriture comptable.

 

Saisie pratique

Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie ou OD de salaire.

Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne sont pas autorisés.

 

Situations de comptes - clients

Trois zones de texte sont disponibles.

Des textes sont livrés par défaut.

Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes.

Ils concernent uniquement les comptes Clients.

 

Situations de comptes - fournisseurs

Trois zones de texte sont disponibles.

Des textes sont livrés par défaut.

Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes.

Ils concernent les comptes Fournisseurs et les Autres Tiers.

 

Transfert comptable

Déliaison d'écritures de transfert comptable

Autoriser la déliaison d'écritures issues de transfert comptable :

L'activation de ce bouton vous permet d'afficher le bouton Délier dans le menu contextuel de la saisie journal et donc de modifier en comptabilité les écritures provenant d'un transfert.

Sans cette activation, leur modification sera donc impossible.

Transfert comptable par fichier au format Open Line

 

Statut des écritures transférées :

Cette option permet de sélectionner le statut que prendront les écritures que vous importerez en comptabilité par le Transfert comptable.

Ce statut s'appliquera sans distinction à toutes les écritures, quelle que soit leur application d'origine.

 

Dossier de transfert :

A cet emplacement, vous pouvez cibler le dossier contenant les écritures à importer d'un logiciel non intégré : il peut s'agir d'un dossier de Gestion commerciale non intégré, d'un dossier d'Immobilisations...

L'import de ces écritures peut se faire automatiquement à l'ouverture du dossier ou manuellement par l'option Import au Format EBP.

 

Récupérer automatiquement les écritures à l'ouverture du dossier :

Si vous activez cette option, alors l'import de ces écritures se fait automatiquement à l'ouverture du dossier.

Si vous n'activez pas cette option, alors vous devrez importer manuellement les écritures grâce à Import au Format EBP.

 

Compte / Tiers

Créer le compte comptable lors de la synchronisation d'un tiers :

Cette option doit être activée si vous voulez que la création d'une fiche Tiers dans une application liée (ex: Gestion commerciale) entraîne automatiquement la création du compte comptable associé, alors qu'aucun document comptable (ex : facture...) n'est associé à cette création.

Si l'option n'est pas cochée, alors la création du compte est effectuée lors du transfert du document.

Quelque soit votre choix, chaque fiche Tiers créée dans cette autre application entraîne toujours la création de la fiche Tiers en comptabilité.

 

Créer le tiers lors de la création du compte comptable uniquement lorsque c'est nécessaire :

Cette option doit être activée si vous voulez créer le tiers lors de la création du compte comptable.

 

Ventes comptoir

Cette page, renseignée par défaut, vous permet de sélectionner les journaux et les comptes qui seront utilisés par défaut lors de la comptabilisation des ventes comptoir (tickets Z et Remises en banque).

Ils restent modifiables dans les options à tout moment.

Vous pouvez choisir de partir d'un montant HT ou d'un montant TTC.

Dans tous les cas, les calculs HT/TVA/TTC seront effectués.

Le mode de calcul reste modifiable à tout moment dans les options ainsi que dans le Ticket Z lui-même.